Geschickt Zahlen zeigen

Mehr und mehr Zahlen werden heute erzeugt und dienen als Grundlage für Entscheidungen. Dies führt dazu, dass man den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht. Einen Ausweg bieten Diagramme. Leider beachten die Anwender nicht immer den Einfluss der Darstellungsart. Das ist erstaunlich, da doch die Botschaft verstärkt wird, wenn Zahlen geschickt gezeigt werden.

Visualisierungen EXCEL scribble

Die reinen Zahlen vermitteln nicht immer den gewünschten Eindruck. Glücklicherweise verfügen die meisten Computer heute mit MS-EXCEL über verschiedene Geschäftsgrafiken, wie Säulen-, Linien-, Kreis- und Balkendiagrammen etc. Diese Charts fügen dem eigentlichen Zahlenwert eine zusätzliche grafische Komponente hinzu: größer oder kleiner, steigend oder fallend, gleicher oder ungleicher, usw. Dies verstärkt die gewünschte Aussage. Die folgenden Aspekte sollten berücksichtigt werden.

  • Größe
    Werden Größenordnungen, wie Menge, Länge, Leistung dargestellt und miteinander verglichen, empfehlen sich Säulen- bzw. Balkendiagramme. Damit lassen sich die unterschiedlichen Werte mit horizontalen Balken oder vertikalen Säulen nebeneinander aufbereiten. Die Wahl des Wertebereichs verstärkt dabei die Botschaft. Durch zusätzliche Sortierung der Daten wird die Rangfolge sichtbar. Die Anzahl der dargestellten Werte sollte an die Präsentation angepasst werden: bei Projektionen 7plusminus2, für A4-Formate nicht mehr als 40 pro Seite.
  • Verläufe
    Werte, die sich im Laufe der Zeit verändern, werden bevorzugt mit dem Linien- bzw. Kurvendiagramm dargestellt. Steigende Kosten, die Fluktuation der Mitarbeiter oder Temperaturschwankungen lassen sich damit auch über sehr lange Zeiträume darstellen. Die Linie vermittelt intuitiv den Zeitverlauf von links nach rechts. Die Anzahl der dargestellten Werte wird bestimmt durch die Frage, ob einzelne Werte oder der generelle Verlauf von Bedeutung sind.
  • Anteile eines Ganzen
    Sollen die Anteile eines Ganzen dargestellt werden, ist das Kreis- bzw. Kuchendiagramm ideal. Der Gesamtkreis repräsentiert dabei die 100%. Sollen die Anteile von verschiedenen Ganzheiten miteinander verglichen werden, bieten sich gestapelte Balkendiagramme an. Normalerweise sollte die Anzahl der dargestellten Elemente 7plusminus2 nicht überschreiten.
  • Korrelationen
    Um die wechselseitige Abhängigkeit von Werten erkennen zu können, helfen Streudiagramme die Muster sichtbar zu machen. So zeigt die BCG-Matrix, die gemeinsame Betrachtung des Marktwachstums versus dem Marktanteil, in welche Produkte investiert oder auf welche verzichtet werden sollte. Darüber hinaus können Punktwolken genutzt werden, um außergewöhnliche Wertepaare, die außerhalb der Punktwolke auftreten, zu erkennen.

Fazit: Für unterschiedliche Zwecke bieten sich bestimmte Darstellungsarten an. Größenvergleiche werden durch Säulen- und Balkendiagramme dargestellt. Zeitliche Verläufe werden durch Liniendiagramme wiedergegeben. Teile eines Ganzen werden mit Kreis- bzw. Kuchendiagrammen visualisiert. Korrelationen werden in Streudiagrammen sichtbar.

Showing figures smartly

More and more figures are nowadays created and used as the basis for decisions. This leads to the fact that one does not see the forest for the trees. Charts provide a way out. Unfortunately the users do not always consider the influence of the style of the presentation. This is amazing, since the acceptance of a message is reinforced by showing figures smartly.

Visualisierungen EXCEL scribble

Pure numbers do not always clearly convey the desired impression. Luckily most computers have nowadays MS-EXCEL with various business diagrams, like column, line, circle and bar charts etc. Graphical presentations are beneficial. Those charts add to the actual numerical value a graphical aspect: larger or smaller, rising or falling, more or less similar etc. This strengthens the desired statement. The following aspects should be considered.

  • Size
    If orders of magnitude, like quantity, length, performance etc. are presented and compared, the bar charts or bar graphs are recommended. Thus, the different values can be prepared with horizontal bars or vertical columns side by side. The choice of the range strengthens thereby the message. Ranking becomes visible through additional sorting. The number of values that might be presented should be adapted to the presentation: for projections 7plusminus2, for A4 formats not more than 40 per page.
  • Progressions
    Values that change over time are represented with the line diagram. Rising costs, employee fluctuation or changes of temperature can also be represented over very long periods. The line conveys intuitively the course of time from left to right. The number of visualized values is defined by the question, whether single values or general progressions are important.
  • Portions of a whole
    If you want to show the portions of a whole, the circle or pie chart is perfect. The total circle represents thereby the 100%. If you want to compare the portions of different wholeness’s, you can use stacked bar charts. Usually the described elements should not exceed
  • Correlations
    Scatter diagrams help showing patterns, in order to be able to recognize dependencies of values. Thus, the BCG matrix shows, based on a joint look at market growth versus market share, in which products you should invest or not. Additionally, scatter diagrams can be used, in order to identify unusual pairs of value that arise outside of the value cloud.

Bottom line: For various purposes specific representation types are best. Size comparisons are represented by column and bar charts. Courses of time are shown with line diagrams. Parts of a whole are prepared with circle or pie charts. Correlations become visible with scatter diagrams.