Hinhören

Der Drang seine eigene Position mitzuteilen treibt manche mit einem vorgefertigten Skript in ein Gespräch. Fast wie eine Sprachaufnahme wird der Dialog gestartet und ohne Pause abgespult. Üblicherweise sind die Sachverhalte stimmig. Die Gliederung beinhaltet die wesentlichen Punkte. Von Zeit zu Zeit ist die Beteiligung der Gesprächspartner in Form von Fragen eingebaut. Der eigene Standpunkt ist klar herausgearbeitet und mit einem griffigen Schluss versehen. Und trotzdem führt das Gespräch nicht zu dem gewünschten Ende. Bei näherer Betrachtung fällt einem dann auf, dass die Gelegenheit vergeben wurde, auf die Zuhörer zu hören.

Listen

Ein Gespräch besteht weniger aus Reden als aus Hinhören. Das Gehörte liefert soviel Inhalt, dass man sich beim Reden auf das beschränken könnte, was den Zuhörer wirklich interessiert.

  • Stellen die Ansprechpartner Fragen?
    Der direkteste Hinweis auf zusätzlich benötigte Informationen ist eine klare Frage der Zuhörer. Dies ermöglicht es die eigene Aussage so anzupassen, dass die Anderen sie besser verstehen können. Es ist Pech, diese Fragen nicht zu bemerken. Einerseits verpasst man die Chance, sich angemessen auszudrücken. Andererseits bauen sich beim Fragenden negative Gefühle auf. Aus diesem Grund sollte unter allen Umständen auf Fragen eingegangen werden. Und wenn es nur der Hinweis ist, dass man am Ende alle Fragen beantwortet.
  • Scheinen den Teilnehmenden Informationen zu fehlen?
    Die Gesprächspartner nutzen häufig den Moment, an dem der Vortragende Luft holt, um sich in die Bresche zu schmeißen und auch mal etwas zu sagen. Dabei handelt es sich meist um eine Rückmeldung, die einem verdeutlicht, was bisher angekommen ist oder was vielleicht noch fehlt. Hört man aufmerksam hin, dann kann man diese Missverständnisse heraushören und mit zusätzlichen Erläuterungen darauf reagieren. Als Vortragender sollte man immer besser vorbereitet sein, als die Teilnehmenden. Deshalb ist man in der Lage, die entsprechenden Klarlegungen zu liefern.
  • Haben die Gegenüber auch auf Nachfrage keine weiteren Informationsbedarfe?
    Am Ende der Vorstellung sollte in jedem Fall nachgefragt werden, ob sich im Verlaufe des Gesprächs weitere offene Punkte ergeben haben. Sollten Fragen bestehen, auf die man keine Antwort hat, dann kann man die entsprechenden Zusatzinformationen auch nachträglich nachliefern. Gibt es keine Wünsche mehr, dann ist es Zeit das weitere Vorgehen zu vereinbaren und das Gespräch zu beenden. Ist man früher fertig als geplant, so ist dies hervorragend. Die Gegenüber werden dankbar sein, etwas ungeplante Zeit geschenkt zu bekommen.

Zusätzlich lohnt sich der Blick zwischen die Zeilen.

  • Sind die Ansprechpartner in positiver Stimmung?
    Die positive Stimmung der Gegenüber wird erkennbar, wenn sie aufmerksam nickend und lächelnd zuhören.
  • Gibt es Signale von Desinteresse?
    Sobald der Blick der Zuhörer immer häufiger auf die Uhr oder das Handy abschweift oder die Zuhörer anfangen zu gähnen, wird das Eis sehr dünn. In diesem Fall kann man durch Anhebung der Stimme, durch einen Wechsel der eigenen Körperhaltung oder durch einen abschweifenden Kommentar erneutes Interesse wecken.
  • Befinden sich einige im Widerstand?
    An Mimik, Gestik und Körperhaltung werden Widerstände sichtbar. Heruntergezogene Mundwinkel oder der Griff an die Stirn oder, wenn sich ein Gegenüber abwendet, besteht eine große Wahrscheinlichkeit, dass sich Widerstand entwickelt. Dies kann soweit gehen, dass die Teilnehmer anfangen zu stören.

Am Ende des Gesprächs ist es hilfreich, die Ergebnisse kurz zusammenzufassen. Signalisiert das Publikum Zustimmung, dann haben Sie das Ende des Gesprächs erreicht. Dabei sollte man jedoch nicht erwarten, dass bereits alles verstanden wurde oder eine Vereinbarung bereits möglich ist. Es braucht mindestens eine Nacht, um dem Batchlauf im Kopf die Chance zu geben, die Ergebnisse für sich nachzuvollziehen. Danach steht einem Abschluss nichts mehr oder alles im Weg.

Fazit: Das Gespräch besteht nicht nur aus Reden, sondern vor allem anderen aus Hinhören. In den Rückmeldungen der Gegenüber finden sich Hinweise auf deren Bedürfnisse. Gleichzeitig spricht der Körper eine klare Sprache. Durch die aufmerksame Beobachtung der Gegenüber werden einem wichtige Anhaltspunkte bezüglich deren Stimmung geliefert. Auf dieser Grundlage lassen sich Gespräche wirkungsvoller gestalten. Deshalb – mehr Hinhören.

Listening

The urge of letting others knowing your stand point drives some people with a prepared script into a conversation. Almost like a voice recording the dialogue starts and unwound without break. Normally the content is coherent. The outline contains the relevant aspects. Occasionally, the audience participation is inserted in terms of questions. The own point of view is well elaborated and provided with a catchy conclusion. Nevertheless, the discussion does not lead to the desired end. On closer look, you recognize that you missed the opportunity to listen to the listeners.

Listen

A conversation consists less of talking but of listening. What you hear provides so much contents that you could limit your talking on what the listener is really interested in.

  • Do the counterparts ask questions?
    The best hint for additionally needed information is a straight question by the listeners. This enables to adapt your expression in such a way that the others can better understand. It is a bad luck, not to notice these questions. On the one hand you miss the opportunity to express yourself appropriately. On the other hand negative feelings grow within the questioner. For this reason you should enlarge on questions under all circumstances. Even if it is only the indication that you answer all questions at the end.
  • Do the participants seem to lack some information?
    The listeners often use the moment, when the speaker takes a breath, to step into the breach in order to also say something. This is usually feedback that clarifies, what was understood so far or what might be missing. If you listen attentively, you can hear these misunderstandings and react with additional explanations. As speaker you should be better prepared, as the participants. Therefore you are able to provide the appropriate clarification.
  • Do the counterparts have no additional information need, if they are asked?
    At the end of the presentation in any case you should ask, whether there are open issues that came up within the conversation. If there are questions that go beyond what you know, you can later deliver the appropriate information. If there are no further wishes, it is the right time to agree about the next steps and to terminate the conversation. When you finish earlier than planned, it is great. The counterparts will be grateful to be given some unplanned time.

Additionally it is worthwhile to take a look between the lines.

  • Are the counterparts in positive mood?
    The positive tendency of the opposite can be seen, if they listen attentively nodding and smiling.
  • Are there signs of disinterest?
    As soon as the gaze of the listeners deviates to the mobile phone or the watch or the listeners start yawning, the ice becomes very thin. In this case you can arouse renewed interest by raising the voice, changing your posture or through a deviating comment.
  • Do people show resistance?
    Facial expressions, gestures and postures show resistances. A turned down mouth or a grasp to the forehead or, if an opposite turns away, indicate a large probability that resistance is growing. This can go so far that the participants start disturbing.

At the end of the discussion it is helpful to briefly summarize the results. If the audience signals agreement, then you reached the end of the conversation. However, you should not expect that everything is already understood or that an agreement has reached. It takes at least one night, in order to give the batch run in the mind the opportunity to reconsider the results. Afterwards nothing or everything bars the way to getting a closing.

Bottom line: The discussion consists not only of talking, but, above all, of listening. In the feedback of the counterparts you find hints about their needs. At the same time the body speaks a clear language. By observing attentively the counterparts you get important reference points concerning their mood. On this basis, you can design conversations more effectively. Therefore – more listening.