memecon.info - Perspektiven/ Perspectives

In der Kunst und der Unterhaltung gibt es Formate, die auf Improvisation beruhen. Das Action Painting, der Jazz, das Improtheater oder Talkshows bieten einen einfachen Rahmen, in dem die Akteure Ergebnisse kreieren, die nicht detailliert vorab geplant werden. Beim Bau von Gebäuden, der Programmierung von IT-Anwendungen oder der Gründung eines Unternehmens, ist eine umfangreichere Vorbereitung unverzichtbar. Die Einzelteile werden in Abhängigkeit voneinander entwickelt. Sie sollen am Ende wie geplant zusammenpassen. Eine der Leitungsaufgaben, neben dem Selbstmanagement, der Koordination, der Kommunikation und der Kooperation, ist es ein stimmiges Konzept sicherzustellen. Am besten startet man mit einer kurzen Beschreibung, die zeigt, dass die Absicht logisch machbar ist.

In dieser ersten Skizze sollten die folgenden vier Aspekte so beschrieben sein, dass man entscheiden kann, ob sich der Aufwand eines detaillierten Konzepts lohnt.

Ziele
Hiermit wird der angestrebte Zustand in Form von Zielen, dem Oberziel und den dazugehörigen Teilzielen, beschrieben. Sie sollten so formuliert sein, dass auch Außenstehende das Vorhaben verstehen.
Prämissen
Die Prämissen beschreiben die Bedingungen, die erfüllt sein müssen, um das Vorhaben zu realisieren. Dazu gehören die erforderliche Anzahl von Mitarbeitern, die benötigten finanziellen Mittel, die notwendige Infrastruktur (d.h. die Hard- und Software, die Räumlichkeiten und Medien aller Art) sowie die entscheidenden Fertigkeiten und Kenntnisse.
Ergebnisse
Die Ergebnisse sind immer Produkte und/oder Dienstleistungen. Produkte teilen sich auf in Verbrauchs- oder Gebrauchsgüter.Dienstleistungen sind personen- oder sachbezogene Services. An dieser Stelle ist die verständliche, vollständige Liste besser, als die ausführlich beschriebenen Ergebnisse. In der späteren Ausarbeitung werden die einzelnen Resultate weiter detailliert.
Erläuterung
Mithilfe der Erläuterungen soll dem Leser das Vorhaben weiter verdeutlicht werden. Die Vision und die Mission vermitteln dabei den Zweck des Plans. Die Auflistung der wesentlichen Funktionen und Prozesse vermitteln die Art und Weise, wie die einzelnen Elemente zusammenwirken. Die Vorgeschichte und weitere interessante Informationen runden das Bild ab. Die Erläuterungen sollten sich auf die Aspekte beschränken, die das Vorhaben besser verdeutlichen und kurz und knapp formuliert werden.

Die größte Herausforderung bei der Beschreibung des Konzepts ist die Festlegung des Umfangs und dem Grad der Detaillierung, der zu diesem Zeitpunkt, am Anfang des Prozesses, erreicht werden soll. Da sich die Größe eines Vorhabens sehr unterscheidet, gibt es keine eindeutige Antwort in Form von Seitenzahlen oder anderen Kennzahlen. Als Daumenregel gilt:

Schildern Sie so umfangreich, wie für das Verständnis erforderlich ist.
Beschreiben Sie so detailliert, wie für die aktuelle Entscheidung nötig ist.
Investieren Sie so wenig Zeit, wie möglich.
Veranschaulichen Sie immer Ziele, Prämissen, Ergebnisse und Erläuterungen, so verständlich wie möglich.

Am Ende sollten Sie sagen können: Das Konzept ist dann machbar, wenn es nachvollziehbar funktioniert.

In art and entertainment, you can find formats that are based on improvisation. Action Painting, Jazz, Improvisational theater or talk shows offer a simple framework where the participants create results that are not previously planned in detail. In the construction of buildings, the programming of IT-applications or the foundation of an enterprise, a more extensive preparation is indispensable. The various parts are developed in relationship to one another. They are supposed to fit eventually as planned. One of the leadership tasks is it to ensure a consistent concept, besides the self-management, the coordination, the communication and cooperation. At best, one starts with a short description that shows that the intention is logically feasible.

In this first sketch, the following four aspects should be described in a way that one can decide, whether the effort of a detailed concept is worth it.

Goals
This is to describe the desired target state as goals – the main goal and the corresponding sub goals. They should be formulated in a way that also outsiders understand the project.
Premises
Thepremises describe the conditions that have to be fulfilled, in order to realize the project. This includes the required number of employees, the needed financial means, the necessary infrastructure (i.e the hard and software, spaces and media of all kinds) as well as the crucial skills and knowledge.
Results
Theresults are always products and/or services. Products are split into expendable or durable goods. Services are person- or object-related. At this point, the understandable, complete list is better than results that are described in detail. In later preparation, the individual results are specified in more detail.
Explanation
Theexplanations should further clarify the project to the reader. The vision and the mission obtain thereby the purpose of the plan. The listing of the substantial functions and processes convey the way, how the individual elements work with each other. The history and additional interesting information complete the picture. The explanations should be limited to those aspects that clarify the project and be formulated short and simple.

The biggest challenges in describing the concept are the determination of the length and the level of detail that should be prepared at this point of time, at the beginning of the process. Since the size of a project differs very much, there is no clear answer about the number of pages or other key figures. As rule of thumb, consider the following:

Outline as extensive, as necessary for understanding.
Describe as detailed, as necessary for the current decision.
Invest as little time, as possible.
Illustrate always goals, premises, results and explanations, as clearly as possible.

Eventually, you should be able to say: The concept is feasible, if it functions comprehensibly.