Erstaunlicherweise erreichen manche Alltagserfahrungen nicht das Bewusstsein von bestimmten Menschen. Die Manager, die verantwortlich sind die Mittel zu verwalten, leben häufig in einer Welt des scheinbaren Überflusses. Sie verschwenden ihre Energie in die Erweiterung der Budgets, anstelle sich um den wirksameren Einsatz zu kümmern. Der Benzintank sollte ihnen eine hilfreiche Metapher sein, um das Budget besser zu verstehen.
Ein Lkw-Tank fasst ca. 900 Liter. Bei einem durchschnittlichen Verbrauch von 40 Litern auf 100 km kommt man damit je nach Landschaft und Beladung mehr als 2000 km weit.
Manager verfügen ebenfalls über eine Art Tank – dem Budget. Sie müssen ihre Aufgaben mit dem entsprechenden Budget erfüllen. In Ermangelung einer zuverlässigen Planung und einer ungeschickten Verteilung der Mittel entstehen jedoch häufig Engpässe. Sie versuchen dann die Beschränkungen durch übertriebene Erwartungen und Anforderungen an die Auftragnehmer, den Mitarbeitern und Zulieferern, zu kompensieren.
Dabei bietet die Analogie des Tanks ein gutes Bild, warum dies nicht geht. Die folgenden Aspekte gelten für den Tank ebenso, wie für das Budget.
- Größe
Die Größe des Tanks bestimmt, wie viel getankt werden kann. Bei einem LKW können dies leicht um die 1000 Liter sein. Diese maximale Füllung bestimmt die Reichweite. Wird mehr gebraucht, so muss entweder ein zweiter Tank eingebaut oder ab und zu nachgetankt werden.
Das Gleiche gilt für das Budget. Je nach Aufgabenstellung erhält eine Führungskraft ein limitiertes Budget. Damit werden Mitarbeiter, Material, Dienstleistungen usw. bezahlt. Das jährliche Budget sollte so groß sein, dass die Aufgaben damit umgesetzt werden können. Reicht es nicht, muss entweder im Vorhinein das Budget größer ausgelegt werden, oder im laufenden Jahr zusätzliches Budget beantragt und zur Verfügung gestellt werden.
Die Größe lässt sich in den beiden Beispielen nicht beliebig erhöhen. Dies bedeutet, dass die Verfügbarkeit der Ressourcen nie unendlich ist. - Erforderlicher Verbrauch
Der Verbrauch eines Lkws legt fest, wie weit er fahren kann. Dies variiert stark, abhängig von der Beladung, dem Verkehr und den landschaftlichen Gegebenheiten. Erfahrungswerte helfen, korrekt zu planen.
Der Verbrauch des Budgets ergibt sich aus den Projekten. Je nach Struktur eines Projekts bzw. abhängig von dem Einsatz von Externen fallen mehr oder weniger Kosten an. Die Qualität der Planung wird bestimmt durch die Erfahrung der Planer.
Die bestmögliche Nutzung ergibt sich in den beiden Fällen durch die sparsame Aufteilung an den wirklich notwendigen Stellen. Bei aller Sparsamkeit findet jedoch immer ein Mindestverbrauch statt. - Sparsamer Einsatz
Der Fahrer bestimmt durch seinen Fahrstil, ob der Tankinhalt sparsam verbraucht wird. Bleifuß und unnötiges Bremsen verbrennt mehr Benzin, als eigentlich notwendig wäre.
Die Führungskräfte und die Mitarbeiter bestimmen durch ihre Ausgaben gemeinsam, wie effektiv das Budget eingesetzt wird. Großzügiges Verteilen und unnötige Doppelarbeiten erhöhen die Kosten.
Einen großen Einfluss haben die Nutzer bei der geschickten Verwendung der Ressourcen durch Beschränkung auf das Wesentliche. In jedem Fall lässt sich der Verbrauch durch Sparsamkeit nicht auf null reduzieren. - Reichweite
Die maximale Reichweite eines Lkws ergibt sich aus der Größe des Tanks und dem Verbrauch. Das Gewicht, das bewegt werden muss, und die Steigungen der Landschaft haben einen Einfluss auf die Reichweite.
Das Budget wird normalerweise für ein Jahr geplant. Obwohl dabei die monatlichen Verbräuche im Vorhinein festgelegt sind, atmet das Budget aufgrund von unerwarteten Ausgaben. Sie ergeben sich aus schlechten Planungen, unvorhergesehenen Zusatzkosten und nicht realisierbaren Einsparungen.
Aufgrund der Rahmenbedingungen kann die Reichweite nicht unbegrenzt erhöht werden.
Obwohl in allen Bereichen Ressourcen nur endlich vorhanden sind, ist der Umgang mit Budget von riesiger Maßlosigkeit geprägt. Die Anstrengungen konzentrieren sich mehr auf die Ausgabe und Beschaffung von Budget, als auf die richtige Zuordnung der Mittel.
Fazit: Das Bewusstsein beschränkter Ressourcen ist die Grundlage, um durch den richtigen Einsatz zu einer größeren Reichweite zu gelangen. Der Tank als Vorstellung könnte dem Einen oder Anderen helfen, die eigenen Ressourcen besser einzusetzen.
