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Was macht ein Ergebnis gut?

Nachdem sich die Arbeitswelt durch die Wissens- und Dienstleistungsgesellschaft sowie die Verlagerung von einfachen Aufgaben nach Übersee immer mehr verändert, liefern wieder immer mehr Mitarbeiter ganzheitliche Aufgaben aus einer Hand. Sie müssen nicht mehr nur Teilaufgaben durchführen, sondern Ergebnisse liefern.

  • Sie entwickeln neue Konzepte.
  • Sie stellen ein komplettes Produkt her.
  • Sie vertreiben ihre Produkte in einer bestimmten Region.
  • Sie übernehmen die Verantwortung für einen kompletten Ablauf.

Diese Tätigkeiten benötigen ein gutes Verständnis der zu erbringenden Leistungen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass man sich klar macht, was ein gutes Ergebnis ausmacht.

Ergebnis

Es ist egal, in welchem Bereich die Ergebnisse benötigt werden. Gemeinsam sind allen Zielen die Erwartungen und die Veröffentlichung, dass die Ziele und Erwartungen erfüllt sind.

  • Erfüllte Ziele
    Ziele sind erreichbare Orte oder Zustände, die die Anforderungen an Ergebnisse beschreiben und zu einer bestimmten Zeit die benötigten Veränderungen herbeiführen. Am Anfang einer Initiative werden die Ziele zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ausgehandelt. Vor allem die Auftragnehmer sollten sicherstellen, dass sie die geforderten Leistungen erbringen können. Am Ende ist es entscheidend, die Ziele zu erfüllen.
  • Erfüllte Erwartungen
    Die Erwartungen sind Ziele, die wesentlich schwerer greifbar sind, da sie selten formal beschrieben werden – wenn überhaupt. Dabei handelt es sich um die Handlungen, die sich die Erwartenden erhoffen, bestimmte Ergebnisse, die sie sich versprechen oder um die Folgen, die sich aus der Initiative ergeben. Um diese Erwartungen zu kennen, ist es unabdingbar, die Anspruchsgruppen danach zu fragen. Bei dieser Gelegenheit können die Erwartungen angepasst oder in der Planung berücksichtigt werden. Am Ende ist es wichtig, zumindest die erkannten Erwartungen zu erfüllen.
  • Und alle wissen es
    Es genügt nicht, die vereinbarten Leistungen zu liefern. Gleichzeitig sollte man sich darum kümmern, dass alle, sprich die betroffene Öffentlichkeit, bezüglich der erreichten Ziele unterrichtet wird. Am Ende wirken am besten die Ergebnisse, die zur Kenntnis genommen werden.

Damit Ergebnisse gut werden, sollten die folgenden Aspekte berücksichtigt werden.

  • Ziele SMART machen
    Beschriebene, leicht verständliche Ergebnisse, die frei von Zweideutigkeiten sind, erleichtern die Erfüllung (siehe auch: Smartifikation).
  • Anspruchsgruppen berücksichtigen
    Nachdem man sich eine Übersicht der Stakeholder besorgt hat, liefern persönliche Gespräche Klarheit bezüglich deren Erwartungen.
  • Mit einem Komplan alle informiert halten
    Bereits zu Beginn der Aktivitäten ist der richtige Zeitpunkt, um den Plan für die Kommunikation zu erstellen. Die Maßnahmen sollten dann während der Durchführung und vor allem am Ende stattfinden.

Fazit: Gute Ergebnisse bestehen aus fachlichen Resultaten, die durch SMARTe Ziele beschrieben waren, sowie aus zufriedengestellten Anspruchsgruppen und einer offenen Informationspolitik.

What makes a result good?

After the transition of the professional world due to the knowledge and service society as well as the shift of simple tasks to overseas, more and more employees are again providing one stop tasks. They do not only have to perform subtasks, but deliver results.

  • They develop new concepts.
  • They manufacture a complete product.
  • They distribute their products in a certain region.
  • They take the responsibility for a complete operational sequence.

These activities need a good understanding of the deliverables that have to be created. For this reason, it is important that you realize what makes a result good.

Ergebnis

It does not matter, in which field the results are needed. Common to all goals are expectations and the publication that the goals and expectations are met.

  • Fulfilled goals
    Goals are attainable places or conditions, which describe the requirements for results and induce the necessary changes at a certain point in time. The goals are negotiated at the beginning of an initiative between clients and contractors. Above all, contractors should ensure that they can deliver the required deliverables. Eventually, it is crucial to meet the goals.
  • Fulfilled expectations
    The expectations are goals that are substantially more difficult to grasp, since they are rarely formally defined – if at all. It is a matter of the acts that the expecting people hope for, certain results that they wish for or the consequences that result from the initiative. In order to know these expectations, it is essential to ask the stakeholders. On this occasion, expectations can be adjusted or taken into account within the planning. Eventually, it is important to fulfill at least the recognized expectations.
  • And everybody knows it
    It is not sufficient to deliver the agreed achievements. At the same time, you should worry about the fact that everybody, it means the concerned public, are informed. Eventually, the best results are those, who are recognized.

In order to get good results, the following aspects should to be considered.

  • Making goals SMART
    Understandable results that are free from ambiguities facilitate the fulfillment (see also: Smartifikation).
  • Consider stakeholders
    After getting an overview of the stakeholders, personal conversations provide clarity concerning their expectations.
  • Keeping everybody up to date with a Complan
    The right time to create a communication plan is already at the beginning of an activity. The measures should take place during the execution and especially in the end.

Bottom line: Good results consist of technical outcomes that were described with smart goals, as well as satisfied stakeholders and an open information policy.

Was macht ein Projekt zum Rohrkrepierer?

Auch wenn das Thema Projektmanagement (PM) mittlerweile viele Aspekte einer einmaligen Unternehmung abdeckt, scheitern immer noch zwei Drittel der Projekte (siehe hier: http://ow.ly/zy5hB ). Vielleicht finden sich trotz der vielen Ansätze immer noch Bereiche, die nicht berücksichtigt werden. Was macht ein Projekt zum Rohrkrepierer?

Projektleiter02

Ein Blick in die Gilde der Projektmanager liefert ein paar Aspekte, die ein Projekt schnell in Schieflage bringen können.

  • Jeden glücklich machen zu wollen
    In unserem privaten Leben haben wir gelernt, dass wir nicht alle Menschen glücklich machen können. Nicht weil wir es nicht wollen. Es sind einfach die verschiedenen Interessen, die nicht in Übereinstimmung gebracht werden können. Das ist auch gut so. Schließlich wollen wir alle ja auch verschieden sein. Was hält einen Projektleiter aber davon ab, diese Einsicht auch im Projekt zu nutzen? Es geht nicht darum ALLE glücklich zu machen, sondern einfach die Entscheidenden.
  • Unfähigkeit in verschiedene Rollen zu schlüpfen
    Damit man in der Lage ist die Interessensgruppen zu bedienen, muss man sie zuerst einmal verstehen. Dies kann man dadurch erreichen, dass man sich in die jeweilige Rolle hineinversetzt. Ein indianisches Sprichwort sagt, dass man nicht über einen Anderen urteilen soll, bevor man nicht eine gewisse Zeit in seinen Mokassins gegangen ist. Es geht nicht darum den Anderen zu Kreuze zu kriechen, sondern vor allem, deren Interessen und Gründe zu verstehen und daraus Maßnahmen abzuleiten.
  • NAIVe Ziele (Neutral – Abstrakt – Irrelevant – Verzichtbar)
    Sobald die Ziele des Projekts NAIV formuliert werden, befindet es sich auf dem absteigenden Ast. Neutrale Ziele schaffen keine Energie, da niemand etwas zu gewinnen hat. Werden Sie dann auch noch Abstrakt festgeschrieben, verlässt jegliche Energie das Projekt. Sind die Ziele Irrelevant, weil sie niemand braucht, finden sich keine Sponsoren mehr. Und wenn dann auch noch die Ergebnisse Verzichtbar sind, ist ein guter Moment das Projekt zu stoppen. Es geht nicht darum, komplizierte Ziele zu kreieren, sondern sich SMARTe Ziele zunutze zu machen.
  • Unentschlossenheit
    Ein Projekt ist ein einmaliger, dynamischer Prozess, der in jedem Moment Entscheidungen erfordert. Dies beginnt bereits beim Vorprojekt, in dem die Rahmenbedingungen und groben Ziele formuliert sein müssen. Das setzt sich fort bei der Besetzung der Projektstellen und der Beschreibung des übergreifenden Masterplans. Und dann passieren im Laufe von Projekten unzählige Ereignisse, die häufig schnelle Entscheidungen erfordern. Es geht nicht darum, ohne Nachzudenken Entscheidungen zu treffen, sondern darum, eine Vorliebe für Entscheidungen zu entwickeln, die zu schnellen Ergebnissen führt.
  • Risikovermeidung
    Bei allen Aktivitäten, die in die Zukunft gerichtet sind, ist es unvermeidlich, Risiken einzugehen. Beim Autofahren lauern an jeder Kreuzung Situationen, die man nicht vermeiden kann. Überängstliche nähern sich der Kreuzung darum immer mit äußerster Aufmerksamkeit in alle Richtungen. Dadurch behindern sie den normalen Verkehrsfluss und kommen nur schleppend voran. Es geht nicht darum bei jeder Entscheidung alle Eventualitäten abschätzen zu wollen, da immer ein Restrisiko bleibt. Es ist geschickter die eigene Risikoschwelle anzuheben.
  • Fehlender Überblick
    Wenn schließlich der Überblick über das Geschehen fehlt, ist man mit zweihundert im Nebel unterwegs. Es ist dann nachvollziehbar, dass das nächste auftauchende Hindernis im Nebel den Fortgang des Projekts blockiert. Es geht nicht darum alle Details zu kennen, sondern dass man die einzelnen Projekte mit ihren Aufgaben, den gegenseitigen Abhängigkeiten und Engpässen kennt.

Fazit: Ohne ordentliches Projektmanagement geht nichts. Aber wenn die obigen Aspekte vorliegen, dann nützt die ganze Administration der Projektinhalte nichts. Da es sich um den Projektleiter dreht, ist es hilfreich, bereits bei der Besetzung der Rolle, diese Qualitäten abzuprüfen. Lieber einen weniger ordentlichen Projektleiter, der entsprechend funktioniert, als einen ordentlichen, der das Projekt zu 70% an die Wand fährt.

What makes a project a barrel burst?

Even if the field of Project Management covers actually many aspects concerning a unique endeavor, still two thirds of the projects fail (see here: http://ow.ly/zy5hB). Perhaps there are still areas that are not considered, despite the many approaches. What makes a project a barrel burst?

Projektleiter02

A look at the guild of the project managers provides some aspects that can quickly disrupt a project.

  • Wanting to please everybody
    In our private life we learned that we can make not all people happy. Not because we do not want it. The different interests that exist simply cannot be brought into line. It is good as it is. Eventually we all want to be different. What keeps a project manager away from applying this insight in the project? It is not a matter of making ALL happy, but simply the crucial ones.
  • Inability to slip into different roles
    In order to serve the stakeholders, at first you must understand them. You can reach this by putting yourself in the respective role. An Indian proverb says that one may not judge others, before one did not walk in their moccasins for a certain time. It is not a matter of eating humble pie, but, above all, to understand their interests and reasons to be able to derive measures.
  • NAIVe goals (Neutral – Abstract – Irrelevant – Vainly)
    As soon as the goals of the project are formulated NAIVly, it is heading south. Neutral goals do not create energy, since nobody can make points. And if you even define Abstract ones, any energy is leaving the project. If the goals are Irrelevant, because nobody needs them, no sponsors can be found. And if then the results are also Vain, it is a good moment to stop the project. It is not a matter of creating complicated goals, but to benefit from SMART goals.
  • Indecisiveness
    A project is a unique, dynamic process that requires decisions at each moment. This already starts with the pre-project, where the basic conditions and general goals have to be formulated. It continues with the assignment of the project positions and the description of the overall master plan. And then innumerable events happen in the course of projects that require regularly quick decisions. It is not a matter of deciding without thinking, but to develop a preference for decisions that leads to quick results.
  • Risk avoidance
    In all activities that are aimed for the future, it is inevitable to take risks. Situations pop-up at each crossing when you drive a car that you cannot avoid. Therefore overanxious people always approach the crossing with extreme attention into all directions. Thus, they obstruct the normal traffic flow and advance only sluggishly. It is not a matter of trying to evaluate all eventualities when making decisions, since it always remains a residual risk. It is smarter to rise the own risk threshold.
  • Missing overview
    If eventually the overview of the proceeding is missing, you are racing with two hundred in the fog. It is then comprehensible that the next emerging obstacle in the fog will block the continuation of the project. It is not a matter of knowing all details, but to ensure that you know the individual projects with their tasks, the mutual interdependencies and bottlenecks.

Bottom line: It will not work without orderly project management. But if the mentioned aspects appear, then the whole administration of project contents does not help. Since it is a matter of the project manager, it is helpful to check these qualities already when you assign this role. Rather engage a less orderly project manager, who functions accordingly than a tidy one, who drives the project with 70% chance into the wall.

Bereit für Big Data

Nach über einhundert Jahren ist immer noch die Verarbeitung von Daten das Hauptgeschäft der IT. Die Entwicklung und die Architektur von IT-Systemen sowie die weltweite Vernetzung standen lange im Zentrum der Aufmerksamkeit. Jetzt hat die IT-Industrie ihr ursprüngliches Thema, die Verarbeitung von Daten, wieder neu entdeckt. Mit Big Data hat die Renaissance der Datenverarbeitung einen unwiderstehlichen Titel. Interessant ist das Thema, weil

  • Daten überall gespeichert werden,
  • die Inhalte interpretierbar sind und
  • die geschickte Frage schwierig zu finden ist.

Big Data bietet Mittel, um die Riesenmengen an Daten zu verarbeiten, die Auswertung der Inhalte zu erleichtern und die Formulierung der Fragen zu vereinfachen. An was muss man als Anwender denken, um bereit zu sein für Big Data?

BigData Lupe

  • Daten sind überall
    Trotz längjähriger Konsolidierung und Standardisierung der IT sind die Daten des Unternehmens immer noch in unterschiedlichen Systemen und Formaten, auf verschiedenen Medien und vielfältig mit Passworten geschützt gespeichert. Zusätzlich sind die Stammdaten, wie z.B. Kunden- oder Produktdaten, immer noch redundant in mehreren Datenbanken gespeichert, die von verschiedenen Verantwortlichen kontrolliert werden. Die Datenqualität (z.B. Richtigkeit, Vollständigkeit, Konsistenz oder Aktualität) ist nur schwerlich bewertbar. Am Ende werden Äpfel mit Birnen gemischt und dann ausgewertet. Diese Nachteile werden sich durch Big Data verstärken – nach dem Motto: Faster Disaster.
  • Daten sind interpretierbar
    Die Auslegung der Inhalte hängt von mehreren Aspekten ab. Eigentlich kennen nur die ursprünglichen Ersteller der Daten deren anfänglichen Zweck. Im Laufe der Zeit nutzen andere Mitarbeiter diese Daten für das tägliche Geschäft. Sie aktualisieren die bestehenden Daten und fügen weitere Inhalte mit ihrer eigenen Interpretation hinzu. Von Zeit zu Zeit werden die Daten ausgewertet, verdichtet und in Tabellen und Grafiken aufbereitet. Die Analysten interpretieren die Ergebnisse und leiten neue Erkenntnisse daraus ab. Im Rückblick werden sich die Beteiligten nicht mehr erinnern können, was ihr ursprüngliches Verständnis der Daten war. Das Gleiche wird mit den neuen Big Data noch besser und schneller stattfinden.
  • Geschickt zu fragen ist schwierig
    Neue Ansätze, wie z.B. Data-Mining, bieten die Möglichkeit Daten ohne eindeutige Fragestellungen zu durchsuchen. Dabei finden Programme Muster in den Daten, die im Anschluss geprüft werden. Dies deckt ungewöhnliche Musterungen auf, die sich aus häufiger Wiederholung von Betrugsfällen ergeben. Auf dieser Basis können dann konkrete Fragestellungen formuliert werden, z.B. was hat Kunde XY noch gekauft und nicht bezahlt. Für den wirksamen Einsatz von Big Data müssen die Anwender lernen SMARTe Fragen zu stellen: Spezifisch, Messbar, Adäquat, Relevant und Testbar Bevor die Auswertung gestartet wird, sollten die Indikatoren der Antworten, festgelegt werden. Schließlich werden das Format des Berichts und die Struktur des Ergebnisses festgelegt. Die so erzielten Erkenntnisse lassen sich leichter im Geschäft verwenden.

Fazit: Es wäre ein verhängnisvoller und teurer Fehler Big Data als einen Automatismus zu verstehen, der von alleine Ergebnisse für die betrieblichen Aufgaben findet. Die Datenmenge verdoppelt sich alle zwei Jahre. Damit werden wir uns weltweit bis 2020 laut IDC http://ow.ly/Ao5v7 mit 40 Zettabytes auseinandersetzen müssen. Jetzt ist ein guter Moment sich fit zu machen für Big Data.

Ready for Big DATA

After more than one hundred years, the processing of data is still the main business of IT. The development and the architecture of IT-systems as well as the world-wide networking were at the center of the attention for a long time. Now the IT-industry rediscovered its original topic, the processing of data. With Big Data the renaissance of data processing has an irresistible title. The topic is interesting, because

  • Data is stored everywhere,
  • Contents are interpretable, and
  • the skillful question is difficult to find.

Big DATA offers remedies, in order to process the giant quantities of data, to facilitate the evaluation of contents and to simplify the formulation of the questions. What do the users have to consider in order being ready for Big DATA?

BigData Lupe

  • Data is everywhere
    Despite long-term consolidation and standardization of the IT, the corporate data is still saved in various systems and formats, on different media, and protected in various ways by passwords. Additionally the master data, like e.g. customer or product data are still stored redundantly in several databases that are controlled by different responsible executives. The data quality (e.g. correctness, completeness, consistency or timeliness) is difficult to assess. Eventually, apples are mixed with oranges and then evaluated. These disadvantages will be amplified by Big DATA – following the slogan: Faster Disaster.
  • Data is interpretable
    The interpretation of contents depends on several aspects. Actually, only the original creators of data know their initial purpose. Over time other employees use this data for daily business. They update the existing and add further contents with their own interpretation. Occasionally, the data will be evaluated, consolidated and prepared in tables and diagrams. The analysts interpret the results and derive new insights from it. In retrospect, the participants will not be able to remember, what their original understanding of the data was. The same will happen better and faster with the new Big DATA.
  • It is difficult to ask skillfully
    New approaches, like Data Mining, offer the possibility to search through data without distinct questions. Thereby, programs find patterns that will be examined afterwards. This unveils regular patterns that result from frequent repetition of fraud. On this basis concrete questions can be formulated, e.g. what did customer XY buy and did not pay. For the effectual use of Big DATA the users must learn to ask SMART questions: Specific, Measurable, Adequate, Relevant and Testable Before you start the examination, the indicators of the answers should be specified. Eventually, the format of the report and the structure of the result are determined. The achieved insights can be used more easily in the business.

Bottom line: It would be a fatal and expensive error to consider Big DATA as an automatism that provides the solutions for the operational tasks. The amount of data doubles itself every two years. Therefore we will have to deal globally by 2020 with 40 zettabytes according to IDC http://ow.ly/Ao5v7 . Now is a good moment to make yourself ready for Big DATA.