Archiv der Kategorie: Management

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Aus den Vorteilen raus geredet

Es ist ein langer Weg, bis unterschiedliche Interessen harmonisiert sind, um schließlich Vorteile aus einer Partnerschaft zu ziehen. Dabei ist es wichtig, sich klar zu machen, was man bereit ist dafür aufzugeben und vor allem, was man sich davon erhofft. Manche Mitgliedschaften sind das Resultat von Verhandlungen. Andere können gekauft werden, in dem man einen bestimmten Beitrag bezahlt. Nach erfolgreichem Beitritt macht man das Beste daraus. Die EU ist ein solcher Klub, der über die Jahre immer größer geworden ist. Ein Teil der Mitglieder scheint jedoch nicht die Regeln einer solchen Mitgliedschaft beherzigen zu wollen. Sie ziehen ihre Vorteile aus den Rechten, ohne ihre Pflichten zu erfüllen. Und dann gibt es da noch die Engländer, die glauben austreten zu können und trotzdem die Vorzüge des gemeinsamen Marktes weiter nutzen zu können. Dabei haben sie sich selbst aus den Vorteilen raus geredet.

Eigentlich sind die Grundsätze einer Mitgliedschaft Allgemeingut.

  • Aufnahmekriterien
    Klubs nehmen nicht jeden auf. Man muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, um Mitglied zu können. Die Festlegung dieser Anforderungen ist immer gut beschrieben. Für die EU gelten die Kopenhagener Kriterien, z.B. institutionelle Stabilität, rechtsstaatliche Ordnung, eine funktionierende Marktwirtschaft und die Übernahme des gemeinschaftlichen Rechts. In anderen Beitritten reicht die Bezahlung der Mitgliedbeiträge. Solange die Kriterien erfüllt werden, hat man Anspruch auf die angebotenen Vorteile.
  • Beginn der Mitgliedschaft
    Der Beitritt erfolgt auf eigenen Wunsch mittels eines Antrags und der erfolgreichen Erfüllung der Aufnahmekriterien. Bei der EU handelt es sich um ein aufwendiges Verfahren, der Prüfung eines umfangreichen Fragenkatalogs, dem sogenannten Screening. Danach beginnen die Verhandlungen, die schließlich im Beitrittsvertrag enden. Auch in anderen Vereinigungen werden ähnliche Schritte durchgeführt. Wie umfangreich die Prüfungen sind, bestimmt jede Vereinigung für sich – von dem Eingang des Mitgliedbeitrags, bis hin zu einem aufwendigen Verfahren, wenn auch nicht so umfangreich, wie bei der EU.
  • Vorteile der Mitgliedschaft
    Die wesentlichen Vorteile einer Mitgliedschaft sind die Angebote, die sich innerhalb der Gemeinschaft bieten. In der EU sind das die Vorteile des Binnenmarktes, die Freizügigkeit für Arbeitnehmer, der Wegfall von Grenzkontrollen und natürlich der Euro. Egal wie man zu einzelnen Aspekten der EU steht, scheint die Gemeinschaft so verlockend zu sein, dass Länder beitreten wollen. Das Gleiche gilt für alle Mitgliedschaften. Es gibt interessante Angebote, die man gegen die Aufwendungen für die Zugehörigkeit aufwiegen muss. Fällt die Bewertung positiv aus, wird man Mitglied und genießt die Vorteile, solange man in der Gemeinschaft ist.
  • Beendigung der Mitgliedschaft
    Jede Mitgliedschaft kann von beiden Seiten beendet werden. Bisher wurde niemand zum Austritt aus der EU gezwungen. Im Gegenteil. Die Gemeinschaft hat sich stets bemüht Ländern, die Schwierigkeiten hatten, zu helfen. Mit dem BREXIT hat sich die britische Politik das Votum der Bevölkerung geholt auszutreten, indem die Pflichten als Nachteile dargestellt wurden. Das Prozedere versprach Verhandlungen über einen geordneten Austritt. Leider haben die Engländer den wichtigsten Grundsatz einer Mitgliedschaft außer Acht gelassen: Verlässt man einen Klub, dann verliert man auch seine Vorteile. Das gilt für jede Mitgliedschaft, unabhängig, wie schwierig der Zutritt mal war.

Fazit: Es wird viel geredet über einen geordneten oder einen ungeordneten Austritt Englands. Die Ordnungsrufe im Parlament helfen auch nichts mehr. Vermutlich geht es nur nach darum, die Zeit bis zum 29. März 2019 zu überbrücken. Allerdings werden die Schäden, die durch den Rückzug der europäischen Wirtschaft entstehen, die Briten noch lange Jahre belasten. Die erhoffte Entlastung wird durch die Folgekosten weit übertroffen. Wohlgemerkt nicht ganz Großbritannien wird betroffen sein. Die Schotten werden die Unabhängigkeit anstreben und am Ende wird Irland wahrscheinlich zusammenwachsen. Die Engländer werden sich in die Bedeutungslosigkeit beamen, wenn sie JETZT nicht das Ruder herumwerfen. Folgt man den allgemeinen Gepflogenheiten, findet genau das statt, was bei jeder Kündigung passiert. Es fallen keine Beiträge mehr an und man verzichtet auf die dazugehörigen Vorzüge. Damit hätten sie sich aus den Vorteilen raus geredet.

Die Geschäftsabläufe sind nur selten das Problem

Durch die Digitalisierung steigt der Anteil der maschinell hintereinander ablaufenden Arbeitsschritten, die Rechner in einer unvorstellbaren Geschwindigkeit abwickeln. Damit erfüllt sich der Traum von vielen Ablaufgestaltern – endlich lassen sich die Abläufe zuverlässig einführen. Dass sich nur einfache Abläufe festlegen lassen, übersehen sie bei der Menge der Unterlagen bzgl. Inputs, Outputs, KPIs und Ablaufschritten. Die VUCA-Wirklichkeit erfordert jedoch die Fähigkeit, auf kurzfristige Veränderungen zu reagieren. Und diese Fähigkeiten bieten weiterhin nur Menschen – wenn auch nicht so schnell wie die Rechner. Trotz fortschreitender Digitalisierung müssen weiterhin die Blockaden der vergangenen Jahre berücksichtigt werden.

Es ist ein überraschendes Phänomen, dass die Menschen, die am meisten mit den Geschäftsprozessen arbeiten, die größten Hindernisse für die Umsetzung darstellen. Schon Peter Drucker hat es auf den Punkt gebracht: „Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel.“ Die nächsten Punkte illustrieren solche Mängel.

  • Prozesse sind kein Code
    Auch wenn Digitalisierung im Moment die Geschäftsabläufe wieder auf die Tagesordnung bringt, so bleiben weiter die Herausforderungen eben die Teile, die weiterhin von Menschen ausgeführt werden. Die Abläufe sind kein Programmcode, den man bei den Mitarbeitern „hochlädt“ und dann läuft alles wie geschmiert. Es ist eher so, dass alles läuft TROTZ der festgelegten Abläufe.
    Dies erfordert die Berücksichtigung der Mitarbeiter bei der Beschreibung der Aktivitäten. Es muss nur soviel festgelegt werden, dass die fehlenden Feinheiten von den Mitarbeitern hinzugefügt werden können, sobald sie den Ablauf verstanden haben.
  • Beschrieben ist nur die halbe Miete
    Da wir alle getrieben sind von Vorgaben, müssen die Ergebnisse, die wir erzeugen, messbar sein. Es geht nicht darum, die Beschreibung abzuschaffen – Nur Druckbares ist Wahres. Wichtiger ist es, dass man nicht aufhört, wenn der Fluss beschrieben ist. Was nützen die besten Anweisungen, wenn keiner sie erfüllen kann. So mancher Verantwortlicher verschanzt sich hinter der von ihm kreierten Flut an Flussdiagrammen und vergisst, dass die eigentliche Arbeit jetzt erst beginnt.
    Die Betroffenen müssen in die Prozessdenke eingeführt werden, den geschäftlichen Ablauf verstehen und ihren Anteil an der Umsetzung erkennen – desto früher, desto gut
  • Prozesse sind Topmanagementaufgabe
    Die größten Hürden bei der Umsetzung sind die Entscheider. Natürlich sind sie am Anfang Feuer und Flamme und verkünden die notwendigen Leitgedanken – durchgängig vom Anfang bis zum Ende. Es dauert meistens nicht lange bis wieder andere Themen wichtiger werden – leider bevor die prozessualen Maßnahmen vollständig umgesetzt sind. Damit unterminieren die Führungskräfte ihre eigenen Absichten und stehen innerhalb kürzester Zeit vor dem Scherbenhaufen ihrer Wünsche – was sie nicht davon abhält, auf den Scherben bereits die übernächste Initiative zu starten. Über die Zeit führt das zu einem Multi-Projekt-Portfolio, zu endlosen Umpriorisierungen, frustrierten Mitarbeitern und dem Wunsch von oben: Das Eine tun, ohne das Andere zu lassen.Solange die Entscheider die Abläufe nicht bei allen ihren Aufgaben berücksichtigen und sicherstellen, dass sie am Ende nicht stecken bleiben, solange haben die Geschäftsabläufe keine Chance ihre Wirkung zu erzielen.
  • Was der Bauer nicht kennt
    Obwohl diese Aktionen den geschäftlichen Alltag durchdringen und eigentlich alle Mitarbeiter und Führungskräfte betroffen sind, unternehmen die Verantwortlichen große Anstrengungen, die Prozessbeschreibungen so zu schützen, dass nur Ausgewählte einen Einblick erhalten. Selbst nachdem die Abläufe für gut befunden und freigegeben sind für die Einführung, werden nur selten Anstrengungen unternommen, die Mitarbeiter umfassend zu informieren. Es gibt kein Big Picture, dass ihnen das grobe Zusammenspiel erklärt, oder die kritischen Herausforderungen, oder die neuen Fähigkeiten, die benötigt werden, oder den Workflow, der dann tatsächlich von den Mitarbeitern ausgeführt werden soll. Die Folge ist vorhersehbar – was der Bauer nicht kennt, das frisst er nicht.
    Solange die Abläufe als Geheimwissen behandelt werden, indem die Notation nicht erklärt wird, die Beschreibungen nicht verfügbar gemacht werden und die Betroffenen sich nicht beteiligen können, werden die Mitarbeiter widerständig den Tsunami über sich hinwegziehen lassen, ohne etwas zu verändern – so wie üblich.

Fazit: Die Digitalisierung schreit mal wieder nach neuen Abläufen – für alle Regionen, Kulturen und Sprachen. Geschäftsprozessmanagement (GPM/BPM) ist eine altehrwürdige Disziplin, sodass es keine Unbekannten mehr gibt. Alle Elemente, die Vorgehensweisen, Methoden und Formate, liegen als Best-Practices vor. Und trotzdem laufen die Initiativen unbefriedigend. Das liegt unter anderem an

  • Falschem Verständnis: Prozesse sind kein Code
  • Fehlender Vermittlung: Beschrieben ist nur die halbe Miete
  • Mangelnder Unterstützung: Prozesse sind Topmanagementaufgabe
  • Echtem Widerstand der Betroffenen: Was der Bauer nicht kennt

Solange die Betroffenen vergessen werden und die Führungskräfte sich weiter das hausgemachte Durcheinander leistet, werden die Zyklen der unbefriedigenden BPM-Aktivitäten sich wiederholen. Die Geschäftsabläufe sind dabei nur selten das Problem.