Archiv der Kategorie: Deutsch

Der eigentliche Grund für BPM

Die Zeit vergeht und die Belegschaft arbeitet Schritt für Schritt, bis sie fertig sind. Fertig sein heißt, dass Kunden, die bereit sind, Geld für das Ergebnis auszugeben, die Leistung erhalten. Die wenigsten, die daran mitarbeiten, haben das Glück, direkt mit dem zahlenden Endkunden in Kontakt zu stehen. Meistens haben sie interne „Kunden“, die der Leistung ihren Teil der Wertkette beisteuern. Der gesamte Ablauf wird bestimmt durch die einzelnen Personen, die sich daran beteiligen. In den vergangenen Jahrzehnten haben wir gelernt, dass die bewusste Gestaltung dieser Abläufe, der Geschäftsprozesse, viele Vorteile für alle haben: die Mitarbeiter wissen, was zu tun ist und die Verantwortlichen können den Prozess steuern. In manchen Fällen nehmen sich Unternehmen die Abläufe zum ersten Mal vor. In anderen Fällen erfolgt die Gestaltung zum x-ten Male. Warum betreiben sie diesen Aufwand für Business Process Management (BPM)?

Für die Ausarbeitung der Geschäftsprozesse gibt es viele Begründungen.

  • Silos in Tunnel umkippen
    Die Überwindung der Silogrenzen ist ein Hauptgrund für BPM – Doppelarbeit verschwindet, Verzögerungen beim Grenzübertritt entfallen, Siloegoismen werden aufgelöst. Auch der Tunnel hat seine Begrenzungen, die sich jedoch an den Ergebnissen und den Kunden ausrichten. Das ist jedoch nicht der wesentliche Grund für BPM.
  • Daten fließen lassen
    Die Flut an Informationen wird zukünftig weiter steigen, da immer mehr Abläufe digital transformiert werden müssen – Automatisierung der Abläufe; Digitalisierung der Leistungen; netzbasierter Zugriff auf alles, jederzeit und überall. Das ist jedoch nicht der wesentliche Grund für BPM.
  • Neutrale Einstufung zu erhalten
    Es ist schwer einzuschätzen, wie stark sich einzelne Personen anstrengen. Noch schwieriger wird es, wenn es sich um alle Mitarbeiter eines großen Unternehmen dreht. Die Lösung der vergangenen Jahre ist die Zertifizierung durch einen neutralen Dritten. Die Abläufe sind dabei für alle Beteiligten ein günstiges Ziel – sobald die Abläufe beschrieben sind, werden sie ja auch gelebt – oder nicht. Das ist jedoch nicht der wesentliche Grund für BPM.
  • IT-Lösungen zu ermöglichen
    Eine konkrete Manifestation der Abläufe findet sich in den IT-Systemen. Da die Vorgehen in ablauffähigen Programmcode verschlüsselt werden, müssen spätestens hier eindeutige Abläufe Das ist jedoch nicht der wesentliche Grund für BPM.
  • Ressourcen neu zu verteilen
    Die Aufbauorganisation wird weiterhin das wichtigste Werkzeug zur Verteilung von Hilfsmitteln und Rohstoffen bleiben. Die Nähe zur Wertschöpfung spricht jedoch dafür, die Mitarbeiter und Mittel für die Erbringung der Leistungen, eher einem Prozess zuzuordnen, da sie so besser mit den Ergebnissen abgeglichen werden können. Solange beide Ansätze verfolgt werden, müssen sich die Entscheider damit abfinden, dass sie keine konsistenten Zahlen für ihre Entscheidungen erhalten. Das ist jedoch nicht der wesentliche Grund für BPM.
  • Abläufe zu beschreiben
    Ohne die Beschreibung der Prozesse fehlt allen Protagonisten im Geschäft die sachliche Grundlage, um die Abläufe zu besprechen, bewerten oder zu ändern, klare Zuordnungen der Ressourcen und Daten zu ermöglichen, zertifiziert zu werden und die IT zu realisieren. Nur Druckbares ist Wahres. Das ist jedoch nicht der wesentliche Grund für BPM.

So sinnig, wie alle diese Begründungen sind, so sind sie doch immer nur Mittel zum Zweck. Am Ende geht es nicht um die Beschreibung des Ablaufs, sondern um das tatsächliche Geschäft. Der wesentliche Grund für BPM ist:

Kunden
zuverlässig angemessene Leistungen
auf Basis angewandter Best-Practice
zu liefern.

Dies geht nur, wenn die Kundenwünsche entlang der Wertschöpfung allen bekannt sind und die jeweils besten Abläufe durchgängig angewendet werden, um den Kunden die Leistung zu liefern, die sie bereit sind zu bezahlen. Die folgenden Aspekte unterstützen den wesentlichen Grund für BPM.

  • Nur das machen, was gefordert ist – nicht weniger
    Jeder Prozess hat Kunden: intern die Nachbarabteilung, die von fehlerfreien Inputs profitiert, obwohl sie nichts dafür bezahlt; externe Institutionen, die Anspruch auf Berichterstattung haben; und vor allem die Kunden, die das Ganze mit ihrer Bezahlung finanzieren.
  • Mit minimalem Aufwand, die Anforderungen erfüllen
    In allen Fällen gilt es nur das zu tun, was die Abnehmer einer Leistung tatsächlich benötigen: alle Mitarbeiter müssen ihren Beitrag zur Vermeidung von Fehlern leisten, damit nicht andauernd nachgearbeitet werden muss; das Finanzamt und die Aktionäre haben einen Anspruch auf korrekte Berichterstattung; die Kunden bestimmen die erforderliche Qualität durch ihre Bezahlung und anhaltende Loyalität.
  • Carpe diem
    Abläufe sind vor allem geprägt durch ihre Geschwindigkeit. Es geht nicht um maximale Beschleunigung, da dies zu schwer beherrschbaren Situationen führen würde. Auch die sich auflösende Strömung ist nicht wünschenswert, da dadurch die zeitgerechten Ergebnisse unmöglich werden. Ziel ist es das Gefälle so einzustellen, damit schnell und pünktlich möglichst viele Ergebnisse geliefert werden.
  • Das Sehenswerte erkennen zu können
    So früh wie möglich auf einen hinderlichen Vorfall reagieren zu können, erfordert Sichtbarkeit der aktuellen Situation. Selbst der solistische Handwerksmeister hat gleichzeitig mehrere Werkstücke in Arbeit. In Unternehmen ist es eine unbeschreiblich große Anzahl von Vorgängen, die gleichzeitig ablaufen. Die einzige Chance für einen Überblick bietet der gestaltete Ablauf – gepaart mit einer zeitgemäßen Herangehensweise an die sich ergebende Flut von Daten.
  • Wieder und wieder und wieder
    Nicht die Anzahl der Abläufe ist entscheidend, sondern die Tatsache, dass diese Prozesse wiederholt ablaufen – möglichst immer gleich. Auf der einen Seite rechnet sich dadurch der Aufwand der Gestaltung der Abläufe. Auf der anderen Seite erzeugt die Wiederholung des immer gleichen Ablaufs bei den Mitarbeitern Routine und Sicherheit, was der Güte der Ergebnisse zugutekommt.

Fazit: Während in der Vergangenheit die Wertkette überwiegend innerhalb des Werkzauns stattgefunden hat, so haben wir heute eine hochgradige, weltweite Vernetzung von Unternehmen aller Größen. Das verbindende Element ist der Geschäftsprozess, der beim Kunden beginnt und endet. Der Ablauf wird nicht durch die druckbare Beschreibung wichtig, sondern durch die gelebte Umsetzung, die sich Mensch und Maschine teilen. Der Mensch ist dabei der entscheidende Faktor, da selbst die Maschinen den menschlichen Bediener brauchen. Ohne die Mitarbeiter einzubinden, werden nur die Büros mit A0-Plots tapeziert und die Gestaltung der Prozesse findet fernab des Geschäfts im Elfenbeinturm statt. Sie sollten nicht den wesentlichen Grund für BPM mit dem falschen Schwerpunkt unterminieren: Kunden zuverlässig angemessene Leistungen auf Basis gelebter Best-Practice zu liefern.

Formassoziationen

In visuellen Darstellungen stecken immer die drei Grundformen: Kreis, Quadrat und Dreieck. Was häufig übersehen wird, ist die unterschwellige, zusätzliche Bedeutung, die in den Mustern stecken. So wäre es ungeschickt, wenn man Instabilität mit einem Quadrat vermitteln wollte. Oder eine hierarchische Organisation mit einem Kreis. Oder Sanftheit mit einem Dreieck. Die Formen werden nicht explizit gebildet, sondern ergeben sich oft aus der Gestaltung der eigentlichen Inhalte – Texte und Bilder. Mit dem geschickten Einsatz dieser Grundformen werden Effekte erzielt, die die eigentliche Botschaft unterstützen oder durch bewusstes Abweichen Aufmerksamkeit erregen.

Als Einstieg betrachten wir dieses Mal die drei Formen.

  • Der Kreis
    Ohne Anfang und Ende und ohne einen stabilen Stand liefert der Kreis das Gefühl von Harmonie und Unendlichkeit. Rundheit kann in vielen Dingen beobachtet werden. Angefangen bei alltäglichen Dingen, wie der Sonne und dem Mond, Rädern, Schallplatten/CD’s/DVD’s oder Münzen, bis hin zur Himmelsscheibe von Nebra und der Tafelrunde des König Artus. Der Kreis umschließt gleichmäßig ein Gebiet, wodurch der Eindruck von Ausgeglichenheit und Sicherheit entsteht. Er wirkt von allen Formen am natürlichsten und angenehmsten.
  • Das Quadrat
    Gleiche Seitenlängen und Winkel geben dem Quadrat Gewicht. Es ist ein Sonderfall des Vierecks. Das rechtwinklige, gleichseitige Rechteck wird nur manchmal genutzt, z.B. beim Schachbrett, bei Würfeln, selten bei Produkten, wie einem Tisch oder dem IPOD Shuffle. Die Ruhe und Sachlichkeit, die es ausstrahlt, erzeugt weniger Spannung, aber dafür das Gefühl von Stabilität – zumindest solange es auf einer der Seiten liegt. Steht es auf der Ecke, wirkt es so unstabil wie ein Dreieck. Da in der Natur, wenn überhaupt, nur wenige Quadrate vorkommen, sieht es von allen Formen am künstlichsten aus.
  • Das Dreieck
    Die spitzen Winkel erzeugen Dynamik. Dreiecke aller Art finden sich überall und sorgen für Spannung. Auf einer Seite stehend weist es nach oben und warnt zur Vorsicht. Steht es auf einer Ecke, dann weist es nach unten und erzeugt einen instabilen Eindruck. Auf alle Fälle wird es als aktiv, draufgängerisch, aggressiv und zerstörerisch eingestuft. Dreiecke finden sich in der Architektur (z.B. bei Dächern und Pyramiden), in der Natur (z.B. bei Bergen und Kristallen) und in der Mathematik (z.B. zur Berechnung von Computergrafiken). Zum Aufbau von Spannung und zur Aktivierung einer Botschaft ist das Dreieck die perfekte Grundform.

Diese zweidimensionalen Formen können beliebig variiert werden, indem man sie dreht oder kippt. Dadurch können die Effekte verstärkt oder abgeschwächt werden.

Fazit: Unsere Wahrnehmung bemerkt Bilder und Ideen bewusst und unbewusst. Zusätzlich werden Formen und Farben wahrgenommen, die nicht unbedingt zu dem gestalteten Inhalt gehören, allerdings trotzdem den Eindruck des Betrachters beeinflussen. Der Kreis, das Quadrat und das Dreieck haben über die Zeit Wirkungen entwickelt, die man berücksichtigen sollte. Macht man sich diese Wirkungen bewusst, dann kann man ungewollte Formassoziationen vermeiden oder gewünschte Wirkungen erzeugen.