Anleitungen sind für Anfänger

Es gibt Gelegenheiten, bei denen sich unser Charakter zeigt. Beispielsweise wenn man sich in eine Parklücke zwängt, obwohl bereits jemand dabei ist vorschriftsmäßig einzuparken. Oder wenn man bei der Arbeit seinem Mangel an Empathie und seinem respektlosen Verhalten freien Lauf lässt. Oder wenn man gering schätzend jegliche Bedienungsanleitungen ignoriert. Wir kennen Personen, die den Zusammenbau eines Möbelstücks bereits mit der Muttermilch aufgesogen haben und mit ihrem gesunden Menschenverstand ein Regal oder einen Stuhl zusammenbauen – und manchmal bleiben Teile übrig oder es fehlt etwas.

Dieser Herangehensweise folgen auch viele bei ihrer täglichen Arbeit, denn sie wissen ja, was zu tun ist;-) dort anfangen, wo das Problem ist, sich bemühen und aufmerksam nachregeln. Dieses Vorgehen liefert kurzfristig bei allen Aufgaben ein befriedigendes Gefühl, dass in unendlicher Sisyphos-Arbeit mündet. Dabei gibt es dafür Lösungen, wie Beispiele und Rezepte, die irreführende Ansätze verhindern. Was braucht so eine Anleitung?

  • Das Ziel
    Die Vorstellung der angestrebten Zukunft, mit den Gegebenheiten sowie Ergebnissen und Anwendungsfällen, schafft Erwartungen im Kopf des Anwenders. Viele Aktivitäten lassen sich aus diesem Bild ableiten.
    In den heutigen Büros fallen komplexe Aufgaben an, die durch eine solche Anleitung erleichtert werden. Zum Beispiel die Gestaltung der Abläufe und der Aufbau von Datenmodellen dienen zur Abstimmung zwischen den beteiligten Bereichen. Auf unterschiedlichen Ebenen werden Zielvorstellungen erarbeitet, die dazu dienen, sich auf eine Richtung einzustellen – Change-Aktivitäten brauchen eine Vision, strategische Ziele und, was immer die Vorstellung der Beteiligten anregt (z.B. Werte, SWOT, gemeinsame Begrifflichkeiten).
  • Die Bauteile
    Die Anleitung liefert vor allem einen Überblick über die benötigten Bauteile. Bei einem Möbelstück gibt es eine Übersicht aller Teile und deren Anzahl. Verschafft man sich damit einen Überblick, erhält man die Gewissheit, dass alles vollständig ist. Zusätzlich bekommt man das Verständnis, welche Bauteile man nutzt.
    Um das komplexe Zusammenspiel zwischen verschiedenen Bereichen und Systemen zu meistern braucht es eine Bestandsübersicht, welche Aspekte berücksichtigt werden müssen. Entsprechende Modelle liefern diese Strukturen – ein Ablauf hat Start- und Endereignisse, Schritte, durchführende Personen oder Stellen, Eingangs- und Ausgangsdaten, IT-Systeme und bedarfsorientiert weitere Bauteile.
  • Der Ablauf
    Heutzutage sind die Ergebnisse kleinteilig und verschachtelt. Es ist wichtig, zu wissen, in welcher Reihenfolge etwas getan werden muss, damit das Ergebnis möglich wird. Aus diesem Grund liefert eine Anleitung die Schritte und ihre Reihenfolge, damit am Ende alles zusammenpasst und nichts übrig bleibt.
    Veränderungen finden nicht von jetzt auf gleich statt, sondern brauchen Zeit. Vor allem die Größe der beteiligten Bereiche und die Verteilung über die Welt erhöht die Dauer. Auch hier müssen einige Teile zu Komponenten zusammengefügt werden, bevor sie das Ganze ergeben. Ein neues IT-System benötigt klare Anforderungen, damit die Erwartungen der Anwender erfüllt werden können. Jede spätere Änderung unterminiert die bisherigen Zwischenergebnisse. Aus diesem Grund müssen die Bauteile so eingeplant werden, dass sie zur richtigen Zeit und mit wenig Aufwand zusammengefügt werden können – ein IT-System benötigt eine Infrastruktur von Hard- und Netware, Datenbanken, Abläufe, Formeln und Regeln, sowie die richtigen Bezeichnungen und erforderlichen Sprachen.
  • Das Ergebnis
    Der ganzheitliche Blick auf das Ergebnis und seine Anwendung wird in der Anleitung um die Darstellungen und Erklärungen der Teile, der Komponenten und des Endergebnisses erweitert. Am Ende verfügt man über ein gutes Verständnis, wie das Ganze zusammenwirkt.
    Aufgrund der Komplexität der Interessen und Lösungen verzichten viele auf einen durchdachten Ansatz. Das mag sich auch mit dem Wunschdenken erklären, dass zu dem Hype der Agilität geführt hat, das den Verantwortlichen scheinbar die Last der Entscheidungen nimmt. Dieses etablierte Durchwurschteln ist nur möglich durch den Einsatz der Mitarbeiter, die die Aufgaben der Führungskräfte übernehmen – was die Führer obsolet macht. Es gibt für fast alle Ergebnisse eine Blaupause– sei es eine bestehende Lösung, die man von der Stange kaufen kann (z.B. SAP), oder ein Standard (z.B. ISO56002:2019 Innovation Management), die wie eine Anleitung alles beschreiben.

Fazit: Steckt man bis zum Hals im Wasser, dann fehlt einem der Überblick. Mit einer entsprechenden Anleitung könnte man diesen erhalten und eine Lösung wahrscheinlicher machen. Leider steht den meisten das Wasser bereits bis zur Unterkante der Oberlippe. An den Äußerungen enttarnen sich die Adhokraten: Wir wissen schon, was zu tun ist; Da brauchen wir keinen Plan; Anleitungen sind für Anfänger; Das ist alles viel zu abstrakt. Dabei sind Anleitungen das genaue Gegenteil von abstrakten Philosophien, vor denen sie sich fürchten. Diese Anleitungen bestehen aus einem klaren Ziel, einer Übersicht der Bauteile, einem Vorgehen und einer Darstellung des Ergebnisses. Und zwar ohne langatmige Herleitung und Begründung. Der verbleibende Vorwurf wäre nur noch, dass nicht alles erklärt ist – was ja auch niemand lesen wollen würde. Es ist jetzt ein guter Moment seinen Mindset neu zu justieren und zu verstehen, dass Könner nie ohne ein derartiges Rezept arbeiten, denn: Anleitungen sind nicht nur für Anfänger.

Instructions are for newbies

There are occasions when our character appears. For instance, if you squeeze into a parking space, even though someone is already parking according to regulations. Or when you give vent to your lack of empathy and your disrespectful behavior at work. Or if you ignore any manual. We know people who have learned the assembly of a furniture item already in the cradle and who use their common sense to assemble a shelf or a chair – and sometimes parts remain, or something is missing.

This approach is also followed by many in their daily work because they know what to do;-) start where the problem is, try hard and adjust carefully. This approach provides in the short term a satisfying feeling for all tasks that results in endless Sisyphus work. There are solutions, like examples and recipes, which prevent misleading approaches. What does such manual need?

  • The goal
    The presentation of the desired future, with conditions as well as results and use cases, creates expectations in the mind of the user. Many activities can be derived from this picture.
    In today’s offices there are complex tasks that are made easier with such manuals. For example, the design of business processes and the building of data models help to coordinate the involved areas. At various levels, goals are developed, which help to adjust in one direction – change activities need a vision, strategic goals, and whatever stimulates the imagination of those involved (e.g., values, SWOT, common terminology).
  • The parts
    The manual mainly provides an overview of the required components. In the case of a furniture item, there is an overview of all parts and their quantity. If you get an outline, you can be sure that everything is complete. Additionally, it gives you an understanding of which parts you are using.
    To master the complex interaction between different areas and systems, you need an overview of the inventory, which aspects have to be considered. Corresponding models provide these structures – a process has start and end events, steps, persons/ job positions carrying out the process, input and output data, IT systems, and other components as required.
  • The process
    Nowadays, the results are small and nested. It is crucial to know in which order something has to be done to fulfill the result. Therefore, a manual provides steps and their sequence so that eventually, everything fits together, and nothing is left over.
    Changes do not happen immediately but take time. Especially the size of the affected areas and the distribution across the world increase the duration. Here, too, some parts have to be assembled into components before they make up the whole. A new IT system needs precise requirements so that the expectations of the users can be met. Any subsequent changes undermine the so far achieved interim results. Therefore, the components must be planned in a way that they can be assembled at the right time and with little effort – an IT system requires an infrastructure of hard- and net-ware, databases, procedures, formulas, and rules as well as the correct terms and appropriate languages.
  • The result
    The holistic look at the outcome and its application is extended in the manual by including illustrations and explanations of the parts, the components, and the final result. Eventually, you will have a good understanding of how the whole thing works together.
    Due to the complexity of the interests and solutions, many people forego a well-reasoned approach. It may also be explained with the wishful thinking that has led to the hype of agility that takes the burden of decision making away from those responsible. This kind of established muddling through is only possible by virtue of the commitment of the employees, who take over the tasks of the managers – which makes the leaders obsolete. There is a blueprint for almost every result – be it an existing solution that can be bought off the shelf (e.g., SAP), or a standard (e.g., ISO56002:2019 Innovation Management) that describes everything like a manual.

Bottom line: If you are in the water up to your neck, then you have no overview. With a corresponding manual, you could get it and make a solution more likely. Unfortunately, most people are already up to the lower edge of their upper lip. The adhocrats reveal themselves by their expressions: We already know what to do; We do not need a plan; Instructions are for newbies; This is all much too abstract. Tutorials are the exact opposite of abstract philosophies of which these people are afraid. These manuals consist of a clear goal, an overview of the components, a procedure, and a presentation of the result. And this without lengthy derivation and justification. The only remaining objection would be that not everything is explained – which nobody would want to read. It is now an excellent moment to readjust one’s mindset and understand that experts never work without such a recipe, because: Instructions are not only for newbies.