Die Katze im Sack kaufen

Der Preis ist selten ein Indikator für gute Qualität. Manche kaufen immer das Teuerste, im Glauben die beste Qualität zu erhalten. Andere kaufen immer das Billigste, in dem Glauben dadurch nicht zu viel zu zahlen. Der richtige Ansatz ist der beste Wert für den Preis. Dafür müssen Angebote strukturiert betrachtet werden. Jede Rolle im Beschaffungsprozess hat seine eigene Sicht – Einkäufer: maximale Preisreduzierung; Controller: so wenig wie möglich bezahlen; Zulieferer: maximaler Preis für minimale Leistung: Besteller: maximaler Mehrwert. Doch wie bewertet man die Katze im Sack?

KatzeimSack

Einerseits benötigen die Rollen eine klare Verteilung der Aufgaben. Andererseits fördern strukturierte Anforderungen die Güte und die Vergleichbarkeit. Die Angebote sollten die vollständige Beschreibung der Leistungen, die erforderlichen Bestandteile des Vertrags und den Preis beinhalten.
Die Bewertung erfolgt dann nach den folgenden Aspekten.

  • Auswahlkriterien
    Auf Basis der folgenden Kriterien werden die eingehenden Gebote ausgewertet: Grundsätzliche Informationen, wie z.B. Information über den Lieferanten, Projektorganisation, weitere Produkte und Services, Kosten, Compliance; funktionale Aspekte, wie z.B. die angebotenen Funktionen, Prozesse, Daten, Schnittstellen, Administration, IT.
  • Gewichtung
    Da nicht alle Kriterien gleich wichtig sind, sollten die einzelnen Kriterien vorab gewichtet werden, wie z.B. 1=Standard, 2=Wichtig, 3= Zwingend erforderlich).
  • Belegbarkeit
    Die Nachvollziehbarkeit der Leistungen schafft zusätzliche Abstufung der Angebote. Hierfür werden die nachgewiesenen Elemente mit 10 und nicht nachvollziehbaren mit 1 bewertet.
  • Preiserwartungen
    Die interne Schätzung der Kosten setzt den Rahmen für die Angebote. Sollte ein Angebot wesentlich unter dem Schätzwert liegen, fehlen sicherlich wichtige Funktionen. Liegt das Angebot wesentlich über dem Schätzwert, dann könnten unerwünschte Elemente die Lösungen zu belasten.

Fazit: Der Ansatz zur Auswertung der Angebote sollte im Vorhinein klar beschrieben sein, um eine möglichst sachliche Bewertung in möglichst kurzer Zeit zu erhalten. Die klare Verteilung der Aufgaben und die standardisierte Anforderungsspezifikation sind die Voraussetzung für eine wirkungsvolle Beschaffung.

Buy a pig in a poke

The price is rarely an indicator for good quality. Some people always buy the most expensive in order to believe that they get the best quality. Others always buy the cheapest in order to believe not to pay too much. The right approach is the best value for the price. For this purpose, it is necessary to look at the proposals in a structured way. Each role in the procurement process has its own view – Purchaser: maximum price reduction; Finance & Control: to pay as little as possible; Supplier: maximum price for minimum effort: Buyer: maximum value-add. But how to evaluate the pig in a poke?

KatzeimSack Piginapoke

On the one hand, the roles need a clear division of work. On the other hand enforces a structured requirements the quality and the comparability. The proposals should contain the complete description of the deliverables, the required contract elements and the prize.
The evaluation will then be done according the following aspects.

  • Selection criteria
    Based on the following criteria the detailed proposals are evaluated: Basic information, like e.g. information about the supplier, project organization, further products and services, costs, Compliance; Functional aspects, like e.g. the available functions, processes, data, interfaces, administration, IT.
  • Weight
    Since not all criteria are equally important, the individual criteria should be weighted beforehand, like e.g. 1=Standard, 2=Important, 3= Mandatory).
  • Evidence
    The traceability of the deliverables creates additional gradation of the proposals. For this purpose, the proven elements are rated 10 and incomprehensible 1.
  • Price expectations
    The internal estimation of the costs sets the limits for the offers. If an offer is considerably under the expected figures, important functions could be missing. If the offer is significantly above the estimated figures, unwanted elements could pollute the proposal.

Bottom line: The approach for the evaluation of the proposals should be clearly descriptive in advance, in order to get an objective evaluation as quick as possible. The clear division of tasks and the standardized requirement specification are the pre-requisite for an effective procurement.