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Compliance – lebensbedrohliche Thrombose in Organisationen

Überraschung, Überraschung. Sobald man gegen das Gesetz verstößt, macht man sich strafbar. Das gilt für Kartelle, Bestechungen, Veruntreuungen und alle ansonsten per Gesetz verbotenen Aktivitäten. Zusätzlich leisten sich Unternehmen immer mehr Stellen, die sich um die Formalisierung von Abläufen und dem entsprechenden Wohlverhalten kümmern. Je globaler ein Unternehmen agiert, desto komplexer werden die Regeln. Wie verhindert man eine lebensbedrohliche Thrombose in den Abläufen der Unternehmung?

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Eine organisatorische Thrombose ist eine Erkrankung der Geschäftsabläufe. Hierbei belasten interne Regelungen den freien Fluss von Daten, Informationen, Ergebnissen und Entscheidungen. Wird die Abwicklung eines Vorgangs aufgehalten, dann bildet sich ein Rückstau, der die eigentliche Aufgabe, Produkte zu erzeugen oder Leistungen zu erbringen, behindert. Im schlimmsten Fall kommt es zu einem wirtschaftlichen Infarkt durch schlechte Ergebnisse. In der Medizin helfen bei einer Thrombose Medikamente, die die Gerinnung verhindern, sowie Kompressionsverbände, die das Wachsen des Thrombus verhindern. Welche Möglichkeiten hat man im Business?

  • Gesetze befolgbar machen
    Gesetze werden im Zusammenspiel des gesamten Rechtssystems entwickelt. Es ist jedoch nicht möglich, alle Einflüsse von anderen Gesetzen im jeweiligen Gesetz zu erkennen. Aus diesem Grund sollten Unternehmen den Mitarbeitern die Auslegung von Gesetzen erleichtern. Dies ermöglicht es, einerseits gesetzeskonform zu agieren und dies geleichzeitig mit wenig Aufwand zu tun.
  • Entscheidungswege vereinfachen
    Die persönliche Verantwortlichkeit von Führungskräften, die sich aus den Regelungen der Banken und Börsen ergeben, hat dazu geführt, dass auf den verschiedenen Ebenen der Entscheidungen festgesetzte Rahmen bestehen, z.B. Budgetgrenzen und Beschränkungen der Reichweite. Es ist besser, so wenig Entscheidungen wie möglich durch den Instanzenweg zu jagen. Das Prinzip der Subsidiarität bietet dafür einen Ansatz. Entscheidungen werden hier auf der Ebene der Ausführung getroffen. Erst, wenn die jeweilige Ebene nicht in der Lage ist, alleine zu entscheiden, wird die darüberliegende Ebene hinzu geholt.
  • Fokussierter Einsatz digitaler Medien
    Der einfache Umgang mit Internet und E-Mail erleichtert es den Mitarbeitern, sich bei Entscheidungen in alle Richtungen abzusichern. Dabei werden auch Kollegen, die an der eigentlichen Entscheidung gar nicht beteiligt wären, durch entsprechende Unterstellungen gezwungen sich mit dem Beschluss auseinanderzusetzen (Beispiel: „… soweit ich verstanden habe, gehe ich davon aus, dass …“). Eine entsprechende E-Mail-Governance, die z.B. Entscheidungen via CC sowie umfangreiche CC-Adresslisten verbieten oder einer „Zero-Email-Toleranz“ an Wochenenden, entschlackt die Flut von Mitteilungen.
  • Deregulieren
    Die Anzahl von Richtlinien wachsen über die Jahre, ohne dass Veraltetes entsorgt wird. Die meisten Unternehmen verfügen auch nicht über ein zentrales Verzeichnis der internen, externen und internationalen Regelungen. Sie kennen noch nicht einmal die Anzahl der Regelungen. Eine nachträgliche Auflistung hilft nicht. Es ist ein guter Anfang, wenn die regelnden Bereiche überwiegend abgebaut werden. Dadurch wird sofort die Wucherung von neuen Bestimmungen gestoppt. Alle internen Regeln, die nicht der Einhaltung von Gesetzen und Vereinbarungen dienen, sollten ersetzt werden durch Grundregeln, die die Eigenverantwortung und Selbstorganisation festschreiben. Die verbleibenden Richtlinien gelten im Anschluss nicht mehr. Dadurch beginnt die Bürokratie auf einem niedrigen Niveau von Neuem.

Fazit: Der richtige Moment einer Thrombose entgegenzuwirken ist immer JETZT. Gesetze werden durch praktische Kommentare leichter und mit weniger Aufwand befolgbar. Am Ende ist es entscheidend, die Bürokratie zu verschlanken und dem natürlichen Impuls zu widerstehen, den Regelungswahnsinn, durch weitere Regelungen regeln zu wollen ;-).

Compliance – Life-threatening thrombosis in organizations

Surprise, surprise. As soon as you offend against the law, you make yourself liable to persecution. This is valid for cartels, bribery, embezzlement and all activities otherwise prohibited by law. Additionally companies afford more and more job positions to take care about the formalization of procedures and the appropriate good behavior. The more global an enterprise acts, the more complex become the rules. How can you prevent a life-threatening thrombosis in the procedures of the enterprise?

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An organizational thrombosis is a sickness of business processes. In this case internal regulations pollute the free flow of data, information, deliverables and decisions. If the execution of a process is stopped, then a backlog is build that impedes the actual task that produces products or deliverables. In the worst case it will lead through bad results to an economic infarct. In medical science it is helpful to use medicine that prevents clotting as well as compression bandages, which prevent a growing of the thrombus. What are opportunities that you have in business?

  • Make laws obeyable
    Laws are developed in the interplay of the entire juridical system. It is not possible to recognize all influences from other laws in the respective law. For this reason enterprises should make the interpretation of laws easy for the employees. This enables people to act on the one hand compliant to laws and to do it with little expenditure.
  • Simplify decision paths
    The personal responsibility of leaders that results from the regulations of banks and the stock exchanges led to set frameworks on different decision levels, e.g. budget borders and scope restrictions. It is better to drive as few decisions as possible through the escalation ladder. The subsidiarity principle offers an appropriate approach. Decisions are made on the level of execution. Only, if the respective level is not able to decide by itself, the above level has to be called.
  • Focused use of digital media
    The simple usability of the Internet and email makes it easier for the employees to secure their decisions in all possible directions. Colleagues, who would not be involved in the actual decision, are also forced by respective insinuations to grapple with the resolution (example: „… as far as I understood, I assume that … “). An appropriate E-mail-Governance, which for example forbids decision making via CC as well as extensive CC-address lists or a „zero email tolerance “on weekends, purges the flood of messages.
  • Deregulate
    The number of guidelines grew over the years, without eliminating outdated rules. Most enterprises also do not have a central listing of the internal, external and international regulations. They even do not know the number of regulations. A belated listing does not help. It is a good start, if the majority of regulatory departments are reduced. Thus the rampant growth of new stipulations stops immediately. All internal rules that do not serve the compliance of laws and agreements should be replaced by basic rules, which fix the individual responsibility and self-organization. Afterwards, the remaining guidelines are valid any longer. Now the bureaucracy restarts on a low level.

Bottom line: The right moment to act against a thrombosis is always NOW. Laws become easier and obeyable with less expenditure with the help of practical commentaries. Eventually, it is crucial to streamline the bureaucracy and to resist the natural impulse of intending to regulate the regulatory madness with further regulations ;-).