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Unnötiger Reibungsverlust im Prozess

Geschäftliche Abläufe, wie die Entwicklung von neuen Leistungen, die Beschaffung von Material, die Herstellung von Waren oder der Vertrieb von Gütern, werden durch die aktive Steuerung von Prozessen im Business Process Management (BPM) verbessert. Hierfür werden die Abläufe beschrieben und Schwächen sichtbar gemacht, um die Abfolge der Aktivitäten so zu optimieren, dass das Richtige richtig gemacht wird, z.B.

  • die Kunden besser eingebunden sind,
  • die Auslieferung zuverlässiger abläuft,
  • die Durchlaufzeit verkürzt ist,
  • Aufgaben automatisiert sind,
  • Zeit und Kosten reduziert werden,
  • die Qualität steigt
  • und so weiter.

Die gewünschten Effekte lassen sich nicht erreichen, wenn bestehende Vorgehensweisen und Ansprüche dem echten Fortschritt im Weg stehen. Dies führt zu Reibungsverlusten, die nicht durch die Prozessgestaltung verschwinden.

Oft sind diese Hürden hausgemacht. Ein gutes Beispiel für behindernde Einstellungen ist der Umgang mit Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung.

  • Aufgaben ohne Kompetenz und Verantwortung
    Die tatsächliche Arbeit wird in Form einer Aufgabe durchgeführt. Üblicherweise wird etwas erzeugt, bearbeitet, fertiggestellt oder ausgeführt – z.B. Prototyp bauen, Oberfläche polieren, Gerät zusammenbauen, Auto waschen. Um in der Lage zu sein die Aufgabe zu erfüllen benötigen die Ausführenden angemessene Kenntnisse und Fertigkeiten.
    Fehlen jedoch die entsprechenden Kompetenzen sowie die Verantwortung für die Ergebnisse, dann wird die Erfüllung der Aufgabe bescheiden ausfallen.
  • Kompetenz ohne Aufgabe und Verantwortung
    Die Kompetenz beschreibt die Befugnisse, die man hat. Dazu gehören die Rechte etwas durchzuführen oder zu leiten – z.B. eine bestimmte Maschine zur Herstellung zu benutzen oder den Mitarbeitern Weisungen zu erteilen. Die entsprechenden Rechte müssen allen Beteiligten bekannt sein.
    Verfügt jemand über ausreichende Kompetenzen, hat aber keine Aufgabe oder Verantwortung, verpufft die Kompetenz wirkungslos.
  • Verantwortung ohne Aufgabe und Kompetenz
    Die Verantwortung beschreibt die Verpflichtungen, die man eingeht. Dabei kann es sich um Eigen- oder Mitverantwortung handeln – die Eigenverantwortung bezieht sich auf das eigene Tun und die Aktivitäten der direkt zugeordneten Mitarbeiter; die Mitverantwortung entsteht, wenn man mittelbaren Einfluss auf das Geschehen als Teil eines Teams hätte (im Sinne von mitgegangen mitgehangen).
    Einzelne schmücken sich gerne mit dem Schein von Verantwortung – vor allem, wenn sich daraus keine Konsequenzen ergeben, weil keine Aufgaben damit verbunden sind oder besondere Befugnisse beschafft werden müssen.

Einfach gesagt sollten Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung im Interesse von angemessenen Ergebnissen IMMER in einer Hand liegen. Es macht keinen Sinn jemandem eine Aufgabe zuzuordnen ohne die notwendigen Rechte zur Erfüllung und ohne die Verantwortung für das Ergebnis. Ein gutes Beispiel sind die japanischen Bandarbeiter, die Teilaufgaben bei der Herstellung eines Autos erfüllen. Sie haben das Recht und die Pflicht, das Band sofort zu stoppen, wenn sie einen Fehler finden. Dies ermöglicht die frühestmögliche Behebung des Fehlers. Dadurch vermeiden sie die Anhäufung von unnötiger Nacharbeit. Gleichzeitig werden aufwendige Entscheidungswege vermieden, die den Ablauf belasten würden.

Fazit: Die Gestaltung von Prozessen beginnt oft mit dem Einsatz von IT, in der Hoffnung, dass sich dadurch der Ablauf verbessern lässt. Dabei werden jedoch oft alte Regeln und Rollen beibehalten. In der Folge bleiben die  Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung in verschiedenen Händen. Auch wenn es schneller geht, wenn man nur einmal klicken muss, um seiner Verantwortung gerecht zu werden oder den Ausführenden zu erlauben, ihre Aufgaben zu erfüllen. Den größten Effekt erzielt man, indem man Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung den Personen überträgt, die die Aufgabe erfüllen. Sie wissen, was zu tun ist, können entscheiden, wie sie vorgehen, und strengen sich an, damit sie die geforderte Güte des Ergebnisses verantworten können. Auf diese Weise sind die Reibungsverluste in einem Prozess minimiert.

Das Warum braucht Perspektiven

Die Antwort auf Warum ist keine einfache Sache, da sie aufgrund von unterschiedlichen Blickwinkeln  zu unterschiedlichen Ergebnissen führt. Mit der Entwicklung eines neuen Produkts müssen verschiedene Aspekte der Lösung hinterfragt werden. Stellen wir uns eine App für ihr Smartphone vor, die auf Basis der eigenen Onlineaktivitäten, neue Ideen für das eigene Geschäft generiert. Die Freemiumversion bietet pro Tag eine einzige Idee. Die Bezahlversion verfügt über zusätzliche Features und kassiert je nach Vertrag zwischen 0,1 € und 5 € für jede zusätzlich abgerufene Idee. Warum sollte man Geld in die Entwicklung dieser App stecken? Warum braucht es bestimmte Funktionen? Warum sollten die Kunden die Bezahlversion abonnieren? Zur Einschätzung der Viabilität des Entwurfs lässt sich ein Satz von Perspektiven nutzen. Das Warum erhält dadurch umfassendere Einsichten.

Im Folgenden werden mehrere Perspektiven genutzt, um zu ergründen, „Warum“ die beschriebene App Sinn macht. Daneben gibt es noch „unendlich“ viele weitere Aspekte, die relevant sein können. Betrachten wir einige allgemeine Perspektiven der App.

  • Kundenperspektive
    Kunden lieben Freemium, da sie sich zu Nichts verpflichten und kostenfrei die Vorteile des Angebots mehr oder weniger nutzen können. Eine Idee pro Tag addiert sich bereits zu 365 Gratisideen, die eine echte Einschätzung der Vorteile ermöglichen. Die Berücksichtigung der persönlichen Einstellungen liefert Ergebnisse, die für jeden Einzelnen wissenswert sind. Der Profi wünscht sich natürlich die Möglichkeit, mehr bedarfsorientierte Ideen schöpfen zu können. Flexible Bezahlmodelle bedienen diese verschiedenen Bedürfnisse. Trägt eine der Ideen Früchte, dann ist das Abonnement auf lange Zeit finanziert.
  • Inhaltliche Perspektive
    Die Herausforderungen sind die Themengebiete und ein Ansatz zur Vermeidung der Wiederholung von Ideen. In der Freemiumversion werden die Internetaktivitäten ausgewertet und zu einer neuen Idee pro Tag verdichtet. Im beruflichen Umfeld braucht es mehr Einstellungen, um das Zielgebiet an einer aktuellen Aufgabe auszurichten. Weitere Funktionen stehen zur Verfügung, wie beispielsweise die Rückverfolgung früherer Ideen. Auswertungen haben ergeben, dass Ideen ohne Grenzen generiert werden können.
  • Soziokulturelle Perspektive
    Eine wichtige Aufgabe wird es sein, die Bedenken einzelner Nutzer zu zerstreuen, die sich durch die Auswertung ihrer Internetaktivitäten beobachtet fühlen. Sie übersehen, dass diese Spuren im Netz sowieso bestehen und sie erstmalig die Möglichkeit erhalten, diese Spuren für sich selbst zu nutzen. Die eingesparte Zeit, die Weiterentwicklung des Geschäfts und das gesteigerte Ansehen, die sich aus den Ideen ergeben, sollten die Zweifler schnell eines Besseren belehren.
  • Technologische Perspektive
    Dieser cloudbasierte Service wird auf Basis von Big-Data betrieben, der heute bereits von großen Onlinehändlern genutzt werden. Beim Kauf einer CD erhält man zusätzliche Kaufvorschläge, wie „Andere Käufer, die diese CD gekauft haben, ….“. Der wesentliche Unterschied der App besteht in der steuerbaren semantischen Auswertung, die immer neue Einfälle generiert, und nicht einem Kaufanreiz dient. Die Features lassen sich mit dem speziellen, mehrsprachigen Bedeutungsengine auf einzigartige Weise einstellen. Das dazugehörige Patent wurde bereits erteilt.
  • Ökonomische Perspektive
    Es ist heute üblich, dass große Nutzergruppen über Freemiumangebote erschlossen werden. Der Business Case geht davon aus, dass 10% der zukünftigen kostenfreien Konten später die zahlungspflichtigen Pakete buchen. Daraus ergeben sich Einnahmen, die das Projekt in drei Jahren in die Gewinnzone bringen. Analysten kamen zu dem Ergebnis, dass der Effekt der Konditionierung durch nutzbare Ideen, die Anwender nachhaltig motivieren lange Zeit aktives Mitglied zu bleiben. Eine kleine, zahlungskräftige Gruppe wird sich für aufwendige Zusatzangebote interessieren. Der kritische Tipping-Point wird nach zwei Jahren erreicht. Im Anschluss wird die Hauptaufgabe sein, die Verfügbarkeit sicherzustellen und das Angebot kontinuierlich zu erweitern.
  • Politische Perspektive
    Bisher erlauben die Einführbestimmungen einen grenzüberschreitenden Austausch von Ideen. Sollte es dennoch zu einer Verschärfung der Zollbestimmungen kommen, dann lässt sich das Angebot leicht nationalisieren, d.h. die Programme werden landesspezifisch aufgesetzt und müssen damit keine Grenzen mehr überschreiten. Für den Wettbewerb ergeben sich keine störenden Verzerrungen, da das Geschäft der Hauptwettbewerber, den Beratern und Kreativbüros, stimuliert wird. Die Ergebnisse der App bestehen aus kurzen Ideen, die umfangreiche Beratungsangebote zur Umsetzung generieren. Der Einsatz in Krisenregionen und autoritären Staaten könnte schwierig werden, da der Netzzugang nicht sichergestellt ist.
  • Rechtliche Perspektive
    Bei den genutzten Daten handelt es sich um die Datenspuren, die der Anwender selbst im Netz erzeugt. Grundsätzlich gehören diese Daten den Nutzern. Die Ideen, die die App generiert, sind Public-Domain und können von den Anwendern kostenfrei genutzt werden. Es ist angedacht, eine rechtliche Prüfung in eine Premium-Version einzubauen. Die Produkthaftung der sich aus den Ideen ergebenden Angebote liegt weiterhin beim Hersteller. Damit spricht aus rechtlicher Sicht nichts gegen die App.
  • Ökologische Perspektive
    Der Einfluss auf die Umwelt wird vor allem durch den Betrieb der Rechenzentren bestimmt – Klimaanlagen, Stromversorgung, Treibstoff der Notstromaggregate. Die Ideen selbst sind an sich nicht umweltschädlich. Ökologisch bedenkliche Ideen werden auf einem nicht-dogmatischen Level soweit herausgefiltert, dass Umweltschäden minimiert werden, z.B. die Verschwendung von natürlichen Rohstoffquellen und nicht recycelbarer Müll werden standardmäßig vermieden. Positiv wirkt sich die App auf den CO2-Footprint der Ideen-Scouts aus, die ihre Recherchen auf das Netz beschränken.
  • Eigene Perspektive
    Die Entwickler haben berichtet, dass sie stolz sind, diese findigen Algorithmen gefunden zu haben, da in der Zukunft immer mehr Ideen erforderlich sind, damit Kleinunternehmen lebensfähig werden. Für sie ist das Programm ein Beitrag für die Arbeitswelt von morgen und übermorgen. Sie haben bereits Pläne für noch umfassendere Auswertungsmöglichkeiten. Die positive Einstellung der Beteiligten verspricht langfristig Schwung bei der Entwicklung neuer Features.

Fazit: Natürlich handelt es sich bei der Geschichte um Fake News. Aber das Beispiel zeigt, dass der Blick auf ein neues Produkt aus nur einer Perspektive, z.B. dem Business Case, unzureichend ist. Zusätzlich hat jeder der angedeuteten Blickwinkel seinen Zweck. Aus diesem Grund ist es immer von Vorteil, den Standpunkt zu wechseln, einen neuen Hut aufzusetzen, in den Mokassins von Anderen zu marschieren, um zu einer Gesamtbewertung zu gelangen. Erst dann nimmt man die tatsächlichen Potenziale wahr und kann frühzeitig die Herausforderungen erkennen. Um besser zu werden, braucht das Warum Perspektiven.