Der Charakter des Anbieters steckt im Angebot

Das gute Angebot wird bestimmt durch einen angemessenen Preis. Doch wann passt er? Im einfachsten Fall bestimmen zwei Variablen das Angebot: 1) der Preis pro Einheit und 2) die Summe der Einheiten. Die Einheit wird durch die Erfahrungen der beteiligten Mitarbeiter bestimmt. Der erforderliche Aufwand, um die Leistung zu erbringen, ergibt sich aus den Ergebnissen – den Erzeugnissen und Dienstleistungen. Einerseits kann dieses Schema beliebig verfeinert werden – in immer kleinere Bestandteile sowie verteilt auf verschiedene Schultern. Andererseits reichen bereits die grobe Annäherung des Aufwands und der durchschnittliche Preis pro Einheit, um eine grobe Schätzung zu erhalten. In beiden Fällen erkennt man an den Variablen der Formel (Preis pro Einheit x Anzahl Einheiten = Preis) den Charakter des Anbieters.

Die einen, nennen wir sie Typ S, jagen dem Umsatz hinterher. Das einzige Ziel ist der nächste Abschluss – je größer, desto besser. Die anderen, nennen wir sie Typ R, legen Wert auf eine fruchtbare, langfristige Zusammenarbeit. Sie kümmern sich um vertrauensvolle Kundenbeziehungen. Wie kann man diese beiden Charaktere am Angebot unterscheiden?

  • Preis pro Einheit
    Eine Einheit ist ein Stück, eine Menge oder ein Stunden- bzw. Tagessatz. Je nach Güte der Einheit kann der Preis höher oder niedriger ausfallen. Das hochwertigere kostet mehr als minderwertiges Material. Der Erfahrungsschatz des Dienstleisters bestimmt den Tagessatz. Zusätzlich können Mengenstaffelungen den Preis beeinflussen – je umfangreicher der Auftrag, desto niedriger der Preis pro Einheit. Bei Dienstleistungen profitieren Kunden von einem Festpreis, die damit das Risiko des Aufwands dem Anbieter zuschieben.
    Im Rahmen der Präsentation des Angebots offenbart sich der Charakter des Anbieters anhand seiner Schwerpunkte (Variable 1 oder Variable 2). Hinterfragt man was passiert, wenn andere Einheiten genutzt werden oder zusätzliche Anforderungen benötigt werden, wie Sprache oder Mobilität der Ausführenden, dann enthüllen ausführliche Preisstaffelungen den Typ S und detaillierte, fachliche Erklärungen den Typ R.
  • Anzahl Einheiten
    Die Schätzung des Aufwands hängt von dem Erfahrungshorizont des Anbieters und der Detailtiefe der Berechnungen des Angebots ab. Das finale Angebot ist dabei nur die Spitze des Eisbergs – und die Auftraggeber gehen davon aus, dass Anbieter sich ein klares Bild der Feinheiten des Auftrags verschafft haben. Jedes Angebot sollte mindestens die Anforderungen abdecken und folgende Angaben enthalten: Liste der Anforderungen, Voraussetzungen, geplante Einheiten, Zeitplan mit wichtigen Meilensteinen und der Deadline.
    Auch hier lohnt es sich, die Anforderungen zu variieren, um zu sehen wie Anbieter reagieren. Die Antworten bezüglich der Kosten geben den Typ S und bezüglich inhaltlicher Folgen den Typ R zu erkennen. Antworten ohne lange Erklärungen sind in beiden Fällen ein Hinweis auf grobe Schätzungen.
  • Wettbewerbssituation
    Einkäufer sind heutzutage gezwungen mehrere Angebote einzuholen, um die Preise wettbewerbsfähig zu halten. Die Anbieter kennen nicht unbedingt ihre Mitbewerber. Hat es sich eingebürgert, dass mehrere Anbieter sich bewerben und erhalten immer wieder die Gleichen den Auftrag oder wird stets das billigste Angebot genommen, dann können die Preise der Gewinner und der Anderen unrealistisch verzerrt werden. Der finale Auftragnehmer kann sich erhoffen die Schätzungen im laufenden Projekt leichter anzupassen – Hauptsache man gewinnt den Auftrag. Wird ein Anbieter wiederholt nicht ausgewählt, wird die Erstellung des Angebots als Verschwendung von Zeit wahrgenommen und die Güte des Angebots sinkt.
    Damit Äpfel nicht mit Birnen verglichen werden, sollte man die billigsten und die wiederholten Gewinner skeptisch betrachten. In beiden Fällen kann es sich um unzureichend durchdachte Angebote handeln, was langfristig zu einem steigenden Risiko für das Projekt wird. Werden auf Nachfrage schnell die Preise angepasst, handelt es sich wohl um Typ S. Typ R reagiert mit schlüssigen Anpassungen der Inhalte.
  • Die Beschreibung enthüllt den Charakter
    Bei der Vorstellung des Angebots weist die Argumentation des Anbieters auf seinen Charakter hin. Wird der Schwerpunkt auf die Preisstaffelungen gelenkt und unterschiedliche Preisgestaltungen erläutert, kümmert sich der Anbieter wohl um die pekuniären Aspekte. Werden unterschiedliche Lösungen sowie das Pro und Kontra der Varianten dargelegt, dann hat sich der Anbieter mit der Aufgabenstellung auseinandergesetzt und ist in der Lage das Angebot schlüssig anzupassen.
    Stehen von Anfang an die Kosten im Vordergrund und werden zusätzliche Rabatte angeboten, dann könnten die Möglichkeiten und Konsequenzen des Angebots zu wenig vorbereitet sein (Typ S). Stehen jedoch die Inhalte im Mittelpunkt (Typ R), dann sollte man die vorliegenden Angebote inhaltlich abgleichen, um eine vergleichbare Basis zu schaffen und böse Überraschungen in der Folge zu vermeiden.

Der Charakter ist jedoch schwer erkennbar, wenn die Auftraggeber selbst nicht wissen, was zu tun ist. Mit der langen Praxis der Fremdvergabe verlernen auftragserteilende Entscheider die Parameter des Outsourcings, die über den Gesamtpreis hinausgehen, und können die Aufwände nicht mehr nachvollziehen. Erschließen sich ihnen die Charaktere der Anbieter nicht mit den obigen Punkten, dann können sie diese Hinweise nicht zur Einschätzung des Angebots nutzen. Die Einschätzung der Anbieter wird zur Glaubens- und Vertrauenssache.

Fazit: Routinierte Auftraggeber haben in den Jahren die Fähigkeit verloren, ihre eigenen Anforderungen so zu beschreiben, dass ein Angebot sich damit vernünftig einschätzen lässt. Am Ende können diese Einkäufer nur erkennen, welches Angebot das billigste ist. Die Anbieter nutzen diese Schwäche und versuchen schlecht durchdachte, unfertige Lösungen zu verkaufen. Aus diesem Grund sollten die Angebote aufmerksam untersucht werden. Was ist der Preis pro Einheit? Was ist eine Einheit wert? Wie wurde die Anzahl angebotener Einheiten errechnet? Welchen Einfluss hat die Vergabepraxis? Welche Variable ist dem Anbieter am wichtigsten? Viele Projekte scheitern, aufgrund von keinen oder nur Teilen der vereinbarten Resultate. Um diese Gefahr zu senken und die Verhandlungen souveräner meistern zu können, sollte man die bevorzugten Variablen des Anbieters erkennen und Typ S von Typ R unterscheiden lernen. Der Charakter des Anbieters zeigt sich im Angebot.

The character of the provider is in the offer

The good offer is determined by an appropriate price. But when does it fit? In the simplest case, two variables determine the offer: 1) the price per unit and 2) the sum of the units. The unit is determined by the experience of the participating employees. The required effort to deliver the service results from the outcomes – the products and services. On the one hand, this scheme can be detailed as desired – into ever smaller components and distributed over different shoulders. On the other hand, even a rough approximation and the average unit price are enough to obtain a rough estimate. In both cases, the variables of the formula (price per unit x number of units = price) indicate the character of the supplier.

Some providers, let’s call them type S, pursuit revenue. The only goal is the next completion – the bigger, the better. The others, let’s call them type R, attach importance to a fruitful, long-term cooperation. They take care of trustful customer relations. How can you distinguish between these two characters based on the offer?

  • Unit price
    A unit is a piece, a quantity or an hourly or rather a daily rate. Depending on the quality of the unit, the charger can be higher or lower. The higher quality costs more than cheap. The experience of the service provider determines the daily rate. In addition, volume scaling’s can influence the price – the larger the order, the lower the unit price. In the case of services, customers benefit from a fixed price, thus shifting the risk of the outlays to the provider.
    In the context of the presentation of the offer, the character of the offeror is revealed on the basis of its focus (variable 1 or variable 2). If you ask what happens if other units are used or additional requirements are needed, such as language or mobility of the workers, then detailed price scales reveal type S and detailed technical explanations type R.
  • Number of units
    The estimate of the outlay depends on the experience of the provider and the level of detail of the offer calculations. The final offer is only the tip of the iceberg – and clients assume that providers have gained a clear picture of the acuteness of the contract. Each tender should at least cover the requirements and contain the following information: List of requirements, prerequisites, planned units, schedule with important milestones and the deadline.
    Here too, it is worthwhile to vary the requirements to see how suppliers react. The answers regarding the costs indicate type S and regarding the technical consequences type R. Answers without long explanations are in both cases a clue of rough estimates.
  • Competitive situation
    Nowadays, buyers are forced to obtain several offers in order to keep prices competitive. The suppliers do not necessarily know their competitors. If it has become common practice that several suppliers apply and always the same ones get the contract or the cheapest offer is always used, then the prices of the winners and the others can become distorted. The winner can expect to adjust the estimates more easily in the running project – the main goal is to win the order. If a provider is repeatedly not selected, the creation of the offer is perceived as a waste of time and the quality of the offer goes down.
    In order to not compare apples and oranges, you should examine skeptically the cheapest and the repeated winners. In both cases, the bids may be insufficiently well prepared, which in the long term becomes a rising risk for the project. If the prices are quickly adjusted on demand, it is probably type S. Type R reacts by coherently adjusting the contents.
  • The description reveals the character
    When the offer is presented, the argumentation of the provider indicates its character. If the focus is on price scales and different pricing schemes are explained, the provider is likely to take care of the pecuniary aspects. If different solutions as well as the pros and cons of the variants are presented, then the provider has considered the task and is able to adapt the offer conclusively.
    If from the beginning costs are paramount and additional discounts are offered, then the possibilities and consequences of the offer may be insufficiently prepared (type S). If, however, the technical aspects are the focus of attention (type R), then the content of the available offers should be compared in order to create a comparable basis and to avoid subsequently unpleasant surprises.

The character is difficult to recognize, if the clients themselves do not know what to do. With the long practice of outsourcing, ordering decision-makers forget the parameters of outsourcing that go beyond the total price and can no longer retrace the effort. If the characters of the providers are not accessible to them with the above points, then they cannot use these hints to assess the offer. The assessment of the providers becomes a matter of faith and trust.

Bottom line: Over the years, experienced clients have lost the ability to describe their own requirements in such a way that an offer can be reasonably assessed. In the end, these buyers can only see, which offer is the cheapest. The offerors take advantage of this weakness and try to sell poorly prepared, unfinished solutions. For this reason, the offers should be examined carefully. What is the price per unit? What is the value of a unit? How was the offered number of units calculated? What is the impact of the procurement practice? Which variable is the most important to the offeror? Many projects fail due to no or only parts of the agreed results. In order to reduce this risk and to be able to master the negotiations more confidently, one should recognize the preferred variables of the provider and learn to distinguish type S from type R. The character of the provider is reflected in the offer.