Raum für die Zusammenarbeit schaffen

Sitzungen werden als große Zeitfresser angesehen. Je mehr Teilnehmer, desto schwieriger ist es, einen spürbaren Nutzen für die Einzelnen zu erzielen. Die Anwesenden flüchten deshalb oft in das Studium von Unterlagen, der Bearbeitung von Emails oder beschäftigen sich mit Dingen, die nichts mit dem aktuellen Thema zu tun haben. Um ihre Aufmerksamkeit zurückzugewinnen, sollte Raum für die Zusammenarbeit geschaffen werden.

Kooperation

Zu diesem Zweck können die Veranstaltungen, die praktische Zusammenarbeit erfordern, als Workshops vorbereitet werden. Eine fruchtbare Session beinhaltet die folgenden Aspekte.

  • Thema
    Der inhaltliche Gegenstand der Veranstaltung sollte klar beschrieben sein. Dazu gehören eine aussagekräftige Überschrift der Sitzung, die Beschreibung des Zwecks und der Ziele sowie ausreichende Informationen, damit die Beteiligten wissen, worum es geht.
  • Teilnehmer
    Die Auswahl der Teilnehmer sollte sich an dem Thema und dem Beitrag der Einzelnen orientieren. Die klaren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung stellen sicher, dass die Anwesenden einen entscheidenden Beitrag zu dem Zweck der Sitzung liefern können.
  • Prozess
    Der Ablauf zeigt vorab, welche Schritte, wie lange und mit welchen Ergebnissen vorgesehen sind. Durch eine entsprechende Planung werden das Vorgehen und ein ausreichender Zeitrahmen festgelegt, um sicherzustellen, dass nützliche Ergebnisse erzielt werden.
  • Voraussetzungen
    Die Liste der Voraussetzungen soll Überraschungen vermeiden. Sofern einzelne Bedingungen nicht erfüllt werden, ist es sinnvoll die Sitzung zu verschieben, bis die Arbeitsfähigkeit hergestellt ist. Damit minimiert sich die Anzahl von ergebnislosen Sitzungen.
  • Workshoporganisation
    Die Vorbereitung der Räumlichkeiten, der Materialien und der Bewirtung sowie gegebenenfalls der Logistik, den Übernachtungen und des Rahmenprogramms ist eine wichtige Voraussetzung für eine reibungslose Veranstaltung. Je nach Größe der Veranstaltung empfiehlt es sich ein Team zu bilden, das sich um den Ablauf kümmert. Durch eine Checkliste wird sichergestellt, dass nichts vergessen wird.

Der Aufwand zur Vorbereitung steigt exponentiell zur Dauer des Meetings. Dies stellt sicher, dass die Aufmerksamkeit über die gesamte Zeitspanne erhalten bleibt. Kurze Workshops erfordern vergleichsweise wenig Aufwand zur Vorbereitung.

P.S.: Im Interesse einer verbesserten Zeitnutzung sollten Sitzungen, die nicht die persönliche Anwesenheit erfordern, durch andere Kommunikationskanäle ersetzt werden. Die unentbehrlichen Treffen können in Turbo-Workshops verwandelt werden, die in einer Stunde konkrete Ergebnisse liefern.

Weitere Leitungsaufgaben sind das Selbstmanagement, die Konzeption, die Koordination und die Kommunikation.

Make room for the collaboration

Meetings are considered large time wasters. The more participants, the more difficult it is to obtain a perceptible benefit for the individuals. The attendees escape into the study of documents, the editing of emails or get busy with other things than the actual topic. In order to regain their attention, make room for the collaboration.

Kooperation

For this purpose, the meetings that require practical cooperation can be prepared as workshops. A fruitful session includes the following aspects.

  • Topics
    The subject of the meeting should be clearly described. This includes a meaningful title of the meeting, the description of the purpose and the goals as well as sufficient information, so that the involved ones know what is at issue.
  • Participants
    The selection of the participants should follow the topic and the contribution of the individuals. The clear tasks, authority and responsibility ensure that the attendees can deliver a decisive contribution to the purpose of the meeting.
  • Process
    The procedure shows in advance, which steps, how long and with what results are intended. With an appropriate planning, the activities and an adequate timeframe are determined, in order to ensure that useful results will be obtained.
  • Prerequisites
    The list of conditions should prevent surprises. If individual conditions are not fulfilled, it is reasonable to delay the workshop, until the ability to work is prepared. That way the number of meetings without results is minimized.
  • Workshop organization
    The preparation of the rooms, the materials and the catering as well as the logistics, the overnight accommodations and the supporting program is an important condition for a frictionless meeting. Depending upon the size of the meeting, it is recommended to form a team that takes care of the event. A checklist ensures that nothing is forgotten.

The effort for the preparation increases exponentially with the duration of the meeting. This ensures that the attention remains high throughout the entire period. Short workshops require relatively little effort for the preparation.

P.S.: In the interest of a better use of time, meetings that do not need the personal appearance should be replaced by other communication channels. Indispensable encounters should be transformed into turbo-workshops that deliver concrete results in one hour.

Further leadership tasks are the self-management, the conception, the coordination and the communication.