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Das Tun in Worte packen

Der Lebenszyklus von unterschiedlichen Unternehmen folgt ähnlichen Mustern: Forschung und Entwicklung, Beschaffung, Produktion, Vertrieb, After Sales und Querschnittsfunktionen. Unterschiede entstehen bei den Leistungen, Abläufen, den Beschreibungen, der Zuordnung zu internen Organisationseinheiten oder externen Partnern sowie beispielsweise den Namen der Ablaufschritte. In JEDEM Fall kommen die Firmen nicht umhin, die Aufgaben des Geschäftszwecks durchzuführen, um die angebotenen Leistungen zu liefern. Die folgenden Tätigkeiten finden in allen Bereichen statt und decken einen Großteil der Aufgaben ab: analysieren, entwerfen, erzeugen, validieren, bereitstellen, ausführen, ändern/verbessern.

Die Einzelheiten werden durch verwandte Verben ausgedrückt. Ein Arbeitsschritt wird dabei wie folgt beschrieben: Objekt + Verb (z.B. Motor einbauen; Akte ausfüllen). Anschließend werden sie einer Stelle zugeordnet. Damit Sie die Geschäftsprozesse leichter entwickeln können, lassen Sie sich durch die folgenden über 300 Vorschläge anregen (abgeleitet aus The Complete Business Process Handbook; von Rosing et al.).

  • Analysieren
    Solange wir nicht etwas instinktiv und spontan tun, beginnen wir mit der Untersuchung der Ausgangslage. Hierzu schauen wir uns das Ganze oder Teile davon an. Mit dem mechanistischen Weltbild der letzten vierhundert Jahre wurde das Ganze immer weiter in seine Teile zerlegt, die dann unabhängig voneinander untersucht wurden – auch wenn dabei die lebenswichtigen Zusammenhänge verloren gingen. Als Folge haben wir heute Nerds, die immer kleinere Ausschnitte betrachten, ohne den Kontext zu berücksichtigen und ohne über einen lebendigen Untersuchungsgegenstand zu verfügen.
    Unter dem Oberbegriff Analysieren versammeln sich Verben der Untersuchung, z.B.
    aufteilen, befragen, beobachten, betrachten, denken, diagnostizieren, einteilen, entdecken, erahnen, erfassen, erforschen, erkennen, ermitteln, eruieren, fahnden, festhalten, forschen, herausfinden, identifizieren, kategorisieren, klären, lehren, lernen, nachfragen, prognostizieren, prüfen, recherchieren, richten, sammeln, strukturieren, studieren, suchen, überlegen, untersuchen, verstehen, vorausschauen, zählen, zurückblicken, zusammentragen.
  • Entwerfen
    Die bewusste Gestaltung von Etwas beinhaltet alle Bestandteile, deren Aufbau und Zusammenspiel sowie die Beschreibung der wesentlichen Eigenschaften. Die Komplexität der Ergebnisse und die Notwendigkeit sie mit anderen zu teilen, erfordern am Ende eine Dokumentation in Form einer Liste, Zeichnung, eines Plans oder anderen multimedialen Nachweisen. Dadurch soll die Verschwendung von Ressourcen durch Doppelarbeit und unnötigen Versuchen sowie Fehler vermieden werden. Am Beispiel einer Stellenbeschreibung werden die Elemente sichtbar: z.B. Ziele, Inhalte, Aufgaben, Kompetenzen und Beziehungen zu anderen Stellen.
    Die Verben der Konzeption im weitesten Sinne finden sich unter dem Oberbegriff Entwerfen, z.B.
    abfassen, angleichen, anordnen, anzeigen, aufzählen, ausarbeiten, ausdenken, beginnen, beschreiben, charakterisieren, clustern, designen, einberufen, entwerfen, entwickeln, erdenken, erhalten, erschaffen, etablieren, finden, formatieren, formulieren, fundieren, gestalten, gliedern, gruppieren, hervorbringen, klassifizieren, komponieren, konstruieren, kreieren, listen, organisieren, planen, projektieren, quantifizieren, skizzieren, systematisieren, vereinheitlichen, verfassen, vergleichen, verhandeln, visualisieren, vorbereiten, vorschlagen, wählen, zielen, zusammenstellen.
  • Erzeugen
    Bei der Herstellung eines Gegenstands werden ein oder viele Teile angefertigt und zusammengesetzt – idealerweise auf Basis eines Entwurfs (siehe oben). Hierzu werden Rohstoffe, Teile und Komponenten eines Erzeugnisses hergestellt und zusammengefügt. Bei natürlichen Produkten (wie Getreide, Früchten, Fischen) werden die Erzeugnisse angebaut, gepflegt und schließlich geerntet. Die dafür notwendigen Aufgaben können intern oder extern zugeordnet werden.
    Die Verben der Herstellung sind unter dem Oberbegriff Erzeugen zusammengefasst z.B.
    abstimmen, anfertigen, anrichten, aufrichten, ausbauen, ausfüllen, ausrichten, bearbeiten, bemalen, , bewältigen, bewerkstelligen, bündeln, definieren, diskutieren, einbauen, einkaufen, einpacken, eintreiben, entfachen, erhöhen, erlassen, erledigen, errichten, erstellen, erwecken, expandieren, fabrizieren, fertigen, herstellen, hervorrufen, kodieren, kombinieren, kompilieren, konfigurieren, konstituieren, managen, montieren, nachbereiten, polieren, produzieren, scannen, schaffen, schleifen, treiben, triggern, tun, übersetzen.
  • Validieren
    Die Bewertung von Situationen, Sachverhalten, Ergebnissen und Personen liefert eine Einschätzung bezüglich deren Qualität – vom Bauchgefühl über Likes bis zur aufwendigen Zertifizierung. Die Bewertenden können Lieferanten, Abnehmer oder neutrale Dritte sein. Die Wertungen haben Einfluss auf die Zufriedenheit oder im Extremfall zur Ablehnung der Annahme führen. Sie finden vorwiegend in Meilensteinen statt, die einen entscheidenden Einfluss auf den Arbeitsfortschritt haben.
    Alle Arten von Bewertung finden sich unter dem Oberbegriff Validieren, z.B.
    abchecken, ablehnen, abnehmen, abschätzen, akzeptieren, analysieren, anerkennen, auditieren, befinden, begutachten, benoten, bestätigen, bemessen, beurteilen, bewerten, checken, deuten, durchsehen, einschätzen, einsehen, einstufen, empfehlen, erproben, eruieren, evaluieren, examinieren, explorieren, inspizieren, kontrollieren, kritisieren, messen, mustern, nachrechnen, nachzählen, pilotieren, priorisieren, probieren, ranken, reflektieren, schätzen, sondieren, taxieren, testen, überprüfen, überwachen, urteilen, veranschlagen, verifizieren, werten, zensieren.
  • Bereitstellen
    Das Endergebnis wird an einem bestimmten Ort ausgeliefert, aufgebaut oder zur Verfügung gestellt. Mit diesem Schritt endet die Herstellung. Manchmal müssen die Erzeugnisse an einen bestimmten Ort geliefert und zur Nutzung eingestellt werden. Dienstleistungen werden soweit vorbereitet, dass sie jederzeit ausgeführt werden können.
    Unter dem Oberbegriff Bereitstellen finden sich entsprechende Verben, z.B.
    ablegen, absetzen, abstellen, aktivieren, anbieten, anstiften, anwenden, assimilieren, aufbauen, aufbrechen, aufreihen, aufsetzen, aufstellen, auftischen, ausladen, ausliefern, befördern, beladen, bereitstellen, beschäftigen, bringen, deponieren, einschließen, erreichen, erzielen, exportieren, fortschreiten, generieren, hinlegen, hinstellen, implementieren, initiieren, integrieren, liefern, migrieren, schichten, schließen, tragen, transportieren, überbringen, überführen, übergeben, überlassen, übertragen, umsetzen, unterrichten, verketten, verursachen, vervollständigen.
  • Ausführen
    Jegliches Tun beinhaltet eine oder mehrere Tätigkeiten, dauert eine bestimmte Zeit und erzeugt am Ende ein geistiges oder materielles Ergebnis (siehe auch Erzeugen). Die Abwicklung kann auf Basis eines Auftrags, einer Vorgabe oder des Gespürs und der Fantasie des Ausführenden durchgeführt werden. Bei der Erfüllung kann es sich um handwerkliche, gedankliche oder soziale Aktivitäten handeln. Je weniger die Erfüllung beschrieben wird, desto zufälliger und vor allem unterschiedlich wird die individuelle Ausführung und das Ergebnis sein.
    Unter dem Oberbegriff Ausführen finden sich entsprechende Verben z.B.
    abwickeln, anfahren, anhalten, anweisen, aufnehmen, aufrechterhalten, ausführen, auslösen, austauschen, bedienen, beenden, behalten, berechnen, berichten, beschaffen, beschließen, besprechen, betreiben bewahren, bewirken, darlegen, dienstleisten, dokumentieren, durchführen, einrichten, einschalten, engagieren, entscheiden, erfüllen, erläutern, fixen, fördern, führen, herrichten, kommunizieren, konservieren, leisten, machen, mitteilen, monitoren, pflegen, prozessieren, reagieren, realisieren, regieren, registrieren, schützen, speichern, starten, unterstützen, verwalten, verwirklichen.
  • Ändern/ Verbessern
    Die Veränderungen ähneln der Erzeugung von Ideen und Dingen (siehe oben). Sie umfassen jedoch zusätzlich die Beschäftigung mit dem Background und den Betroffenen. Sie sind in zwei Gruppen geteilt: 1) die Veränderungen erster Ordnung sind Verbesserungen, die das Objekt bestehen lassen und Teile besser machen. 2) Die Veränderungen zweiter Ordnung sind die Umbrüche, die das Objekt ersetzen oder vollständig verschwinden lassen und damit das Ganze erneuern.
    Unter dem Oberbegriff Ändern/ Verbessern finden sich entsprechende Verben, z.B.
    abändern, abnehmen, abwandeln, aktualisieren, anpassen, befreien, berichtigen, beschränken, editieren, einbinden, einstellen, eliminieren, erneuern, ersetzen, erweitern, eskalieren, konvertieren, koordinieren, korrigieren, modernisieren, modifizieren, nacharbeiten, optimieren, reduzieren, reformieren, regulieren, renovieren, reorganisieren, revidieren, revolutionieren, sanieren, standardisieren, tauschen, transformieren, überarbeiten, überdenken, umarbeiten, umbilden, umformen, umfunktionieren, umleiten, umstellen, umstrukturieren, umwandeln, variieren, verändern, verbessern, verdichten, verklären, verringern, wandeln.

Fazit: Die Sprache lebt – googeln, klicken, updaten usw. Dies führt dazu, dass eine endgültige Liste der Verben nicht möglich sein wird, da immer neue Tätigkeiten hinzukommen. Die obigen Beispiele (aus den sieben Bereichen: analysieren, entwerfen, erzeugen, validieren, bereitstellen, ausführen, ändern/verbessern) dienen zur Inspiration für die, die Abläufe beschreiben. Die Verantwortlichen sollten stets ihren eigenen Glossar mit typischen eigenen Begriffen erzeugen, da das einerseits die Beschreibung der Abläufe erleichtert und andererseits ein gemeinsamer Wortschatz entsteht. Wenn mehrere Menschen zusammenarbeiten, kommt man nicht mehr umhin, das Tun in Worte zu packen, die alle verstehen und dadurch wissen, was zu tun ist.

Wer zu spät kommt, den straft das Leben nicht unbedingt

Die Worte „Ich hätte …“  machen verantwortliche Führungskräfte zu Hättisten. Diese Leute verfügen über das Geschick im Nachhinein alles besser zu wissen. Desto häufiger die Nutzung des Konjunktivs von haben, umso eher handelt es sich um einen derartigen Vertreter. Sie sind Bremsklötze des Fortschritts, die selbst keine positiven Ergebnisse erzeugen und die Zukunft über den Rückspiegel anvisieren. Sie schaffen einerseits nichts zur richtigen Zeit und andererseits rauben sie zur falschen Zeit den Aktiven den Schwung. Durch ihr schlechtes Timing machen sie nichts (falsch).

Was macht die Hättisten eigentlich aus?

Sie sind vor allem retrospektive Entscheider.
Hättisten wissen, dass eine Entscheidung die Wahl zwischen mehreren Alternativen ist. Auf Basis von rationalen Kriterien oder schwer definierbaren Gefühlen treffen sie ihre Beschlüsse im Nachhinein. Für sie spielt es keine Rolle, ob sie

  • mit oder ohne sichere Vorausschau,
  • mit oder ohne Schwierigkeiten,
  • mit oder ohne das Durchspielen von Konsequenzen,
  • mit oder ohne Berücksichtigung von Pro und Kontra, und
  • mit oder ohne Druck

entscheiden. Sie sind stets zu spät. Dadurch führen verpasste Aktivitäten und fehlende Vorgehensweisen zu zufälligen Ergebnissen und unvorhersehbaren Folgen. Ihr Mangel besteht im schlechten Timing.

Sie verfügen immer über die beste Lösung
Ihre unbestrittene Fähigkeit ist ein gutes Verständnis von Lösungen und der Unterscheidung zwischen guten und schlechten Auswirkungen. Das Problem wird

  • sauber aus dem Kontext abgeleitet,
  • die Zuständigkeiten erkannt,
  • der Ablauf beschrieben,
  • aus verschiedenen Perspektiven beobachtet,
  • mit einem einfachen Satz beschrieben und
  • bezüglich negativer Aspekte untersucht.

Anschließend leiten sie Ziele (siehe, Link) und Maßnahmen ab. Mit ihren Fähigkeiten sind sie in der Lage, die beste Lösung zu schaffen. Das schlechte Timing verhindert jedoch, dass sie im richtigen Moment liefern. Sie sind einfach zu spät.

Je später, desto besser
Der beste Moment für eine Entscheidung ist dann, wenn das weitere Prozedere festgelegt bzw. aus mehreren Alternativen ausgewählt und freigegeben werden muss. Die Schwierigkeit besteht darin, dass

  • nicht alle Einflüsse im Vorhinein bekannt sind,
  • manche unreflektierte Entscheidungen in die falsche Richtung gehen,
  • einige Informationen gewollt oder ungewollt und ungenau oder falsch sind,
  • bei der Umsetzung Komplikationen weitere Entschlüsse brauchen,
  • die beteiligten Personen die Initiative nicht verstehen wollen oder können,
  • häufig die Option für einen sofortigen Abbruch nicht in Betracht gezogen wird.

Eine Entscheidung im Nachhinein hat den Vorteil, die Auswirkungen vor Augen zu haben. Dadurch können nachträgliche Entscheider die aufgetretenen Stolpersteine umschiffen. Sie verpassen nur den erforderlichen Moment.

Sie tragen nichts aktiv bei
Ihre Beiträge sind sinnlos und bleiben ungenutzt, da die Umsetzung bereits erfolgt ist. Das hindert sie jedoch nicht, ihre „Kommentare“ nachträglich einzubringen. Sie belasten die Beteiligten durch demotivierende Aussagen zu vergangenen Aktivitäten und liefern als Spätzünder auch keine Lösungen für die aktuelle Aufgabenstellung. Sie erzeugen unwirksame Hättiraden, z.B.

  • Ich hätte mich richtig vorbereitet,
  • Hättet Ihr Euch die Zeit genommen.
  • Ihr hättet das Risiko vermieden, wenn …,
  • Ich hätte das nicht so gemacht.

Mit diesen gehaltlosen Beiträgen behindern diese anachronistischen Reichsbedenkenträger die neuerliche Entscheidungsfindung – leider gerade dann, wenn das Team sich dem nächsten Problem widmet.

Fazit: Bei den Hättisten handelt es sich um eigentlich wertvolle Mitarbeiter. Sie verfügen über ein gutes Verständnis der Bausteine, Zusammenhänge und Lösungen. Leider schaffen sie es nicht, ihre Fähigkeiten zur richtigen Zeit zu aktivieren. Einen Ausweg bieten Workshoplayouts, die beispielsweise aus der Sicht des erreichten Ziels eine retrospektive Planung durchführen. Hierzu bringt man die Teilnehmer mental in die Zukunft und lässt sie rückblickend aus der angenommenen Zukunft das Vorhaben betrachten. Dies könnte helfen, dass die ungewollten Hättisten ihre Kenntnisse einbringen und die erforderlichen Schlüsse ziehen. Allerdings erreicht man damit nicht die Politischen, da sie aus Prinzip Entscheidungen vermeiden, um im Falle des Scheiterns ihre Hände in Unschuld zu waschen. Wer zu spät kommt, hat nichts (falsch) getan und kann auch nicht unbedingt für ein schlechtes Ergebnis bestraft werden.