Die adäquate Menge – das Phantom der Planung

Stellen wir uns jemand vor, der eine Reise von Hannover nach Madrid plant und vorausschauend versucht seinen VW-Golf mit 100 Litern zu betanken. Ohne Ersatzkanister würden dabei mehr als 50 Liter sofort auf den Boden der Tankstelle laufen, da der Tank diese Menge nicht aufnehmen kann. Auch wenn das unwirklich klingt, so findet dieser Wahnsinn ganz alltäglich in allen Unternehmen statt. Die Verantwortlichen fordern von den Mitarbeitern Ergebnisse, die weit über realistische Erwartungen hinausgehen. Es wird externe Unterstützung beschafft, obwohl keine ausreichenden, internen Kapazitäten zur Beteiligung an den Maßnahmen zur Verfügung stehen. Ziele werden einfach nicht an die vorhandenen Möglichkeiten angepasst. In Ermangelung von sinnvollen Kenngrößen, praktischen Erfahrungen und realistischen Rahmenbedingungen geistert die adäquate Menge wie ein Phantom durch die gesamte Planung.

Dieses Phantom bewirkt mindestens drei der folgenden Effekte.

  • Wenn mehr nicht mehr bringt
    Der gute Wille genügt nicht, wenn man die Grenzen der Belastbarkeit erreicht. Die Ausstattung mit den benötigten Mitteln führt zu keinerlei Vorteilen, wenn die Arbeitsbelastung von der bestehenden Belegschaft nicht mehr gestemmt werden kann. Plant man externe Unterstützung in Bereichen, in denen Zusammenarbeit mit Internen erforderlich ist, die jedoch dafür keine Zeit haben, dann ist das so, als wenn der Tank voll ist und trotzdem weiter Sprit eingefüllt wird. Fehlender Überblick der Auslastung, falsche Schätzungen der erforderlichen Personentage und das Ausblenden der Rahmenbedingungen einer Initiative führen zur Verschwendung des sowieso knappen Budgets. Mehr bringt in diesem Fall nicht mehr.
  • Wenn zu wenig gar nichts bringt
    Der geschicktere Ansatz scheint zu sein, von vorneherein weniger einzusetzen als erforderlich ist. Dies ergibt sich, wenn ausreichend Kapazitäten intern zur Verfügung stehen, aber bei der Beschaffung der unterstützenden Externen gespart wird. Mit dem vorhandenen Know-how lässt sich die Aufgabe nicht stemmen. Und trotzdem wird zu wenig Unterstützung beschafft – vielleicht in der Hoffnung, dass man mehr bekommt, als man bezahlt. Das ist so, als wolle man weit fahren, allerdings den Tank nicht so füllt, dass man mit sparsamer Fahrweise wenigstens eine Chance hat anzukommen. Ohne eine Ahnung für die erforderliche Menge zu haben, mit der Hoffnung, dass sich die Ergebnisse von alleine ergeben, und mit Misstrauen gegenüber den Dienstleistern verhindern die angestrebten Resultate. Zu wenig bringt in diesem Fall nicht nur entsprechend weniger, sondern führt zu einem totalen Scheitern der Aufgabe.
  • Wenn die richtige Menge die Grenzen zieht
    Der angemessene Ansatz basiert auf klaren Zielen, antizipierbaren Aufwänden und der Übertragung der Schätzungen auf die vorhandenen Ressourcen. Dabei werden nicht nur die verfügbaren Zeiten der einzelnen Mitarbeiter berücksichtigt, sondern auch ihr persönlicher Kenntnisstand und ihre Erfahrungen sowie eine Einschätzung der Rüstzeiten. Zusätzlich müssen die Aufwände der Externen eingeschätzt und den einzelnen Aufgaben zugeordnet werden. In Summe kommt man so zu einer Schätzung, die gnadenlos in den vorgesehenen Zeitrahmen eingearbeitet werden muss. Verharmlosung, Kleinreden oder Verschleierung, um die Planung zu beschönigen, mag den Anschein erwecken, dass die Planung gut ist. Praktisch ist es nur eine Frage der Zeit, bis die versteckten Schwierigkeiten auftauchen und die Initiative scheitern lassen. Zwei Drittel der Projekte scheitern unter anderem durch schlechte Planung. Ambitionierte Ziele, Kostendruck und fehlende Mitarbeiter setzen die Planer unter Druck. Mit aller Anstrengung bleibt einem jedoch nichts übrig, als sich in die Gegebenheiten einzufügen sowie die Ziele an die verfügbaren Kapazitäten und finanziellen Mittel anzupassen. Am Ende bestimmt die richtige Menge die Grenze des Erreichbaren.

Fazit: Für fast alle ist es nachvollziehbar, dass man weniger weit fahren kann, je weniger man tankt. Dies scheint jedoch nicht bei der Planung von Projekten zu gelten. Da werden einerseits Mittel verschwendet, da sie nicht zu den internen Umsetzungsmöglichkeiten passen. Andererseits wird mit Mitteln gegeizt, in der Hoffnung weit genug zu kommen – vielleicht scheitert die Initiative ja sowieso und man kann dieses Scheitern ja günstiger gestalten. Die richtige Menge kann nicht zaubern, aber gesetzte Ziele erreichbar machen. Solange ein entsprechendes Gespür für die adäquate Menge fehlt, müssen alle weiter nach dem Phantom der adäquaten Menge suchen.

The adequate quantity – the phantom of planning

Imagine somebody is planning a trip from Hannover to Madrid and is trying to fill his VW Golf with 100 liters gasoline. Without a petrol canister more than 50 liters would leak immediately on the floor of the filling station, since the tank can not absorb this quantity. Even if this sounds unreal, this craziness happens every day in all companies. The managers demand results from the employees, which go far beyond realistic expectations. External support gets purchased, although there is not sufficient internal capacity to support the measures. Objectives are simply not aligned with the available capabilities. In the absence of meaningful parameters, practical experiences and realistic conditions, the adequate quantity spooks through the entire planning process like a phantom.

This phantom generates at least one of the following three effects.

  • If more does not offer anything more
    Goodwill is not enough, if one reaches the limits of the capacity. The furnishing with the necessary resources does not lead to any advantages, if the workload can no longer be stemmed by the existing workforce. If external support is planned in areas, where collaboration with internal people is required, but they do not have time, then it is as if the tank is full and still being filled. A lack of an overview of the workload, incorrect estimates of the required person days and ignoring the basic conditions of an initiative lead to wasting the tight budget. In this case more does not offer anything more.
  • If too little offers nothing at all
    The smarter approach seems to be the use of less than necessary from the outset. This is the case when sufficient capacities are available internally, but in the procurement of external support money is spared. The task can not be controlled with the available internal know-how. Nevertheless, insufficient support is provided – perhaps in the hope that one gets more than one pays. This is as if you want to drive far away, but the tank is not filled the way that one can drive with an economical driving style so that there would be at least a chance to arrive. Without having any idea of the required quantity, with the hope that the outcomes will be produced by themselves and with distrust of the external service providers, this prevents the desired results. In this case, too little is not only correspondingly less, but it leads to a total failure of the task.
  • When the right amount draws the line
    The appropriate approach is based on clear objectives, anticipatory costs and the transfer of estimates to existing resources. Not only the available times of the individual employees are taken into account, but also their personal knowledge and experience as well as an estimation of the set-up times. In addition, the expenses of the external parties must be assessed and assigned to the individual tasks. In sum, one comes to an estimate, which must be mercilessly integrated into the timeframe. Trivialization, gossip, or veiling in order to whitewash the planning may create the impression that the planning is good. Practically, it is only a matter of time before the hidden difficulties arise and the initiative fails. Two thirds of the projects fail due to poor planning. Ambitious targets, cost pressure and the lack of employees put the planners under pressure. With all the effort, however, there is nothing to be done but to fit into the situation, to adjust the objectives to the available capacities and financial resources. In the end, the right amount determines the limit of the achievable.

Bottom line: For almost all, it is comprehensible that one can drive less far, the less one puts gas into the tank. However, this seems not to apply to the planning of projects. On the one hand, resources are wasted, because they do not fit into the internal realization possibilities. On the other hand, means are greedily spared, in the hope of reaching far enough – maybe the initiative fails anyway and one can make this failure more cost-efficient. The right amount can not perform magic, but make the goals reachable. As long as a corresponding feel for the adequate quantity is missing, all have to look for the phantom of the adequate quantity.