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Unnötiger Reibungsverlust im Prozess

Geschäftliche Abläufe, wie die Entwicklung von neuen Leistungen, die Beschaffung von Material, die Herstellung von Waren oder der Vertrieb von Gütern, werden durch die aktive Steuerung von Prozessen im Business Process Management (BPM) verbessert. Hierfür werden die Abläufe beschrieben und Schwächen sichtbar gemacht, um die Abfolge der Aktivitäten so zu optimieren, dass das Richtige richtig gemacht wird, z.B.

  • die Kunden besser eingebunden sind,
  • die Auslieferung zuverlässiger abläuft,
  • die Durchlaufzeit verkürzt ist,
  • Aufgaben automatisiert sind,
  • Zeit und Kosten reduziert werden,
  • die Qualität steigt
  • und so weiter.

Die gewünschten Effekte lassen sich nicht erreichen, wenn bestehende Vorgehensweisen und Ansprüche dem echten Fortschritt im Weg stehen. Dies führt zu Reibungsverlusten, die nicht durch die Prozessgestaltung verschwinden.

Oft sind diese Hürden hausgemacht. Ein gutes Beispiel für behindernde Einstellungen ist der Umgang mit Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung.

  • Aufgaben ohne Kompetenz und Verantwortung
    Die tatsächliche Arbeit wird in Form einer Aufgabe durchgeführt. Üblicherweise wird etwas erzeugt, bearbeitet, fertiggestellt oder ausgeführt – z.B. Prototyp bauen, Oberfläche polieren, Gerät zusammenbauen, Auto waschen. Um in der Lage zu sein die Aufgabe zu erfüllen benötigen die Ausführenden angemessene Kenntnisse und Fertigkeiten.
    Fehlen jedoch die entsprechenden Kompetenzen sowie die Verantwortung für die Ergebnisse, dann wird die Erfüllung der Aufgabe bescheiden ausfallen.
  • Kompetenz ohne Aufgabe und Verantwortung
    Die Kompetenz beschreibt die Befugnisse, die man hat. Dazu gehören die Rechte etwas durchzuführen oder zu leiten – z.B. eine bestimmte Maschine zur Herstellung zu benutzen oder den Mitarbeitern Weisungen zu erteilen. Die entsprechenden Rechte müssen allen Beteiligten bekannt sein.
    Verfügt jemand über ausreichende Kompetenzen, hat aber keine Aufgabe oder Verantwortung, verpufft die Kompetenz wirkungslos.
  • Verantwortung ohne Aufgabe und Kompetenz
    Die Verantwortung beschreibt die Verpflichtungen, die man eingeht. Dabei kann es sich um Eigen- oder Mitverantwortung handeln – die Eigenverantwortung bezieht sich auf das eigene Tun und die Aktivitäten der direkt zugeordneten Mitarbeiter; die Mitverantwortung entsteht, wenn man mittelbaren Einfluss auf das Geschehen als Teil eines Teams hätte (im Sinne von mitgegangen mitgehangen).
    Einzelne schmücken sich gerne mit dem Schein von Verantwortung – vor allem, wenn sich daraus keine Konsequenzen ergeben, weil keine Aufgaben damit verbunden sind oder besondere Befugnisse beschafft werden müssen.

Einfach gesagt sollten Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung im Interesse von angemessenen Ergebnissen IMMER in einer Hand liegen. Es macht keinen Sinn jemandem eine Aufgabe zuzuordnen ohne die notwendigen Rechte zur Erfüllung und ohne die Verantwortung für das Ergebnis. Ein gutes Beispiel sind die japanischen Bandarbeiter, die Teilaufgaben bei der Herstellung eines Autos erfüllen. Sie haben das Recht und die Pflicht, das Band sofort zu stoppen, wenn sie einen Fehler finden. Dies ermöglicht die frühestmögliche Behebung des Fehlers. Dadurch vermeiden sie die Anhäufung von unnötiger Nacharbeit. Gleichzeitig werden aufwendige Entscheidungswege vermieden, die den Ablauf belasten würden.

Fazit: Die Gestaltung von Prozessen beginnt oft mit dem Einsatz von IT, in der Hoffnung, dass sich dadurch der Ablauf verbessern lässt. Dabei werden jedoch oft alte Regeln und Rollen beibehalten. In der Folge bleiben die  Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung in verschiedenen Händen. Auch wenn es schneller geht, wenn man nur einmal klicken muss, um seiner Verantwortung gerecht zu werden oder den Ausführenden zu erlauben, ihre Aufgaben zu erfüllen. Den größten Effekt erzielt man, indem man Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung den Personen überträgt, die die Aufgabe erfüllen. Sie wissen, was zu tun ist, können entscheiden, wie sie vorgehen, und strengen sich an, damit sie die geforderte Güte des Ergebnisses verantworten können. Auf diese Weise sind die Reibungsverluste in einem Prozess minimiert.

Augenhöhe ist für keinen umsonst

Treffen wir auf andere Menschen, liegt es in der Natur der Sache, dass wir uns in körperlichen, kulturellen und geistigen Eigenschaften unterscheiden – wie Größe, Gewicht, Alter, Herkunft, Sprache, Kulturkreis, Schicht, Einstellungen, Fähigkeiten, Aktivitäten und so weiter. Selbst bei nahen Verwandten ergeben sich mit der Zeit immer mehr Unterschiede. Entsprechend wünschen sich viele einen gleichberechtigten und respektierten Umgang miteinander. Bei näherer Betrachtung zeigt sich, dass diese angestrebte Augenhöhe für keinen umsonst ist.

Augenhoehe

Eigentlich geht es vor allem darum, dass man ergebnisoffen, vertrauensvoll und mit Respekt gemeinsame Sache macht. Die alternativen Positionen sind für manche unangenehm. Dabei entscheiden vor allem die Protagonisten, in welcher Position sie sich befinden. Neben der gleichberechtigten Ebene bestehen die folgenden Sichten.

  • Froschperspektive
    Für diejenigen, die aus dieser Perspektive die Zusammenarbeit betrachten, entsteht manchmal ein Gefühl von Unterlegenheit. Unterstellt man, dass der andere diese Situation herbeigeführt hat, fühlt man sich erniedrigt. Zwar bietet diese Position die bequeme Stellung, für nichts zuständig zu sein, aber trotzdem streben die meisten mindestens Augenhöhe an.
  • Vogelperspektive
    Aus diesem Blickwinkel entsteht bei den Betreffenden schnell mal das Gefühl von Überlegenheit. Diese Sichtweise entsteht nicht so häufig aus anderen, die einen auf den Sockel stellen, sondern aus dem Gefühl von Überheblichkeit. Die Illusion die Zügel in der Hand zu halten, bedeutet jedoch nicht, dass die jeweilige Person sich auch verantwortlich fühlt. Alleine das damit verbundene Ansehen verhindert oft, sich auf einer Ebene zu treffen.

Besteht das Einvernehmen sich auf Augenhöhe zu treffen, folgt daraus ein gegenseitiges Geben und Nehmen.

  • Aufgaben gemeinsam verteilen
    Bei den Aufgaben geht es meistens nicht darum sie unbedingt übernehmen zu wollen, sondern eher sie loszuwerden. Augenhöhe bedeutet hier, dass man die Wahl der Tätigkeiten gleichberechtigt durchführt. Die Pflichten werden nicht einfach von oben delegiert und nicht einfach von unten abgelehnt. Dies erfordert eine sachliche Herangehensweise bei der Verteilung. Es sollten einerseits die Wünsche berücksichtigt werden und andererseits die Einsicht bestehen, bestimmte Dinge erledigen zu müssen.
  • Kompetenz an die handelnde Person
    Die Befugnis etwas tun zu dürfen ist eher ein Aspekt, um den gerungen wird. Jeder möchte die Kompetenz haben zu wählen und zu entscheiden. Augenhöhe bedeutet hier, eine vernünftige Zuordnung der Befugnis zu finden. Ein Ansatz ist dabei den Ausführenden die Kompetenzen zu geben, die sie zur Ausführung benötigen.
  • Die eigene Handlung verantworten
    Die Verantwortung wiederum ist etwas, dass man gerne abgibt, da die Konsequenz im schlimmsten Fall der Verlust der eigenen Stellung ist. Auf Augenhöhe bedeutet hier, dass man eine entsprechende Verteilung der Verantwortung erreicht. Der Übergeordnete trägt die Verantwortung für die Aspekte, die dem Untergeordneten vorgegeben werden. Der Untergeordnete übernimmt die Verantwortung für sein eigenes Tun, ohne sich beispielsweise auf einen Befehlsnotstand berufen zu können.

Ein hilfreicher Ansatz ist die Bündelung von Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung in einer Hand. Damit werden die Übernahme einer Aufgabe und die daran geknüpfte Befugnis mit der Verantwortung für die Erfüllung gekoppelt. Die Aufgabe hat damit im Falle des Scheiterns mögliche negative Folgen. Dies motiviert den Aufgabeträger, die Aufgabe zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen und natürlich den Lohn einzustreichen.

Fazit: Grundsätzlich gilt das Menschenrecht, nachdem wir alle gleich sind. Dies reicht jedoch im Alltag nicht aus, um Augenhöhe zu erreichen. Es gibt Dinge, die aufgrund einer bestehenden Hierarchie geregelt werden müssen. Augenhöhe ist dabei für keinen umsonst zu haben. Beide Seiten müssen sich darum bemühen. Die Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung hierbei zusammenpassend in eine Hand zu legen ist eine geschickte Lösung.