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Der Fluss – die ideale Metapher für den Geschäftsprozess

Ein Wasserlauf, der sich aus der Quelle zum Bach und schließlich zu einem mächtigen Strom entwickelt, hat Eigenschaften, die auch einen betrieblichen Ablauf ausmachen. In seinem Bett fließt das Wasser immer wieder vom Berg ins Meer, wo es verdunstet und über die Wolken wieder in die Berge zurückkommt und der ganze Kreislauf von Neuem beginnt. Dabei befördert der Fluss mit seinen Wassermassen Geröll und anderes Sediment, versorgt das angrenzende Ackerland mit Wasser und Nährstoffen und ermöglicht ab einer gewissen Größe den Transport von Menschen und Gütern. Über bestimmte Eigenschaften des Flusses verfügen auch Geschäftsprozesse. Das macht den Fluss zu einer idealen Metapher für den Geschäftsprozess.

Die folgenden Aspekte verdeutlichen einige dieser Eigenschaften.

  • Es gibt immer einen Start- und Endpunkt
    Die Summe der Quellen machen den Startpunkt eines Flusses aus. Die Entdeckung der Quellen des Nils zeigt, dass es einerseits dauern kann, bis der tatsächliche Ursprung gefunden wird. Andererseits müssen die Quellen festgelegt werden, indem man sich auf offizielle Startpunkte einigt. Ähnliches passiert an der Mündung, wenn sich der Fluss weiträumig auffächert und sich mit verschiedenen, großen Strömen im Meer ergießt. Auch Geschäftsprozesse haben häufig mehrere Start- und Endpunkte, auf die man sich einigen muss. Entscheidend ist, dass vor dem Start und nach dem Ende nichts passiert. Ansonsten ist die Reichweite des Prozesses falsch.
  • Der natürliche Verlauf findet seinen Weg
    In früheren Zeiten sind die Flüsse durch die Landschaft mäandert. Dabei haben sich die Flussläufe immer mal wieder verschoben und große Täler herausmodelliert. Heutzutage versucht man die Flüsse so zu bändigen, dass Überflutungen und sich verändernde Verläufe durch Dämme verhindert werden. Grundsätzlich streben alle Flüsse von den Bergen ins Meer. Dadurch ergibt sich ein natürlicher Verlauf, der bis heute den Fluss ausmacht. Auch Geschäftsprozesse folgen Abläufen, die sich aus dem gesunden Menschenverstand ergeben. Aus diesem Grund gibt es bereits Prozesse, bevor diese gestaltet und beschrieben sind. Entscheidend ist, dass man diese natürlichen Gegebenheiten berücksichtigt, um unnötige Reibungsverluste zu vermeiden.
  • Das Gefälle erhält den Fluss
    Manche Flüsse scheinen sich nicht zu bewegen. Andere überwinden große Höhen und entwickeln dabei eine ungeheure Energie, die alles mitreißt. Das Gefälle bestimmt die Fließgeschwindigkeit und die Kräfte, die dabei entstehen. In der Natur haben sich Wasserfälle gebildet, die alles, was im Fluss transportiert wird, starken Belastungen aussetzt. Ohne Gefälle verbreiten sich im flachen Gelände die Ströme zu riesigen Wasserflächen, in denen eine völlig andere Flora und Fauna lebt. Auch Geschäftsprozesse unterscheiden sich in ihrer Geschwindigkeit. Das Gefälle ergibt sich dabei durch den Grad der Automatisierung. Sobald ein Vorgang im Computer abläuft, werden Geschwindigkeiten erreicht, die wir nicht mehr verfolgen können, z.B. virtuelle Börsen in Millisekundentakt kaufen und verkaufen. Entscheidend sind die Anforderungen an den Ablauf. Entsprechend werden die Prozesse durch Computer beschleunigt oder durch menschliche Teilnahme abgebremst.
  • Gegen die Strömung kostet mehr als mit der Strömung
    In einem Fluss treiben alle Dinge in Richtung Meer, ohne dass zusätzliche Energie erforderlich wäre – außer vielleicht zur Steuerung. Dadurch wurden Flüsse schon früh zu den bevorzugten Transportwegen. Die aufzuwendende Anstrengung ist dann der Durchschnitt der Aufwendungen, die erforderlich sind, um stromabwärts und wieder stromaufwärts zu gelangen. Manchmal müssen Strudel überwunden werden. Auch Geschäftsprozesse haben die Tendenz schnell vom Start zum Ende zu fließen. Sobald die Betroffenen in Widerstand gehen und sich außerhalb der üblichen Abläufe bewegen, brauchen sie wesentlich mehr Aufwand. Entscheidend ist es die natürliche Strömung zu berücksichtigen und mit möglichst wenig Energie vom Start zum Ende zu gelangen.
  • Der Fluss transportiert etwas
    Ein naturbelassener Fluss befördert Steine, Erde, Bäume, Kadaver, einfach alles, was sich in ihm befindet. Dies führt manchmal dazu, dass sich an einzelnen Stellen Barrieren auftürmen, die dann erzwingen, dass der Fluss sein bisheriges Bett verlässt und sich einen neuen Weg sucht. Die Menschen haben gelernt, den Fluss zu nutzen und darauf unterschiedlichste Waren zu transportieren. Um diese Möglichkeit möglichst wirksam auszuschöpfen und die Handbreit Wasser unterm Kiel sicherzustellen, wurden die Flüsse mit der Zeit begradigt und regelmäßig ausgebaggert. Auch der Geschäftsprozess transportiert etwas – überwiegend Informationen. Aber auch Materialien folgen dem Verlauf. Die Gestaltung der Prozesse entspricht dabei der Begradigung eines Wasserwegs. IT-Programme und beschriebene Abfolgen von Aufgaben bestimmen den Ablauf. Entscheidend ist es, dass zur richtigen Zeit die richtigen Informationen und Materialien dort sind, wo sie gerade gebraucht werden.

Fazit: Das intuitive Verständnis eines Flusses lässt sich gut auf Geschäftsprozesse übertragen. Die Quelle und die Mündung bestimmen die Reichweite des Flusses. Der beste Weg findet sich durch die Kraft des Wassers, die sich aus dem Gefälle ergibt. Gegen die Strömung zu fahren erfordert viel Energie, während das Treiben mit der Strömung wenig Aufwand braucht. Die ungeheuren Wassermengen, die meerwärts ohne Unterlass fließen, machen die Produktivität des Flusses aus. Aufgrund dieser Eigenschaften ist der Fluss, die ideale Metapher für den Geschäftsprozess.

The River – the ideal metaphor for the business process

A water flow that evolves from the well to a creek, to a powerful stream has characteristics, which also constitute a business procedure. In its bed the water always flows from the mountain to the sea, where it evaporates to clouds and returns to the mountains, where the whole cycle begins again. At the same time, the river carries with its mass of water rocks and other sediments, supplies the surrounding cropland with water and nutrients and allows with a certain size the transportation of people and goods. Business processes also have certain characteristics of the river. This makes the river an ideal metaphor for the business process.

The following aspects illustrate some of these properties.

  • There is always a start and end point
    The sum of the wells defines the starting point of a river. The discovery of the sources of the Nile shows that it may take some time for finding the real origin. On the other hand, the wells are determined by agreeing on official starting points. Something similar happens at the estuary, when the river widely spreads out and pours into the sea with various large streams. Business processes also often have several start and end points, which must be agreed upon. It is crucial that nothing happens before the start and after the end. Otherwise, the scope of the process is wrong.
  • The natural flow finds its way
    In former times rivers meandered through the landscape. That way the courses of the river have always shifted and thus modeled large valleys. Nowadays they try to curb the river with dams in order to prevent flooding and changing river flows. Basically, all rivers flow from the mountains to the sea. This results in a natural route, which still constitutes the river. Business processes also follow the common sense of the people. For this reason, processes already exist, before they are designed and described. The decisive factor is that these natural conditions are considered in order to avoid unnecessary friction losses.
  • The descent maintains the flow
    Some rivers seem not to be moving. Others overcome great heights and develop a tremendous energy that carries everything away. The descent determines the speed of the flow and the forces that evolve. Nature formed waterfalls, which expose everything that is transported in the river to severe stress. Without a slope, the streams spread to vast water surfaces, where a completely different flora and fauna lives. Business processes also differ in their speed. The slope is determined by the degree of automation. As soon as a procedure is processed by a computer, speeds are reached which we can no longer track, e.g. when virtual stock exchanges buy and sell in milliseconds. The requirements for the process are crucial. Correspondingly, the processes are accelerated by computers or slowed down by human participation.
  • Against the current costs more than with the current
    All things flow in a stream without the need of additional energy in the direction of the sea – except perhaps for control. As a result, rivers became early on transportation routes. The incurring effort is then the average of the expenses required for getting downstream and back upstream. Sometimes swirls appear which must be overcome. Business processes also have a tendency to flow quickly from the start to the end. As soon as the affected people resist and move outside of the official procedures, they need considerably more effort. It is crucial to take care of the natural flow and to get from the start to the end with as little energy as possible.
  • The river transports something
    A natural river carries rocks, earth, trees, and dead bodies, just everything that is in it. Sometimes this result in the formation of barriers at certain places, which then forces the river to leave its existing bed and find a new path. People have learned to use the river and to transport a wide variety of goods. In order to make the most of this possibility and to ensure the six inches water under the keel, the rivers were straightened out and regularly dredged. The business process also transports something – mainly information. But also materials follow the flow. Designing processes corresponds to straightening waterways. IT programs and defined task sequences determine the process. It is crucial that at the right time, the right information and materials are there, where they are needed.

Bottom line: The intuitive understanding of a river can be well transferred to business processes. The well and the estuary determine the range of the river. The best way can be found through the force of the water, which is a result of the descend. Driving against the current requires a lot of energy, while floating with the current takes little effort. The immense amount of water that is flowing towards the sea without interruption, define the river productivity. Due to these characteristics, the river is the ideal metaphor for the business process.