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Der Prozess – das unbekannte Wesen

In den Neunzigern des letzten Jahrtausends überrollte das Business Process Reengineering, kurz BPR, große Unternehmen. Konzerne haben im Zuge von Lean Management zuerst innerbetriebliche und schließlich überbetriebliche Abläufe verschlankt. Diese Welle hat sich im englischsprachigen Umfeld nach einem Hype in der zweiten Hälfte der Neunziger abgeschwächt (siehe Ngram: http://ow.ly/yJq6p). Im deutschsprachigen Raum ist das Interesse am Geschäftsprozess kontinuierlich gestiegen (siehe Ngram: http://ow.ly/yJr5n ). Alle sprechen regelmäßig von Prozessen, Workflows und kontinuierlicher Verbesserung der Abläufe ohne die definierten Merkmale, die den Ablauf zu einem Prozess machen . Der Prozess – das unbekannte Wesen.

Prozess

Die ablauforientierte Beschreibung von Funktionen bzw. Tätigkeiten, der sogenannte Prozess, besteht aus Einzelschritten. Diese wiederum sind Funktionen, die aus Teilschritten bestehen und so weiter, unabhängig von dem Format, das zur Darstellung verwendet wird *1. Die Dokumentation der Abläufe hilft bei der Planung, der Umsetzung, dem Monitoring und der Überarbeitung. Wenige machen sich klar, dass die Beschreibung des Ablaufs nicht die Wirklichkeit ist. Genau wie thematische Landkarten nur einen Blick auf geologische, politische oder wirtschaftliche Einzelheiten bieten, besteht der Prozess aus den wesentlichen Schritten. Zusätzlich hat ein Prozess die folgenden formalen Kriterien.

Ein Prozess …

  • … braucht einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Je unschärfer der Start- oder Endpunkt, desto schlechter die Qualität der Beschreibung.
  • … läuft OHNE Unterbrechung vom Anfang bis zum Ende. Sobald ein Ablauf unterbrochen wird, stoppt die Aktivität ungewollt auf unbestimmte Zeit. Es entstehen zwei Prozesse mit eigenem Anfang und Ende.
  • … ist wiederholbar. Der Zweck der Prozessentwicklung ist es, dass ein Ablauf für alle Beteiligten zuverlässig, immer wieder gleich funktioniert. Einmalige Abläufe werden zur Laufzeit abgestimmt, da der Aufwand vorab in keinem Verhältnis zum Nutzen steht.
  • … läuft über die Grenzen verschiedener Zuständigkeitsbereiche hinweg. Innerhalb einer Zuständigkeit bringt die Beschreibung wenig, da die Mitarbeiter selbstständig agieren.
  • … hat definierte Regeln. Alle Beteiligten müssen stets wissen was, wie, von wem, mit welchen Ergebnissen, an wen geliefert werden, um den Zweck der Funktion erzielen zu können. Abweichungen gefährden die Ergebnisse.
  • … verfügt über einen Entscheider. Da ein Prozess über unabhängige Zuständigkeiten hinweg abläuft, ist es erforderlich, dass die Entscheidung für den Ablauf in einer Hand gebündelt ist, damit die Prozessziele nicht von anderen Bereichszielen unterminiert werden.

Sobald Sie das nächste Mal einen Geschäftsprozess betrachten, suchen Sie nach den genannten Eigenschaften. Fehlt eine, besteht Optimierungsbedarf.

*1 Die Frage der angemessenen Detaillierungsebene wird bei anderer Gelegenheit besprochen.

Ohne Kürzung sparen

Produkt- und dienstleistungsorientierte Unternehmen arbeiten auf Basis der vorhandenen Ressourcen – Material, Information, Kapital und Infrastruktur sowie Mitarbeitern. Die spontane Reaktion auf fehlende Ergebnisse ist der Abbau von Kosten, als wäre es möglich Athleten durch Entzug von Essen und Trinken fit zu machen. Dabei braucht es gezielte Aufwendungen, die die Unternehmung stärken und wieder fit machen. Dabei gibt es einfallsreiche Ansätze, die ohne Kürzungen sparen.

Bleistifte

Die geschickte Beschaffungspolitik sowie die Nutzung von Bordmitteln und Relikten bieten vielfältige Möglichkeiten.

Geschickte Beschaffungspolitik
Mit der eingeübten Mentalität des Konsumenten ist die erste Reaktion auf einen Bedarf die Suche nach dem Neuesten, Leistungsfähigsten, Interessantesten (siehe Abbildung: der längste Bleistift). Die Einkäufer haben in der Vergangenheit fantasielos die Anforderungen überhöht und den Preis unter die Schmerzgrenze der Zulieferer gedrückt, um den scheinbar größten Vorteil für das Unternehmen zu erreichen. Das Ergebnis sind Zulieferer an der Grenze der Leistungsfähigkeit. Dies ergibt jedoch eine sinkende Qualität der Beschaffungsgüter. Vielleicht ist das der Grund für die steigende Anzahl und die immer größeren Rückrufe in der Automobilindustrie.
Geschickte Beschaffungspolitik erzeugt zusätzliche Einsparungen. Sie wird möglich, wenn die Fachbereiche

  • ihr Design optimieren,
  • ihre Bedarfe genauer beschreiben,
  • die Bestellmengen weniger großzügig schätzen,
  • den Ausschuss reduzieren sowie
  • harmonischer mit dem Einkauf zusammenarbeiten.

Bordmittel
Spätestens seit der Wirtschaftskrise 2008 erinnern sich immer mehr Unternehmen an die bestehenden Bordmittel (siehe Abbildung: der mittlere Bleistift). Nachdem durch Auslagerungen und Zeitarbeit interne Tätigkeiten wegfielen, haben sich die verbleibenden, internen Mitarbeiter auf die Koordination spezialisiert. Das erschwert heute die Rücknahme der Aufgaben, die die letzten Jahrzehnte ausgelagert waren, da die entsprechenden Fähigkeiten verlernt wurden. Kosten können eingespart werden, indem die vorhandenen Ressourcen untersucht, neu zugeordnet und die fehlenden Fähigkeiten wieder trainiert werden. Die Bordmittel helfen, indem

  • die Unternehmenskultur auf den Kunden ausgerichtet wird,
  • Prozesse ganzheitlich verbessert und beschleunigt werden,
  • unnötige Tätigkeiten vermieden werden,
  • auf bürokratische Zwischenergebnisse verzichtet wird,
  • bestehende Mittel neu verteilt werden,
  • mit Zero-Base-Budgeting geplant wird und
  • althergebrachte Strukturen aufgelöst werden.

Relikte
Überbleibsel früherer Geschäftsmodelle sind Ressourcen, die über lange Zeit zum Erfolg beitrugen, aber zwischenzeitlich als nicht mehr notwendig erachtet werden (siehe Abbildung: der Bleistiftstummel). Der Wechsel vom Bordmittel zum Überbleibsel findet schleichend statt. Selbst die sinnvollsten Produktionsmittel erreichen schließlich das Ende ihres Lebenszyklus. Gute Führung kümmert sich regelmäßig um die Einordnung des Status einer jeden Ressource. Die so gefundenen Altlasten haben folgende Schwierigkeiten.

  • Sie erfüllen nicht mehr den ursprünglichen Zweck,
  • erfordern teure Verwaltung,
  • benötigen unnötig Platz,
  • verursachen laufend Wartungskosten und
  • belasten die Bilanz.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass diese Relikte keinen Beitrag mehr leisten könnten. Durch den geschickten Einsatz sind Sie in der Lage

  • verbleibende Funktionalitäten weiter zu nutzen,
  • Teile wiederzuverwenden und
  • durch Auflösung von endgültig nicht mehr nutzbaren Beständen Kosten zu sparen.

Nachgedanke:

Alles, was wir für Einsparungen benötigen, sind engagierte Mitarbeiter, die weitreichende Kompetenzen haben und ihre Ressourcen eigenständig steuern. Dadurch lassen sich beispielsweise die folgenden Nebenwirkungen verhindern.

  • Die verwaltungslastigen, mehräugigen Entscheidungs- und Freigabeprozesse werden obsolet durch verantwortungsbewusstes Handeln aller Beteiligten.
  • Die Entmündigung und Demotivierung von Managern und Mitarbeitern findet nicht mehr statt, sobald Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen in einer Hand liegen.
  • Unterschriftenfluten können für die oberste Eskalationsstufe entfallen, da diese Aufgaben konsequent an den Ort des Geschehens delegiert sind.

Das viel beschworene Unternehmertum bleibt vergessen, bis der kränkelnde Patient auf der Intensivstation landet. Die gute Nachricht ist, sobald die Krise auftaucht, spielen Kosten keine Rolle mehr, da es ums Überleben geht. Die dann erforderlichen Mittel übersteigen die vorherigen Einsparungen. Die Bonsaiansätze, die jegliches Engagement der Mitarbeiter im Keim beschneiden, rechnen sich mittelfristig nicht.

Durch geschickte Beschaffungspolitik sowie die Nutzung von den Bordmitteln und Relikten optimieren Sie nicht nur Ihre verfügbaren Ressourcen, sondern Sie steigern auch Ihren Ruf, wenn Sie ohne Kürzungen sparen.