Der Prozess – das unbekannte Wesen

In den Neunzigern des letzten Jahrtausends überrollte das Business Process Reengineering, kurz BPR, große Unternehmen. Konzerne haben im Zuge von Lean Management zuerst innerbetriebliche und schließlich überbetriebliche Abläufe verschlankt. Diese Welle hat sich im englischsprachigen Umfeld nach einem Hype in der zweiten Hälfte der Neunziger abgeschwächt (siehe Ngram: http://ow.ly/yJq6p). Im deutschsprachigen Raum ist das Interesse am Geschäftsprozess kontinuierlich gestiegen (siehe Ngram: http://ow.ly/yJr5n ). Alle sprechen regelmäßig von Prozessen, Workflows und kontinuierlicher Verbesserung der Abläufe ohne die definierten Merkmale, die den Ablauf zu einem Prozess machen . Der Prozess – das unbekannte Wesen.

Prozess

Die ablauforientierte Beschreibung von Funktionen bzw. Tätigkeiten, der sogenannte Prozess, besteht aus Einzelschritten. Diese wiederum sind Funktionen, die aus Teilschritten bestehen und so weiter, unabhängig von dem Format, das zur Darstellung verwendet wird *1. Die Dokumentation der Abläufe hilft bei der Planung, der Umsetzung, dem Monitoring und der Überarbeitung. Wenige machen sich klar, dass die Beschreibung des Ablaufs nicht die Wirklichkeit ist. Genau wie thematische Landkarten nur einen Blick auf geologische, politische oder wirtschaftliche Einzelheiten bieten, besteht der Prozess aus den wesentlichen Schritten. Zusätzlich hat ein Prozess die folgenden formalen Kriterien.

Ein Prozess …

  • … braucht einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Je unschärfer der Start- oder Endpunkt, desto schlechter die Qualität der Beschreibung.
  • … läuft OHNE Unterbrechung vom Anfang bis zum Ende. Sobald ein Ablauf unterbrochen wird, stoppt die Aktivität ungewollt auf unbestimmte Zeit. Es entstehen zwei Prozesse mit eigenem Anfang und Ende.
  • … ist wiederholbar. Der Zweck der Prozessentwicklung ist es, dass ein Ablauf für alle Beteiligten zuverlässig, immer wieder gleich funktioniert. Einmalige Abläufe werden zur Laufzeit abgestimmt, da der Aufwand vorab in keinem Verhältnis zum Nutzen steht.
  • … läuft über die Grenzen verschiedener Zuständigkeitsbereiche hinweg. Innerhalb einer Zuständigkeit bringt die Beschreibung wenig, da die Mitarbeiter selbstständig agieren.
  • … hat definierte Regeln. Alle Beteiligten müssen stets wissen was, wie, von wem, mit welchen Ergebnissen, an wen geliefert werden, um den Zweck der Funktion erzielen zu können. Abweichungen gefährden die Ergebnisse.
  • … verfügt über einen Entscheider. Da ein Prozess über unabhängige Zuständigkeiten hinweg abläuft, ist es erforderlich, dass die Entscheidung für den Ablauf in einer Hand gebündelt ist, damit die Prozessziele nicht von anderen Bereichszielen unterminiert werden.

Sobald Sie das nächste Mal einen Geschäftsprozess betrachten, suchen Sie nach den genannten Eigenschaften. Fehlt eine, besteht Optimierungsbedarf.

*1 Die Frage der angemessenen Detaillierungsebene wird bei anderer Gelegenheit besprochen.

The process – the unknown entity

In the 90s of the last millennium Business Process Reengineering, briefly BPR, swept over large enterprises. Companies streamlined initially in-house and eventually inter-company processes as part of lean management. This wave has weakened in English-language environment after a hype in the second half of the nineties (see Ngram: http://ow.ly/yJq6p). The interest in the business process rose continuously in German-speaking countries (see Ngram: http://ow.ly/yJr5n). Everybody talks regularly of processes, workflows and continuous process improvement without the defined features that make the sequence to a process. The process – the unknown entity.

Prozess

The process-oriented description of functions and/or activities, the so-called process, consists of individual steps. Those again are functions that consist of individual steps, and so on, independent of the format that is used for depiction *1. The documentation of the sequences facilitates the planning, the realization, the monitoring and the redesigning. Few people are aware of the fact that the description of the process is not the reality. The same way as thematic maps only provide a look at geological, political or economical details, the process consists of relevant steps. Additionally, a process has the following, formal criteria.

A process…

  • … needs a defined start and a defined end. The more vague the start or end is, the worse the quality of the description.
  • … runs WITHOUT interruption from the beginning to the end. As soon as a sequence is interrupted, the activities stop inadvertently for an indefinite period. Two processes with separate start and end are created.
  • … is repeatable. The purpose of process development is that a procedure functions again and again reliably for all participants. One-time procedures are coordinated at run-time, since the ex-ante effort can in no way be compared to the benefit.
  • … runs across the borders of different areas of responsibility. Within a responsibility, the description does very little good, since the employees act independently.
  • … has defined rules. All involved people always have to know what, how, from whom, with which results, to whom have to be delivered, in order to fulfill the purpose of the function. Deviations jeopardize the outcomes.
  • … has a decision maker. Since the process runs across independent responsibilities, it is necessary that the decision for the process be bundled in one hand, so that the process goals are not undermined by other department goals.

As soon as you examine a business process the next time, look for the features mentioned. If one is missing, there is a need for optimization.

*1 The question of the appropriate detailing level will be discussed on another occasion.