Das Tun in Worte packen

Der Lebenszyklus von unterschiedlichen Unternehmen folgt ähnlichen Mustern: Forschung und Entwicklung, Beschaffung, Produktion, Vertrieb, After Sales und Querschnittsfunktionen. Unterschiede entstehen bei den Leistungen, Abläufen, den Beschreibungen, der Zuordnung zu internen Organisationseinheiten oder externen Partnern sowie beispielsweise den Namen der Ablaufschritte. In JEDEM Fall kommen die Firmen nicht umhin, die Aufgaben des Geschäftszwecks durchzuführen, um die angebotenen Leistungen zu liefern. Die folgenden Tätigkeiten finden in allen Bereichen statt und decken einen Großteil der Aufgaben ab: analysieren, entwerfen, erzeugen, validieren, bereitstellen, ausführen, ändern/verbessern.

Die Einzelheiten werden durch verwandte Verben ausgedrückt. Ein Arbeitsschritt wird dabei wie folgt beschrieben: Objekt + Verb (z.B. Motor einbauen; Akte ausfüllen). Anschließend werden sie einer Stelle zugeordnet. Damit Sie die Geschäftsprozesse leichter entwickeln können, lassen Sie sich durch die folgenden über 300 Vorschläge anregen (abgeleitet aus The Complete Business Process Handbook; von Rosing et al.).

  • Analysieren
    Solange wir nicht etwas instinktiv und spontan tun, beginnen wir mit der Untersuchung der Ausgangslage. Hierzu schauen wir uns das Ganze oder Teile davon an. Mit dem mechanistischen Weltbild der letzten vierhundert Jahre wurde das Ganze immer weiter in seine Teile zerlegt, die dann unabhängig voneinander untersucht wurden – auch wenn dabei die lebenswichtigen Zusammenhänge verloren gingen. Als Folge haben wir heute Nerds, die immer kleinere Ausschnitte betrachten, ohne den Kontext zu berücksichtigen und ohne über einen lebendigen Untersuchungsgegenstand zu verfügen.
    Unter dem Oberbegriff Analysieren versammeln sich Verben der Untersuchung, z.B.
    aufteilen, befragen, beobachten, betrachten, denken, diagnostizieren, einteilen, entdecken, erahnen, erfassen, erforschen, erkennen, ermitteln, eruieren, fahnden, festhalten, forschen, herausfinden, identifizieren, kategorisieren, klären, lehren, lernen, nachfragen, prognostizieren, prüfen, recherchieren, richten, sammeln, strukturieren, studieren, suchen, überlegen, untersuchen, verstehen, vorausschauen, zählen, zurückblicken, zusammentragen.
  • Entwerfen
    Die bewusste Gestaltung von Etwas beinhaltet alle Bestandteile, deren Aufbau und Zusammenspiel sowie die Beschreibung der wesentlichen Eigenschaften. Die Komplexität der Ergebnisse und die Notwendigkeit sie mit anderen zu teilen, erfordern am Ende eine Dokumentation in Form einer Liste, Zeichnung, eines Plans oder anderen multimedialen Nachweisen. Dadurch soll die Verschwendung von Ressourcen durch Doppelarbeit und unnötigen Versuchen sowie Fehler vermieden werden. Am Beispiel einer Stellenbeschreibung werden die Elemente sichtbar: z.B. Ziele, Inhalte, Aufgaben, Kompetenzen und Beziehungen zu anderen Stellen.
    Die Verben der Konzeption im weitesten Sinne finden sich unter dem Oberbegriff Entwerfen, z.B.
    abfassen, angleichen, anordnen, anzeigen, aufzählen, ausarbeiten, ausdenken, beginnen, beschreiben, charakterisieren, clustern, designen, einberufen, entwerfen, entwickeln, erdenken, erhalten, erschaffen, etablieren, finden, formatieren, formulieren, fundieren, gestalten, gliedern, gruppieren, hervorbringen, klassifizieren, komponieren, konstruieren, kreieren, listen, organisieren, planen, projektieren, quantifizieren, skizzieren, systematisieren, vereinheitlichen, verfassen, vergleichen, verhandeln, visualisieren, vorbereiten, vorschlagen, wählen, zielen, zusammenstellen.
  • Erzeugen
    Bei der Herstellung eines Gegenstands werden ein oder viele Teile angefertigt und zusammengesetzt – idealerweise auf Basis eines Entwurfs (siehe oben). Hierzu werden Rohstoffe, Teile und Komponenten eines Erzeugnisses hergestellt und zusammengefügt. Bei natürlichen Produkten (wie Getreide, Früchten, Fischen) werden die Erzeugnisse angebaut, gepflegt und schließlich geerntet. Die dafür notwendigen Aufgaben können intern oder extern zugeordnet werden.
    Die Verben der Herstellung sind unter dem Oberbegriff Erzeugen zusammengefasst z.B.
    abstimmen, anfertigen, anrichten, aufrichten, ausbauen, ausfüllen, ausrichten, bearbeiten, bemalen, , bewältigen, bewerkstelligen, bündeln, definieren, diskutieren, einbauen, einkaufen, einpacken, eintreiben, entfachen, erhöhen, erlassen, erledigen, errichten, erstellen, erwecken, expandieren, fabrizieren, fertigen, herstellen, hervorrufen, kodieren, kombinieren, kompilieren, konfigurieren, konstituieren, managen, montieren, nachbereiten, polieren, produzieren, scannen, schaffen, schleifen, treiben, triggern, tun, übersetzen.
  • Validieren
    Die Bewertung von Situationen, Sachverhalten, Ergebnissen und Personen liefert eine Einschätzung bezüglich deren Qualität – vom Bauchgefühl über Likes bis zur aufwendigen Zertifizierung. Die Bewertenden können Lieferanten, Abnehmer oder neutrale Dritte sein. Die Wertungen haben Einfluss auf die Zufriedenheit oder im Extremfall zur Ablehnung der Annahme führen. Sie finden vorwiegend in Meilensteinen statt, die einen entscheidenden Einfluss auf den Arbeitsfortschritt haben.
    Alle Arten von Bewertung finden sich unter dem Oberbegriff Validieren, z.B.
    abchecken, ablehnen, abnehmen, abschätzen, akzeptieren, analysieren, anerkennen, auditieren, befinden, begutachten, benoten, bestätigen, bemessen, beurteilen, bewerten, checken, deuten, durchsehen, einschätzen, einsehen, einstufen, empfehlen, erproben, eruieren, evaluieren, examinieren, explorieren, inspizieren, kontrollieren, kritisieren, messen, mustern, nachrechnen, nachzählen, pilotieren, priorisieren, probieren, ranken, reflektieren, schätzen, sondieren, taxieren, testen, überprüfen, überwachen, urteilen, veranschlagen, verifizieren, werten, zensieren.
  • Bereitstellen
    Das Endergebnis wird an einem bestimmten Ort ausgeliefert, aufgebaut oder zur Verfügung gestellt. Mit diesem Schritt endet die Herstellung. Manchmal müssen die Erzeugnisse an einen bestimmten Ort geliefert und zur Nutzung eingestellt werden. Dienstleistungen werden soweit vorbereitet, dass sie jederzeit ausgeführt werden können.
    Unter dem Oberbegriff Bereitstellen finden sich entsprechende Verben, z.B.
    ablegen, absetzen, abstellen, aktivieren, anbieten, anstiften, anwenden, assimilieren, aufbauen, aufbrechen, aufreihen, aufsetzen, aufstellen, auftischen, ausladen, ausliefern, befördern, beladen, bereitstellen, beschäftigen, bringen, deponieren, einschließen, erreichen, erzielen, exportieren, fortschreiten, generieren, hinlegen, hinstellen, implementieren, initiieren, integrieren, liefern, migrieren, schichten, schließen, tragen, transportieren, überbringen, überführen, übergeben, überlassen, übertragen, umsetzen, unterrichten, verketten, verursachen, vervollständigen.
  • Ausführen
    Jegliches Tun beinhaltet eine oder mehrere Tätigkeiten, dauert eine bestimmte Zeit und erzeugt am Ende ein geistiges oder materielles Ergebnis (siehe auch Erzeugen). Die Abwicklung kann auf Basis eines Auftrags, einer Vorgabe oder des Gespürs und der Fantasie des Ausführenden durchgeführt werden. Bei der Erfüllung kann es sich um handwerkliche, gedankliche oder soziale Aktivitäten handeln. Je weniger die Erfüllung beschrieben wird, desto zufälliger und vor allem unterschiedlich wird die individuelle Ausführung und das Ergebnis sein.
    Unter dem Oberbegriff Ausführen finden sich entsprechende Verben z.B.
    abwickeln, anfahren, anhalten, anweisen, aufnehmen, aufrechterhalten, ausführen, auslösen, austauschen, bedienen, beenden, behalten, berechnen, berichten, beschaffen, beschließen, besprechen, betreiben bewahren, bewirken, darlegen, dienstleisten, dokumentieren, durchführen, einrichten, einschalten, engagieren, entscheiden, erfüllen, erläutern, fixen, fördern, führen, herrichten, kommunizieren, konservieren, leisten, machen, mitteilen, monitoren, pflegen, prozessieren, reagieren, realisieren, regieren, registrieren, schützen, speichern, starten, unterstützen, verwalten, verwirklichen.
  • Ändern/ Verbessern
    Die Veränderungen ähneln der Erzeugung von Ideen und Dingen (siehe oben). Sie umfassen jedoch zusätzlich die Beschäftigung mit dem Background und den Betroffenen. Sie sind in zwei Gruppen geteilt: 1) die Veränderungen erster Ordnung sind Verbesserungen, die das Objekt bestehen lassen und Teile besser machen. 2) Die Veränderungen zweiter Ordnung sind die Umbrüche, die das Objekt ersetzen oder vollständig verschwinden lassen und damit das Ganze erneuern.
    Unter dem Oberbegriff Ändern/ Verbessern finden sich entsprechende Verben, z.B.
    abändern, abnehmen, abwandeln, aktualisieren, anpassen, befreien, berichtigen, beschränken, editieren, einbinden, einstellen, eliminieren, erneuern, ersetzen, erweitern, eskalieren, konvertieren, koordinieren, korrigieren, modernisieren, modifizieren, nacharbeiten, optimieren, reduzieren, reformieren, regulieren, renovieren, reorganisieren, revidieren, revolutionieren, sanieren, standardisieren, tauschen, transformieren, überarbeiten, überdenken, umarbeiten, umbilden, umformen, umfunktionieren, umleiten, umstellen, umstrukturieren, umwandeln, variieren, verändern, verbessern, verdichten, verklären, verringern, wandeln.

Fazit: Die Sprache lebt – googeln, klicken, updaten usw. Dies führt dazu, dass eine endgültige Liste der Verben nicht möglich sein wird, da immer neue Tätigkeiten hinzukommen. Die obigen Beispiele (aus den sieben Bereichen: analysieren, entwerfen, erzeugen, validieren, bereitstellen, ausführen, ändern/verbessern) dienen zur Inspiration für die, die Abläufe beschreiben. Die Verantwortlichen sollten stets ihren eigenen Glossar mit typischen eigenen Begriffen erzeugen, da das einerseits die Beschreibung der Abläufe erleichtert und andererseits ein gemeinsamer Wortschatz entsteht. Wenn mehrere Menschen zusammenarbeiten, kommt man nicht mehr umhin, das Tun in Worte zu packen, die alle verstehen und dadurch wissen, was zu tun ist.

Putting action into words

The life cycle of different companies follows similar patterns: R&D, Procurement, Production, Sales, After Sales, and Cross Functions. Differences arise in the deliverables, procedures, the extent of the description, the assignment to internal org units or external partners, and, for instances, the names of the steps. In ANY case, the firms cannot avoid executing the business’s tasks to provide the deliverables offered. The following activities take place in all areas and cover most of the tasks: analyze, design, produce, validate, deploy, run, change/improve.

The details are described with related verbs. A work step is expressed as follows: Object + Verb (e.g., install engine; fill file). Afterwards the are assigned to a job. To make it easier for you to develop business processes, get inspired by the following more than 300 suggestions (derived from The Complete Business Process Handbook; by Rosing et al.).

  • Analyze
    As long as we do not do something instinctively and spontaneously, we start examining the initial situation. For this, we look at the whole or parts of it. With the mechanistic worldview of the last four hundred years, the whole was continuously broken down into its parts, which were then examined independently of each other – even if the vital connections got lost in the process. As a result, today, we still have nerds who look at ever smaller sections without considering the context and without obtaining a living study object.
    Verbs of the examination are assembled under the term analyze, e.g.
    ascertain, capture, categorize, check, clarify, classify, collect, compile, consider, count, diagnose, direct, discover, divide, elicit, explore, find out, forecast, hold, identify, inquire, investigate, learn, lookahead, lookback, observe, predict, probe, question, recognize, research, search, structure, study, teach, think, understand.
  • Design
    The conscious design of something includes all its components, structure and interaction, and the description of its essential properties. The complexity of the results and the need to share them with others require documentation as a list, drawing, plan, or other multimedia evidence eventually. That way, waste of resources due to double work and unnecessary attempts and errors will be avoided. With the example of a job description, the elements become visible: e.g., objectives, content, tasks, competencies, and relations to other jobs.
    The verbs of composition in the broadest sense are found under the generic term design, e.g.
    arrange, begin, characterize, choose, classify, cluster, compare, compose, conceive, construct, convene, describe, design, develop, devise, draft, elaborate, enumerate, format, formulate, found, group, indicate, list, mindmap, negotiate, obtain, organize, outline, plan, prepare, project, propose, scribble, structure, systematize, target, unify, visualize.
  • Produce
    When an object is manufactured, one or many parts are made and assembled – ideally based on a drasft (see above). To do this, raw materials, parts, and components are manufactured and assembled into a product. For natural products (such as grains, fruits, fish), products are grown, tended, and eventually harvested. The tasks required to do this can be assigned internally or externally.
    The verbs of production are grouped below the generic term produce, e.g.
    arouse, assemble, breed, build, bundle, code, combine, configure, constitute, coordinate, cope with, create, define, delete, discuss, distribute, do, drive, drive-in, elevate, enact, enlarge, erect, evoke, fabricate, fill, finalize, gather, grind, handle, ignite, increase, insure, layout, lead, manufacture, operate, order, packing, paint, perform, polish, post-process, prepare, purchase, scan, sell, translate, trigger, undertake.
  • Validate
    Evaluating situations, facts, results, and people provide an assessment of their quality – from gut feeling to likes to elaborate certification. The evaluators can be suppliers, purchasers, or neutral third parties. The valuations influence the satisfaction or, in extreme cases, lead to the rejection of the acceptance. They mainly take place in milestones, which have a decisive influence on the work progress.
    All types of evaluation can be found under the generic term validate, e.g.
    accept, analyze, appraise, appreciate, assess, audit, censor, check, classify, confirm, control, criticize, estimate, examine, explore, find, gauge, grade, inspect, interpret, judge, measure, monitor, pattern, pilot, predict, prioritize, probe, quantify, rank, recalculate, recommend, recount, reevaluate, reflect, reject, review, sample, test, verify, view, weigh.
  • Deploy
    The ultimate result is delivered, assembled, or provided at specific places. This step marks the end of manufacturing. Sometimes the products must be delivered to a particular place and set up for use. The services are prepared to the extent that they can be performed at any time.
    Under the generic term making deploy, corresponding verbs can be found, e.g.
    achieve, activate, allocate, apply, assimilate, breakup, bring, buildup, carry, cause, chain, close, complete, convey, deliver, deposit, employ, enclose, export, furnish, generate, implement, initiate, instigate, integrate, lay down, leave over, lineup, load, migrate, offer, passion, pass over, place, progress, provide, ramp-up, set aside, set before, set down, setup, stratify, supply, train, transfer, transport, unload.
  • Run
    Any doing involves one or more activities, takes a certain amount of time, and eventually produces a mental or material outcome (see also Produce). The execution can be performed based on an order, a specification, or the performer’s intuition and imagination. The fulfillment may involve manual, intellectual, or social activities. The less the accomplishment is described, the more random and, above all, different will be the individual execution and outcome.
    Under the topic run, you find corresponding verbs, e.g.
    accomplish, assign, broadcast, calculate, communicate, conclude, conserve, decide, document, effect, engage, establish, exchange, execute, explain, finish, fix, fulfill, govern, guide, instruct, keep, launch, maintain, make, manage, operate, perform, preserve, process, procure, promote, protect, realize, recharge, register, reinstate, report, respond, run, save, serve, set forth, settle, setup, start, stop, support, take up, wait.
  • Change/Improve
    The changes are similar to the creation of ideas and things (see above). However, they also include dealing with the background and the affected people. They are divided into two groups: 1) The first-order changes are improvements that leave the object alive and make the parts better. 2) The second-order changes are the disruptions that replace the item or make it disappear completely, renewing the whole.
    Under the generic term change/improve, you find corresponding verbs, e.g.
    adapt, align, alter, change, condense, convert, correct, decrease, diminish, discontinue, edit, eliminate, escalate, expand, free, glorify, improve, incorporate, modernize, modify, optimize, perfect, precise, rearrange, redirect, reduce, reform, refurbish, regulate, remodel, renew, renovate, reorganize, replace, repurpose, reset, reshape, restore, restrict, restructure, rethink, revise, revolutionize, rework, rotate, shift, standardize, swap, switch.

Bottom line: The language is living – googling, clicking, updating, etc. This means that an ultimate list of verbs will not be possible, as new activities are always being added. The above examples (from the seven areas: analyze, design, produce, validate, deploy, run, change/improve) serve as inspiration for those who are describing procedures. The responsible people should always create their glossary with typical terms since this, on the one hand, facilitates the description of the functions and, on the other hand, creates a common vocabulary. When several people are working together, there is no way to avoid putting actions into words so that everyone understands and thus knows what needs to be done.