Die Form – das erste Tor in den Kopf des Publikums

Manchmal ist es wie verhext. Nach Tagen hat man die Lösung für ein Problem gefunden. Die Prämissen sind ausführlich beschrieben, die Schlussfolgerungen passen alle zusammen und die Ergebnisse bauen auf den ursprünglichen Erwartungen auf. Alles führt zu einem nachvollziehbaren Ergebnis. Trotzdem kann das Publikum Ihnen nicht folgen. Vielleicht fehlt nur die richtige Form – das erste Tor in den Kopf des Publikums.

Form Kommunikation

Auf den ersten Blick scheinen die vielen Formate, wie Artikel, Broschüren oder Präsentationen, keine durchgängige Form zu besitzen. Tatsächlich gilt für alle grundsätzlich ein ähnliches Schema, das sich auf die folgenden Aspekte reduzieren lässt.

  • Titel reißen mit
    Der schnellst Zugang zum Publikum ist der Titel. Im Zuge der Flut an Informationen, denen wir uns aussetzen müssen, fehlt die Geduld, um lange zu überlegen, ob die vorliegende Information es wert ist, Aufmerksamkeit zu investieren. Der Titel ist der Haken, der die Betrachter hineinzieht, abstößt oder im schlimmsten Falle zu keiner Reaktion führt. Je überraschender und neugierig machend ein Titel, desto wahrscheinlicher lässt sich das Publikum darauf ein.
  • Zusammenfassungen fesseln
    Die zweite Hürde wird innerhalb der folgenden Minute genommen, in der die Betrachter so zu fesseln sind, dass sie auch die restlichen Informationen anschauen. In einem Text füllt die Zusammenfassung einen Absatz, indem alle wesentlichen Erkenntnisse so angekündigt werden, dass man sie überblickt, aber noch nicht abschließend kennt. In einer Präsentation findet sich die Zusammenfassung in der Kopfzeile einer Folie, die die wesentliche Aussage in einem Satz wiedergibt.
  • Zwischentitel leiten
    Die Gliederung hängt vor allem von dem jeweiligen Inhalt ab. In jedem Fall ergeben sich Abschnitte, die aus mindestens einem Absatz bestehen. Die Betonung durch Zwischentitel hilft den Betrachtern, die vorliegende Seite schnell zu überfliegen und die Bereiche zu finden, die sie interessieren. Im Gegensatz zum Titel, der eher grundsätzliche Neugier wecken soll, folgen die Zwischentitel dem Thema. Sie sollten den nachfolgenden Inhalt möglichst verständlich ankündigen.
  • Absätze bündeln
    In einem Absatz werden zwei bis drei Sätze zu einer Einheit zusammengefasst. Dem interessierten Publikum wird die Navigation durch die inhaltlichen Blöcke erleichtert. In Texten wird so ein schnelleres Querlesen ermöglicht. Auf Folien können die Zuschauer während der Präsentation die Folie schnell überfliegen und besondere Aufmerksamkeit auf den Teil richten, die sie am meisten interessiert.
  • Hervorhebungen signalisieren
    Der kleine Bruder des Absatzes ist der Fett– oder Kursivdruck. Hier hebt der Autor einzelne Wörter hervor. Die Betrachter erhalten so schnell einen Überblick der wichtigsten Bestandteile der Sätze. Diese Hervorhebungen sollten möglichst selten genutzt werden, damit ihr Effekt nicht verpufft. In Präsentationen kann die Hervorhebung auch durch Farben erzeugt werden. Die Nutzung von Farben ist ein gesondertes Thema. Aber hier nur soviel: positive Aspekte mit Rot und negative Aspekte mit Grün zu markieren sendet meistens die falsche Botschaft; Außer: dies ist die Botschaft.
  • Listen erleichtern
    Zusammenhängende Absätze, die ein Ganzes beschreiben, können am besten in Form von Listen wiedergegeben werden. Damit schafft man eine zusammenhängende Einheit, die sich schnell verarbeiten lässt. Dies kostet zwar Platz, aber die Leser honorieren diese Form, da sie sich die Inhalte besser merken können.
  • Bilder sind offen für Auslegungen
    Eigentlich ist es trivial, aber ein Bild sagt immer noch mehr als Tausend Worte. Diese Wirkung kommt vor allem daher, dass die jeweilige Wortwahl, bei verschiedenen Personen verschiedene Assoziationen hervorrufen. Häufig führt das zu Missverständnissen, die sich aus den individuellen Lebenssituationen ergeben. Bei einem Bild findet der Einsatz von Worten unbewusst im Kopfe des Betrachters statt. Die Betrachtung eines Bildes erleichtert die Verknüpfung der Botschaft mit den eigenen Gedanken und Erfahrungen. Die Schlüsse, die sie dann daraus ziehen, sind in einem Kulturkreis eher gleich.

Fazit: Der Einsatz der obigen Elemente in Texten und in Präsentationen erleichtert dem Publikum das Verständnis der Inhalte. Wird die Betrachtung nicht durch einen formlosen Aufbau gestört, erreicht die eigentliche Botschaft das Publikum mit minimalen Widerständen.

The form – the first gateway into the mind of the audience

Sometimes it is like bewitched. After days you have the solution for a problem. The premises are described in detail, the conclusions fit together, and the results build up on the original expectations. Everything leads to a comprehensible result. Nevertheless the audience cannot follow you. Perhaps the correct form is simply missing – the first gateway into the mind of the audience.

Form Kommunikation

At first sight the various formats, like articles, brochures or presentations seem to lack a common form. In fact, they all have a similar pattern that can be reduced to the following aspects.

  • Titles carry away
    The quick entry point to the audience is the title. With the flood of information that we are exposed to, we do not have the patience to consider for a long time, whether the actual information is worth it to invest attention. The title is the hook that pulls the observer into it, repels or, in the worst case, leads to no reaction at all. The more surprising and intriguing a title, the more likely the public will engage to look at it.
  • Summaries engage
    The second hurdle is taken within the following minute, in which the viewers have to be drawn into it in such a way that they look also at the remaining information. In a text the summary fills a paragraph by announcing all essential insights in such a way that one can overlook the facts but not yet finally knows. In a presentation the summary is in the header of a slide that shows the essential expression in one sentence.
  • Subheads are leading
    The outline depends particularly on the respective contents. In any case there are sections that consist at least of one paragraph. The emphasis of these subheads helps the viewers, to run quickly over the side at hand and to find the areas of interest. Contrary to the title, which should rather create fundamental curiosity, the subheads follow the topic. They should announce the succeeding contents as clearly as possible.
  • Paragraphs bundle
    In a paragraph two to three sentences are combined into a unit. Navigation is facilitated for the interested audience by the contentual blocks. A faster skimming is possible in texts. During the presentation the spectators can run quickly through the foil and direct their attention on the part that is most interesting for them.
  • Highlights send a signal
    The small brother of the paragraph is the fat or italic In these cases the author emphasizes special words. That way the viewers get quickly an overview of the most important components of the sentences. These highlights should be used as rarely as possible, so that their effect does not fall flat. In presentations the emphasis can also be produced with colors. The use of colors is a separate topic. The only thing to be said here: marking with the wrong color, like positive aspects with red and negative aspects with green sends the wrong message; Except: this is the message.
  • Lists relieve
    Related paragraphs that describe a whole, can be shown at best as lists. Thus, one creates a related unit that can be processed quickly. This costs space, but the readers honor this form, because they can better remember the contents.
  • Pictures are open for interpretations
    It is actually trivial, but a picture is worth a thousand words. This effect comes mainly from the fact that the respective wording creates different associations for different people. This leads frequently to misunderstandings that result from the individual living situation. With a picture the respective use of words takes unconsciously place in the mind of the observer. The look at the picture facilitates connecting the message with the personal thoughts and experiences. The conclusions that they make, are rather similar in one cultural area.

Bottom line: The application of the previous elements in texts and presentations makes it easier for the audience to understand the contents. If the perception is not disturbed by a form-free structure, the actual message reaches the audience with minimum resistances.