Gibt es einen richtigen Moment?

Die Digitalisierung virtualisiert die Geschäftsprozesse und überwindet physische Beschränkungen. Wie lange dauert es noch, bis wir ein Ersatzteil nicht mehr bestellen und per Paket erhalten, sondern eher die Teile mit einem entsprechenden 3D-Drucker drucken, wo immer wir sind. Anhand der mitgelieferten Anleitung können wir das Teil dann selbst einbauen. Dies führt zu einer ungeheuren Beschleunigung, da die verzögernde, physische Lieferung wegfällt. Was bedeutet das für unsere Planung? Ändern sich dadurch unsere Vorgehensweisen? Brauchen wir noch den richtigen Moment, um uns um den Plan zu kümmern?

Selbst Produktions- und Logistikabläufe werden in den Computer verlagert und dadurch beschleunigt. Vollautomatische Agenten, die mit entsprechenden Regeln ausgestattet sind, entscheiden selbstständig und unvorstellbar schnell. Menschen mit ihren Gefühlen, Zweifeln und langsamen Denkvorgängen werden dabei zum Risiko. Inwieweit sind dann menschliche Entscheidungen noch zeitnah möglich oder überhaupt im Ablauf notwendig? Beziehungsweise wie schnell können die Verantwortlichen dann noch reagieren? Sind die folgenden Planungsansätze zukünftig überhaupt noch erforderlich?

  • Frontloading
    Dieser Planungsansatz ist nicht nur durch einen frühzeitigen Planungstermin von Bedeutung, sondern auch durch das Vorziehen bestimmter Tätigkeiten, die eigentlich später benötigt werden. Der wesentliche Vorteil ist der Überblick über alle Aufgaben und Abhängigkeiten am Beginn der Initiative. Dadurch werden aufwendige spätere Anpassungen und die resultierende Überlastung vermieden. Die Einhaltung des Zeit- und Finanzbudgets wird mit Frontloading wahrscheinlicher. Der Nachteil besteht in der Unsicherheit, dass die noch nicht benötigten Aktivitäten am Ende nicht mehr gebraucht werden, da sich die Rahmenbedingungen zwischenzeitlich geändert haben.
  • Just in time
    Die zeitnahe Planung ist attraktiv, da sie immer nur dann stattfindet, wenn man sie tatsächlich braucht, d.h. kurz bevor die jeweilige Aktivität anfällt. Die Sachverhalte sind bis dahin klarer und bieten weniger Überraschungen. Dadurch wird die Planung weniger komplex aber gleichzeitig zuverlässiger. Die Aufmerksamkeit ist dabei immer im Hier und Jetzt. Wären da nicht die Abhängigkeiten, die man zu spät oder gar nicht erkennt – mit der fatalen Auswirkung, dass das Risiko steigt. Termine werden dann durch unvorhergesehene Störungen verpasst und der weitere Ablauf gerät an unerwarteten Stellen ins Stocken.
  • Backloading
    Im reaktiven Modus rennt man den Termin hinterher. Wie die Feuerwehr steht man in Wartestellung, um rechtzeitig am Ort des Geschehens den Schaden zu begrenzen. Beim Backloading wird ein grober Plan kontinuierlich nachgebessert und Maßnahmen für Notfälle entsprechend vorbereitet. Der Vorteil ist, dass solange kein Feuer entsteht, alles seinen Gang geht. Die Beteiligten bekommen alles selbst geregelt ohne unnötigen, koordinierenden Overhead. Der Nachteil entsteht, wenn viele Feuer auflodern und dadurch nicht mehr unter Kontrolle gebracht werden können. Diese Form der Planung ist ein Grund dafür, dass zwei Drittel der Projekte scheitern.
  • Prokrastination
    Die unverantwortlichste Variante der Planung ist die Verschieberitis, das passive Aussitzen von Aufgaben. Hier wird weder vorher noch nachher agiert, sondern das Ganze einfach verdrängt. Dies führt zu einer Anhäufung von Aufgaben, die irgendwann nicht mehr beherrscht werden. Inwieweit die Vermeidung von Aufwänden für den Verschieber von Vorteil ist, liegt im Auge des Betrachters. Die passende Beschreibung dieses Verhaltens ist vermutlich zu unfreundlich. Für das Projekt ergeben sich dadurch keine Vorteile, da die gewünschten Ergebnisse nicht erzeugt werden.

Nur wenige eignen sich für das kriegsentscheidende Geschäft der Planung. Die notwendige Vorausschau braucht ein Verständnis der Aufgaben, der relevanten Bestandteile mit ihren Kenngrößen und ausreichend Vorstellungskraft, um die möglichen Engpässe vorherzusehen. Und selbst wenn die entsprechenden Fähigkeiten vorliegen, brauchen die Planer ausreichende Informationen mit einem entsprechenden Detaillierungsgrad – Wer kann was? Wann sind sie verfügbar? Wer braucht was? Wie hängt alles zusammen? Was ist der aktuelle Status? Und so weiter.

Fazit: Es werden weiterhin Leute gebraucht, die die Verantwortung und das Geschäft der Planung übernehmen. Die Persönlichkeit bestimmt, welcher Ansatz gewählt wird – solange es nicht Verschieberitis ist. Frontloading ist dabei der sicherste Weg, um eine stimmige Planung zu erhalten, wenn auch der aufwendigste. Just in time ist pragmatisch und erfolgreich, solange es keine großen Überraschungen im Zusammenspiel der Aktivitäten gibt. Backloading ist die letzte Möglichkeit, um zu einem Ergebnis zu kommen. Prokrastination sollte in jedem Fall im Keim erstickt werden, da damit keine Ergebnisse erzeugt werden. Jeder sollte für sich bewusst entscheiden, wann der richtige Moment für die Planung ist – und die Konsequenzen ertragen.

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