Die ewige Antwort

So wie das Wasser sich seinen Weg sucht und sich dabei manchmal fast im Kreis dreht, aber stets den Weg ins Tal findet, so befinden sich Betriebe auf der Suche nach der geeigneten organisatorischen Aufstellung, die den Spagat zwischen flacher und steiler Struktur leistet. Dabei setzen zwei Erkenntnisse einen klaren Rahmen. Einerseits beschreibt die Dunbarzahl die Anzahl Menschen, mit der jemand Kontakt halten kann – nämlich 150 bzw. zwischen 100 und 250. Übersteigt die Mitgliederanzahl diesen Wert, dann sollte die Gruppe aufgespalten werden, um das Funktionieren sicherzustellen. Andererseits die Millersche Zahl, die die Fähigkeit von Menschen bestimmt, 7plusminus2 Informationseinheiten (sogenannte Chunks) gleichzeitig verarbeiten zu können. Treten mehr als neun Chunks gleichzeitig auf, dann steigt automatisch das Risiko, etwas zu übersehen oder falsch zu machen. Damit ist der Rahmen für die ewige Antwort nach der Gestaltung einer Organisation gesetzt.

Auf der Basis der Dunbarzahl und der Millerschen Zahl sind maximal vier Ebenen1) bzw. eine maximale Leitungsspanne von neun2) möglich. Im Einzelfall bestimmt nicht die Berechenbarkeit die Struktur, aber es werden die Grenzen besser sichtbar. Zusätzlich wird die Leitungsspanne durch die folgenden Aspekte beeinflusst.

  • Die Fähigkeiten der Protagonisten
    Die Führungskräfte, die über ein angemessenes Verständnis ihrer Aufgaben, eine passende Werkzeugkiste sowie über ausreichende Empathie verfügen, meistern größere Leitungsspannen. Zusätzlich erleichtern sachverständige und tüchtige Mitarbeiter die Führung.
  • Die Komplexität der Aufgaben
    Einfache Aufgaben, die klar beschrieben sind, sich selten ändern, Routine ermöglichen und wenig Zusammenspiel mit Anderen erfordern, fördern größere Leitungsspannen. Steigende Interaktion mit anderen Bereichen sowie sich kontinuierlich verändernde Einflüsse und Anforderungen begrenzen die Leitungsspanne.
  • Die geografische Verteilung der Protagonisten
    Sitzen alle Beteiligten in einem Raum ist eine maximale Leitungsspanne möglich. Desto weiter die Mitglieder auseinander sind, z.B. weltweit verteilt zwischen Japan und der Westküste der USA, dann sinkt die Leitungsspanne aufgrund der schwierigeren Abstimmung bis auf ein Minimum.
  • Die verfügbare Governance
    Eine ausreichend umfassend beschriebene Governance ermöglicht größere Leistungsspannen. Es geht nicht darum ausführlich alles zu regeln, sondern die entscheidenden Aspekte so zu skizzieren, dass alle sich daran orientieren und ein gemeinsames Mindset entwickeln können – inkl. Prinzipien, Abstimmungswege, Grundsätze und klare Rollen (Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung).
  • Der überwiegende Führungsstil
    Das Selbstverständnis der Führungskräfte beinhaltet vor allem ihr Verständnis, wie das Zusammenspiel zwischen der Leitung und den Mitarbeitern zu erfolgen hat. Desto autoritärer der Führungsstil, desto kürzer wird die Leine, an der die Mitarbeiter geführt werden – was aufgrund der Leistungsgrenzen der Führungskräfte zu einer geringeren Leitungsspanne führt. Neue Ansätze bauen auf Selbstorganisation auf, d.h. die Steuerung, Koordination und Kontrolle übernehmen die Mitarbeiter – was eine größere Leitungsspanne und flachere Strukturen ermöglicht.

Fazit: Die ewige Antwort nach der Leistungsspanne ist nicht nur theoretisch klar – k+kn<=150; wobei k die Leistungsspanne ist und n die Anzahl von mindestens zwei hierarchischen Ebenen. In der Praxis hat sich die Leitungsspanne bei fünf bis neun eingependelt – Ausreißer, nach oben oder unten, bestätigen die Regel. Die Anzahl der Ebenen wird durch die Aufteilung in teilautonome Geschäftseinheiten entschärft, sobald eine bestimmte Mitgliederzahl (mehr oder weniger 150) überschritten wird, bilden sich neue Einheiten. Unternehmen, die sich außerhalb dieses Rahmens bewegen, sollten kritisch ihre Leistungsfähigkeit überprüfen – Wie schnell entscheiden wir? Wie agil sind wir? Welche Reibungsverluste erkennen wir? Welchen Beitrag leistet unsere Struktur? Die Maßnahmen, die sich daraus ableiten, umfassen organisatorische Anpassungen entsprechend der ewigen Antwort.

1) Unter Nutzung von vier Ebenen ist eine Leitungsspanne von drei möglich ( 3*3*3*3+3=84).
2) Zwei Ebenen und eine maximalen Leitungsspanne von 9 sind möglich (9*9+9=90).

The eternal answer

Just as the water is seeking its path, sometimes almost turning in circles, but always finding its way down into the valley, the same way companies are looking for the organizational line-up that achieves the balance between flat and steep structures. Two findings provide a clear framework. On the one hand the Dunbar number describes the number of people with which someone can keep in touch with – actually 150 or between 100 and 250. If the number of members exceeds that number, the group should be split up in order to ensure functioning. On the other hand, the Miller’s law determines the ability of humans to process simultaneously 7plusminus2 information units (so-called chunks). If more than nine chunks appear at the same time, the risk of overlooking or doing something wrong automatically increases. This determines the framework for the eternal answer of the design of an organization.

Based on the Dunbar number and the Miller’s law there are possibly a maximum of four layers1) and a maximum span of control of nine2). In individual cases it is not the calculability that determines the structure, but the boundaries become clearer. In addition, the span of control is influenced by the following aspects.

  • The abilities of the protagonists
    The executives, who have an appropriate understanding of their tasks, a suitable toolbox and sufficient empathy master larger spans of control. In addition, specialized and ambitioned employees make leadership easier.
  • The complexity of the tasks
    Simple tasks that are clearly described, seldom change, allow routine and require little interaction with others, promote larger spans of control. Increasing interaction with other areas as well as continuously changing influences and requirements limit the span of control.
  • The geographical distribution of the protagonists
    If all participants are sitting in a room, it allows a maximum span of control. The further the members are apart, e.g. distributed globally between Japan and the west coast of the USA, than the span of control will decrease due to tougher reconcilement down to a minimum.
  • The available governance
    A Governance described in sufficient detail allows for wider spans of control. It is not a matter of regulating everything in detail, but of outlining the decisive aspects in such a way that everyone can follow them and develop a common mindset – including principles, alignment ways, basic understanding and clear roles (task, authority and responsibility).
  • The predominant management style
    The self-understanding of the managers includes above all their comprehension of how the interaction between management and employees has to happen. The more authoritarian the management style, the shorter the leash on which the employees are led – which leads to a lower span of control due to the performance limits of the managers. New approaches are based on self-organization, i.e. employees take over management, coordination and control – which enable a larger span of control and flatter structures.

Bottom line: The eternal answer of the span of control is not only theoretically clear – k+kn<=150; where k is the span of control and n the number of at least two hierarchical layers. In daily business, the span of control has settled at five to nine – higher and lower outliers confirm the rule. The number of levels is mitigated by the division into semi-autonomous business units, as soon as a certain number of members (more or less 150) is exceeded, new units are formed. Companies that operate outside this framework should critically review their performance – How fast do we make decisions? How agile are we? What friction losses do we detect? What is the contribution of our structure? The measures derived from this include organizational adjustments, according to the eternal answer

1) Using four levels, a span of control of three is possible ( 3*3*3*3+3=84).
2)  Two levels and a maximum span of control of 9 are possible (9*9+9=90).