Ohne Kürzung sparen

Produkt- und dienstleistungsorientierte Unternehmen arbeiten auf Basis der vorhandenen Ressourcen – Material, Information, Kapital und Infrastruktur sowie Mitarbeitern. Die spontane Reaktion auf fehlende Ergebnisse ist der Abbau von Kosten, als wäre es möglich Athleten durch Entzug von Essen und Trinken fit zu machen. Dabei braucht es gezielte Aufwendungen, die die Unternehmung stärken und wieder fit machen. Dabei gibt es einfallsreiche Ansätze, die ohne Kürzungen sparen.

Bleistifte

Die geschickte Beschaffungspolitik sowie die Nutzung von Bordmitteln und Relikten bieten vielfältige Möglichkeiten.

Geschickte Beschaffungspolitik
Mit der eingeübten Mentalität des Konsumenten ist die erste Reaktion auf einen Bedarf die Suche nach dem Neuesten, Leistungsfähigsten, Interessantesten (siehe Abbildung: der längste Bleistift). Die Einkäufer haben in der Vergangenheit fantasielos die Anforderungen überhöht und den Preis unter die Schmerzgrenze der Zulieferer gedrückt, um den scheinbar größten Vorteil für das Unternehmen zu erreichen. Das Ergebnis sind Zulieferer an der Grenze der Leistungsfähigkeit. Dies ergibt jedoch eine sinkende Qualität der Beschaffungsgüter. Vielleicht ist das der Grund für die steigende Anzahl und die immer größeren Rückrufe in der Automobilindustrie.
Geschickte Beschaffungspolitik erzeugt zusätzliche Einsparungen. Sie wird möglich, wenn die Fachbereiche

  • ihr Design optimieren,
  • ihre Bedarfe genauer beschreiben,
  • die Bestellmengen weniger großzügig schätzen,
  • den Ausschuss reduzieren sowie
  • harmonischer mit dem Einkauf zusammenarbeiten.

Bordmittel
Spätestens seit der Wirtschaftskrise 2008 erinnern sich immer mehr Unternehmen an die bestehenden Bordmittel (siehe Abbildung: der mittlere Bleistift). Nachdem durch Auslagerungen und Zeitarbeit interne Tätigkeiten wegfielen, haben sich die verbleibenden, internen Mitarbeiter auf die Koordination spezialisiert. Das erschwert heute die Rücknahme der Aufgaben, die die letzten Jahrzehnte ausgelagert waren, da die entsprechenden Fähigkeiten verlernt wurden. Kosten können eingespart werden, indem die vorhandenen Ressourcen untersucht, neu zugeordnet und die fehlenden Fähigkeiten wieder trainiert werden. Die Bordmittel helfen, indem

  • die Unternehmenskultur auf den Kunden ausgerichtet wird,
  • Prozesse ganzheitlich verbessert und beschleunigt werden,
  • unnötige Tätigkeiten vermieden werden,
  • auf bürokratische Zwischenergebnisse verzichtet wird,
  • bestehende Mittel neu verteilt werden,
  • mit Zero-Base-Budgeting geplant wird und
  • althergebrachte Strukturen aufgelöst werden.

Relikte
Überbleibsel früherer Geschäftsmodelle sind Ressourcen, die über lange Zeit zum Erfolg beitrugen, aber zwischenzeitlich als nicht mehr notwendig erachtet werden (siehe Abbildung: der Bleistiftstummel). Der Wechsel vom Bordmittel zum Überbleibsel findet schleichend statt. Selbst die sinnvollsten Produktionsmittel erreichen schließlich das Ende ihres Lebenszyklus. Gute Führung kümmert sich regelmäßig um die Einordnung des Status einer jeden Ressource. Die so gefundenen Altlasten haben folgende Schwierigkeiten.

  • Sie erfüllen nicht mehr den ursprünglichen Zweck,
  • erfordern teure Verwaltung,
  • benötigen unnötig Platz,
  • verursachen laufend Wartungskosten und
  • belasten die Bilanz.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass diese Relikte keinen Beitrag mehr leisten könnten. Durch den geschickten Einsatz sind Sie in der Lage

  • verbleibende Funktionalitäten weiter zu nutzen,
  • Teile wiederzuverwenden und
  • durch Auflösung von endgültig nicht mehr nutzbaren Beständen Kosten zu sparen.

Nachgedanke:

Alles, was wir für Einsparungen benötigen, sind engagierte Mitarbeiter, die weitreichende Kompetenzen haben und ihre Ressourcen eigenständig steuern. Dadurch lassen sich beispielsweise die folgenden Nebenwirkungen verhindern.

  • Die verwaltungslastigen, mehräugigen Entscheidungs- und Freigabeprozesse werden obsolet durch verantwortungsbewusstes Handeln aller Beteiligten.
  • Die Entmündigung und Demotivierung von Managern und Mitarbeitern findet nicht mehr statt, sobald Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen in einer Hand liegen.
  • Unterschriftenfluten können für die oberste Eskalationsstufe entfallen, da diese Aufgaben konsequent an den Ort des Geschehens delegiert sind.

Das viel beschworene Unternehmertum bleibt vergessen, bis der kränkelnde Patient auf der Intensivstation landet. Die gute Nachricht ist, sobald die Krise auftaucht, spielen Kosten keine Rolle mehr, da es ums Überleben geht. Die dann erforderlichen Mittel übersteigen die vorherigen Einsparungen. Die Bonsaiansätze, die jegliches Engagement der Mitarbeiter im Keim beschneiden, rechnen sich mittelfristig nicht.

Durch geschickte Beschaffungspolitik sowie die Nutzung von den Bordmitteln und Relikten optimieren Sie nicht nur Ihre verfügbaren Ressourcen, sondern Sie steigern auch Ihren Ruf, wenn Sie ohne Kürzungen sparen.

Economize without cutback

Product- and service-oriented ventures work based on existing resources – material, information, capital and infrastructure as well as employees. The spontaneous reaction to missing results is the reduction of costs, as if it would be possible to get athletes into shape with deprivation of food and water. Yet, it needs purposeful expenditures that strengthen the venture and make fit again. There are inventive approaches that economize without cutback.

Bleistifte

The smart procurement policy as well as the use of onboard means and relics offer various possibilities.

Smart procurement policy
The first reaction to a need with the acquired consumer mentality is the search for the newest, most efficient, and most interesting one (see illustration: the longest pencil). In the past, the buyers superelevate the requirements fanciless and pressed the price below the pain threshold of the suppliers, in order to achieve the apparently largest advantage for the company. Suppliers at the edge of efficiency are the effect. However, this results eventually in a sinking quality of the procured goods. Perhaps this is the reason for the growing number and growing size of recalls in the automotive industry.
Smart procurement policy creates additional savings. It gets possible, if the operative units

  • optimize their design,
  • describe more exactly their needs ,
  • estimate the order quantities less generously,
  • reduce the waste as well as
  • co-operate more aligned with procurement department.

Onboard means
At least since the economic crisis in 2008, more and more enterprises remember the existing onboard means (see illustration: the middle pencil). After discontinuing internal activities through outsourcing and temporary work, the remaining, internal employees specialized in co-ordination. This makes it today more difficult to take back the tasks that were outsourced within the last decades, since the appropriate abilities were unlearned. Costs can be saved, by examining and re-assigning existing resources, and to again training the missing abilities. The onboard means support, by

  • redirecting the organizational culture to the customer,
  • improving and accelerating processes holistically,
  • avoiding unnecessary activities,
  • waiving bureaucratic intermediate results,
  • redistributing existing means,
  • planning with Zero-base budgeting, and
  • dissolving traditional structures.

Relics
Leftovers of earlier business models are resources that contributed over long period to success, but, in the meantime, are judged as not to being any longer necessary (see illustration: that pencil-stub). The change from onboard means to the leftover takes place gradually. Even most purposeful means of production reach eventually the end of their life cycle. Good leadership looks regularly for the status classification of each resource. The encountered relics have the following difficulties.

  • They do not serve any more the original purpose,
  • require expensive administration,
  • need unnecessary space, produce constantly maintenance costs and
  • put a strain on the balance sheet.

However, this does not mean that these relics could not provide contribution. Through smart application, you are able to

  • continue to use remaining functionalities,
  • reuse parts, and
  • save costs through dissolution of the definitely unusable inventory.

Afterthoughts:

All we need for savings are committed employees, who have extensive authority and steer their resources autonomously. Thus, for example, the following side effects can be prevented.

  • The decision-making and release processes that are highly administrative and multi-eyed, become obsolete through responsible acting of all involved ones.
  • The incapacitating and demotivation of managers and employees do not take place any more, as soon as tasks, authorities and responsibilities are in one hand.
  • Floods of required signatures for the highest escalation level can be omitted, since these tasks are consistently delegated to the place of action.

The much sworn entrepreneurship will be forgotten until the ailing patient gets to the intensive care unit. The good news is, as soon as the crisis arises, cost plays no more role, since the new target is survival. Then, the required means exceed previous savings. The bonsai approaches that nip any commitment of the employees in the bud do not make sense in the medium term.

Through smart procurement policy as well as the use of onboard means and relics, you do not only optimize your available resources, but you also increase your reputation, if you economize without cutback.