Die falsche Auslegung der großen Anzahl

Die Harmonisierung von benötigten Arbeitsmitteln hat zu weitreichenden Einsparquellen geführt. Die skalierbare IT mit ihren zentralisierten Rechenzentren, cloudbasierter Software und allen Arten von Endgeräten hat die Unternehmensgrenzen aufgelöst. Gleichzeitig haben sich neue Formen der Organisation durchgesetzt – beispielsweise Extended Enterprise, Virtuelle Organisation, Joint Ventures oder Plattform-Unternehmen. In der Folge wächst die Anzahl der Beteiligten. Die Aufwendungen pro Mitglied werden immer kleiner. Zugleich steigen die Gesamtkosten aufgrund der großen Anzahl von Teilnehmern.

Bei einer steigenden Anzahl von Mitwirkenden erhöhen sich auch die Gesamtkosten. Die verantwortlichen Entscheider müssen sich dabei bewusst sein, dass die sichtbaren Kosten unsichtbaren Aufwänden und ungewollten Folgen gegenüberstehen, die beim Entscheiden berücksichtigt werden müssen.

  • Sichtbare Kosten
    Bereits bei der Bewertung interner Aufwände konzentrieren sich Entscheider ausschließlich auf die entstehenden Kosten. Zum Beispiel, wenn der Preis für den E-Mail-Versand an die Benutzer verteilt wird, ohne ihn von Zeit zu Zeit anzupassen. Dabei erhöht sich nach dem Mooreschen Gesetz die Leistungsfähigkeit und die Kosten fallen alle 18 Monate drastisch. Ein weiteres Beispiel ist eine Gesamtsuchmaschine, die abgeschafft wird, weil die Abteilungen die Gebühren nicht akzeptieren. Zwar entstehen pro Anwender nur geringe Kosten, aber durch die Multiplikation mit der Anzahl der User ergeben sich sehr hohe Kosten. Beim Business Case werden nur die sichtbaren Kosten hochgerechnet – die unsichtbaren werden weder gesehen noch ermittelt noch im Business Case berücksichtigt.
  • Unsichtbare Kosten
    Der Blick auf die sichtbaren Kosten befüllt nur eine Waagschale der Berechnung. Auf der anderen Waagschale sollten die kollateralen Folgekosten berücksichtigt werden. Durch eine gedeckelte Größe des Postfachs braucht das E-Mail-System weniger Speicherplatz und weniger Verwalter. Auf der anderen Seite sind die Anwender jedoch gezwungen, ihre E-Mails selbst zu verwalten. 1) Den Briefkasten regelmäßig leeren und in einem persönlichen Laufwerk zu sichern. 2) Die Zeit zum Suchen nach wichtigen, vor längerer Zeit gespeicherten Korrespondenzen erhöht sich. 3) Persönlicher Speicherplatz, lokal oder im Netz, wird immer größer. 4) Die persönlichen Speicher werden im Extremfall nicht gesichert, d.h. bei einem Plattencrash sind diese wichtigen Unterlagen weg. Die Kosten eines unlimitierten E-Mail-Postfachs stehen in keinem Verhältnis zu den dezentralisierten Verwaltungskosten, die nicht dokumentiert werden.
    Wir befinden uns im Informationszeitalter. Im Gegensatz zu materiellen Gütern steigt der Wert von Information bei der Nutzung. Suchmaschinen sind in der Lage so gut wie alle Daten, strukturiert oder unstrukturiert, zu finden. Der Betrieb einer Suchmaschine erfordert jedoch Ressourcen. Damit die Mitarbeitenden die verfügbaren Informationen intern selbst suchen können, brauchen sie eine Suchmaschine – und natürlich barrierefreien Zugang zu allen Daten (außer den 5-10% vertraulichen Daten).
    Die verantwortlichen Entscheidenden müssten beim Business Case den Kosten, die Verluste gegenüberstellen, die durch die unsichtbaren Kosten entstehen.
  • Ungewollte Folgen
    Die steigende Verantwortung der Führungskräfte führt zu einer menschlichen Vermeidung von Risiken. Zwar sollen sich alle Mitarbeitenden wie Unternehmer im Unternehmen verhalten. Allerdings erfüllen das noch nicht einmal die sogenannten Leader. Solange auf einen Fehler eine Bestrafung folgt, ist es nachvollziehbar Neues nicht zu wagen. Die Folge ist ein Unternehmen mit wenig Neuerungen, fehlerfreien, aber inaktiven Mitarbeitenden und mittelfristig das Aus für einen Bereich oder sogar ein ganzes Unternehmen. Ein aktuelles Beispiel ist der Umgang mit Digitalisierung. Von der Politik über die Unternehmen bis hin zu den Mitarbeitenden fordern alle konsequente Umsetzung der vorhandenen technischen Möglichkeiten. Trotzdem haben wir noch internetfreie Zonen in Deutschland oder geringe Bandbreite oder veraltete IT in den Unternehmen. Wer heute ein vierzig Jahre altes IT-System mit Cobol betreibt, reitet ein faktisch totes Pferd. Die ungewollten Folgen von Nichtstun werden ebenfalls nicht den vermiedenen Kosten gegenübergestellt. Dies verzerrt schließlich die Gesamtkosten.

Fazit: Durch die Multiplikation der Einzelkosten entstehen insbesondere in skalierbaren Bereichen hohe Aufwendungen. Werden diese dann nicht den multiplizierten unsichtbaren Kosten der ungewollten Folgen gegenübergestellt, dann ist der resultierende Business Case falsch. Dadurch entstehen Kostenvorteile, die vielfache Zusatzkosten auslösen. Besonders ungeschickt ist die falsche Auslegung der großen Anzahl. Die potenzierten Kosten pro Anwender müssen mit den multiplizierten unsichtbaren Kosten und ungewollten Folgeaufwendungen verglichen werden. Ansonsten ist der Business Case falsch.