Archiv der Kategorie: Governance

Governance deckt Regelungen und Steuerungsaspekte ab.

Regeln regeln Regeln, die Regeln regeln

In Zeiten zunehmender Bürokratisierung wird es immer schwieriger die unzähligen Regelungen, die man befolgt werden müssen, zu überschauen. Da die Mitarbeiter eigenverantwortlich handeln und nicht jedes Detail von oben geregelt werden kann, brauchen sie ein überschaubares Set an Regeln. Um die bestmöglichen Vorschriften bereitzustellen, nutzen die Unternehmen beispielsweise COSO und COBIT als Leitfaden, d.h. Standards um die Governance einzuführen. Der Trend zu einer stetig wachsenden Zahl an Standards ist absehbar. Denken wir nur an die unterschiedlichen Standards im Projektmanagement. Müssen wir uns darauf einstellen, dass in Zukunft Regeln Regeln regeln, die Regeln regeln?

Schlangebeisstschwanz

Gemeinsam ist den Regeln, dass sie bestimmten Regeln folgen. Die folgenden Aspekte bestimmen die Güte der Governance.

  • Nachvollziehbarkeit
    Dabei sollen den Mitarbeitern die Entscheidungen, der Weg zu einer Entscheidung und die Grundsätze der Führung zugänglich gemacht werden. Sie sollen jederzeit nachvollziehen können, aus welchen Gründen die Leitung bestimmte Vorgaben erteilt. Gleichzeitig soll diese Nachvollziehbarkeit ihnen die Stellen für ihren eigenen Einfluss aufzeigen.
  • Wirtschaftlichkeit
    Um einen vernünftigen Umgang mit knappen Mitteln sicherzustellen, werden die Prozesse entsprechend ausgestaltet. Diese Festlegungen verhindern einen Wildwuchs von Regeln und Abläufen. Darüber hinaus wird der Aufwand zur Einführung der Richtlinien reduziert und kann im Laufe der Zeit verbessert werden.
  • Beteiligtsein
    Die Mitarbeiter werden durch persönliche Teilhabe und Teilnahme an der Gestaltung des Unternehmens motiviert. Sie erhalten durch die Regelungen das Recht und die Pflicht, sich an den Entscheidungen und Umsetzungen aktiv zu beteiligen. Aus diesem Grund sind in den Abläufen klare Stellen zur Beteiligung der Mitarbeiter eingebaut.
  • Zuständigkeiten
    Durch die eindeutige Verteilung der Befugnisse und Verantwortung verhindern klare Aufgaben Muda und Reibungsverluste. Dabei werden alle Bereiche berücksichtigt und verhindert, dass sich Zuständigkeiten überschneiden und in der Folge gegenseitig behindern. Die Mitarbeiter wissen durch die ihnen übertragenen Rechte und Pflichten, was sie zu tun haben – und was nicht.
  • Rechtsstaatlichkeit
    Durch die Verbindlichkeit, dass alle an das Recht gebunden sind, ohne Ausnahme, stärkt den Einzelnen. Damit das Zusammenspiel funktioniert, muss garantiert werden, dass alle gleichbehandelt werden. Zu diesem Zweck braucht es das klare Vorgehen im Fall von Konflikten sowie eine unabhängige Schiedsstelle, die alle anrufen können.
  • Gerechtigkeit
    Durch einen angemessenen und einforderbaren Ausgleich der Interessen, bietet die Gerechtigkeit einen allgemeinen Rahmen, der über die detaillierten Regeln hinausgeht. Die Werte des Unternehmens brauchen ein gemeinsames, grundsätzliches Verständnis, was recht ist und was nicht. Ein entsprechendes Verständnis erspart eine Vielzahl von detaillierten Regelungen.

Um sicherzustellen, dass die Governance an die jeweiligen Bedingungen angepasst wird, brauchen die Unternehmen ein klares Kontrollmodell. So bietet COSO einen Rahmen für die Finanzberichterstattung und Cobit für die IT. Mit diesen Frameworks kann die Governance an den richtigen Stellen richtig eingeführt werden.

Fazit: Der Aufbau eines Regelsystems, der Governance, ist ein wirksames Mittel, um Unternehmen oder Bereiche zu führen. Standards erleichtern sicher die Einführung. Es ist jedoch wichtig, dem Regelungswahn zu widerstehen. Mehr ist nicht notwendigerweise besser. Regeln reglen Regeln, die Regeln regeln sind das Ende von wirksamen Regelwerken.

Compliance – lebensbedrohliche Thrombose in Organisationen

Überraschung, Überraschung. Sobald man gegen das Gesetz verstößt, macht man sich strafbar. Das gilt für Kartelle, Bestechungen, Veruntreuungen und alle ansonsten per Gesetz verbotenen Aktivitäten. Zusätzlich leisten sich Unternehmen immer mehr Stellen, die sich um die Formalisierung von Abläufen und dem entsprechenden Wohlverhalten kümmern. Je globaler ein Unternehmen agiert, desto komplexer werden die Regeln. Wie verhindert man eine lebensbedrohliche Thrombose in den Abläufen der Unternehmung?

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Eine organisatorische Thrombose ist eine Erkrankung der Geschäftsabläufe. Hierbei belasten interne Regelungen den freien Fluss von Daten, Informationen, Ergebnissen und Entscheidungen. Wird die Abwicklung eines Vorgangs aufgehalten, dann bildet sich ein Rückstau, der die eigentliche Aufgabe, Produkte zu erzeugen oder Leistungen zu erbringen, behindert. Im schlimmsten Fall kommt es zu einem wirtschaftlichen Infarkt durch schlechte Ergebnisse. In der Medizin helfen bei einer Thrombose Medikamente, die die Gerinnung verhindern, sowie Kompressionsverbände, die das Wachsen des Thrombus verhindern. Welche Möglichkeiten hat man im Business?

  • Gesetze befolgbar machen
    Gesetze werden im Zusammenspiel des gesamten Rechtssystems entwickelt. Es ist jedoch nicht möglich, alle Einflüsse von anderen Gesetzen im jeweiligen Gesetz zu erkennen. Aus diesem Grund sollten Unternehmen den Mitarbeitern die Auslegung von Gesetzen erleichtern. Dies ermöglicht es, einerseits gesetzeskonform zu agieren und dies geleichzeitig mit wenig Aufwand zu tun.
  • Entscheidungswege vereinfachen
    Die persönliche Verantwortlichkeit von Führungskräften, die sich aus den Regelungen der Banken und Börsen ergeben, hat dazu geführt, dass auf den verschiedenen Ebenen der Entscheidungen festgesetzte Rahmen bestehen, z.B. Budgetgrenzen und Beschränkungen der Reichweite. Es ist besser, so wenig Entscheidungen wie möglich durch den Instanzenweg zu jagen. Das Prinzip der Subsidiarität bietet dafür einen Ansatz. Entscheidungen werden hier auf der Ebene der Ausführung getroffen. Erst, wenn die jeweilige Ebene nicht in der Lage ist, alleine zu entscheiden, wird die darüberliegende Ebene hinzu geholt.
  • Fokussierter Einsatz digitaler Medien
    Der einfache Umgang mit Internet und E-Mail erleichtert es den Mitarbeitern, sich bei Entscheidungen in alle Richtungen abzusichern. Dabei werden auch Kollegen, die an der eigentlichen Entscheidung gar nicht beteiligt wären, durch entsprechende Unterstellungen gezwungen sich mit dem Beschluss auseinanderzusetzen (Beispiel: „… soweit ich verstanden habe, gehe ich davon aus, dass …“). Eine entsprechende E-Mail-Governance, die z.B. Entscheidungen via CC sowie umfangreiche CC-Adresslisten verbieten oder einer „Zero-Email-Toleranz“ an Wochenenden, entschlackt die Flut von Mitteilungen.
  • Deregulieren
    Die Anzahl von Richtlinien wachsen über die Jahre, ohne dass Veraltetes entsorgt wird. Die meisten Unternehmen verfügen auch nicht über ein zentrales Verzeichnis der internen, externen und internationalen Regelungen. Sie kennen noch nicht einmal die Anzahl der Regelungen. Eine nachträgliche Auflistung hilft nicht. Es ist ein guter Anfang, wenn die regelnden Bereiche überwiegend abgebaut werden. Dadurch wird sofort die Wucherung von neuen Bestimmungen gestoppt. Alle internen Regeln, die nicht der Einhaltung von Gesetzen und Vereinbarungen dienen, sollten ersetzt werden durch Grundregeln, die die Eigenverantwortung und Selbstorganisation festschreiben. Die verbleibenden Richtlinien gelten im Anschluss nicht mehr. Dadurch beginnt die Bürokratie auf einem niedrigen Niveau von Neuem.

Fazit: Der richtige Moment einer Thrombose entgegenzuwirken ist immer JETZT. Gesetze werden durch praktische Kommentare leichter und mit weniger Aufwand befolgbar. Am Ende ist es entscheidend, die Bürokratie zu verschlanken und dem natürlichen Impuls zu widerstehen, den Regelungswahnsinn, durch weitere Regelungen regeln zu wollen ;-).