Nach einem halben Jahr intensiver Teamarbeit an Standorten in aller Welt liegen endlich die Ergebnisse vor. Die Ausbeute an neuen Daten ist weit größer als der ursprüngliche Auftrag erfordert. Viele zusätzliche Überraschungen sind mitteilungswürdig. Damit man für die Übererfüllung der Aufgabe gewürdigt wird, sollten auf jeden Fall auch die zusätzlichen Einblicke geteilt werden. Allerdings erwarten die Auftraggeber wirkungsvolle Lösungen für ihren aktuellen Ärger. Trotz der weiteren Neuigkeiten ist es jetzt wichtig auf den Punkt zu kommen, der erwartet wird.

Die wirkungsvolle Vorstellung von Schlussfolgerungen ist an sich bereits eine Herausforderung – das passende Gording, die aussagekräftigen Bilder, und die stimmigen Tabellen. Um auf dem Punkt zu kommen, helfen die folgenden Aspekte.

• Gehaltvolle Kompaktheit
  Die Krux bei der Entwicklung einer Präsentation ist die Entscheidung, wie viel Information benötigt wird bzw. geliefert werden soll. Für die Vermittlung der Erkenntnisse müssen so viele Zusammenfassungen präsentiert werden wie nötig. Um die Aufnahmefähigkeit der Zielgruppe nicht zu überlasten, sollte allerdings nur das Nötige aufbereitet werden – nicht mehr als siebenplusminuszwei Themen.
• Besser geht’s nicht
  jede Ausarbeitung verfolgt einen Zweck. Es sollten jedoch nur Sachverhalte dargestellt werden, die man für richtig hält und die nachweisbar sind. Die Stimmigkeit entsteht aus einer lückenlosen Ursache-Wirkungs-Kette. Jede Lücke gibt Anlass zum Zweifeln. Aufmerksame Präsentatoren wissen was zusammenpasst und an welcher Stelle die Begründungen schwächeln – wenn man seine Aussagen nicht belegen kann, sollte man erklären können, was den Nachweis so schwierig macht.
• PerSie
  So interessant manche Ergebnisse sind, so sind sie nicht für jeden von Bedeutung. Es sollten bevorzugt die Inhalte dargestellt werden, die für die Zielgruppe von Belang sind. Andere wichtige Aspekte können erwähnt, jedoch nicht ausführlich besprochen werden, da die Zuhörer bei Themen, die sie nicht betreffen abschalten und dadurch die für sie relevanten Themen verpassen. Am besten antizipiert man die einzelnen Stakeholder, legt die Schwerpunkte auf die entsprechenden Themen und vermeidet die Stellen, die vorhersehbar keinen Beitrag leisten – belastete Schlüsselworte (z. B. Kosten, Führungsverantwortung, Produktivität), Stigmaworte (z. B. Kampf, Verlust, Compliance) oder Abkürzungen und abstrakte Begriffe, die Unverständnis wecken.
• Im richtigen Ton
  In jedem Fall sollten die Inhalte so klar wie möglich in der Sprache der Zielgruppe dargestellt werden. Die einzelnen Bereiche im Unternehmen sprechen ihre eigene Sprache, zumindest einen fachlichen Jargon. Mehrdeutigkeiten sind schwer verständlich und man verliert die Kontrolle über die Aussage – die Präsentatoren, die wissen, was sie vermitteln wollen, sollten in einfacher und eindeutiger Sprache die Inhalte vorstellen. Erklärungen sollten nur so ausführlich sein, dass die Ergebnisse verstanden werden – auch wenn man mehr zu sagen hat und es günstige Stellen für langatmige Anekdoten gibt. Vorgestellte Abläufe und Ursache-Wirkungsbeziehungen sollten ohne Brüche und Leerstellen stimmig beschrieben sein.

Um die Gelegenheit zu nutzen und auf etwaige, zusätzliche Erkenntnisse hinweisen zu können, empfiehlt es sich am Ende der Präsentation die zusätzlichen Entdeckungen zu erwähnen und ein Folgetreffen anzubieten.

Fazit: Präsentationen leiden an zu viel von zu wenig oder von viel zu viel. Es ist schwer, sich auf das Wesentliche zu beschränken, vor allem wenn man so viel mehr erarbeitet hat. Eine Orientierung schafft der ursprüngliche Auftrag. Die Ergebnisse sollten die Erkenntnisse in einer verdaulichen Kompaktheit liefern. Auch wenn es weitere Themen gibt, die man dem jeweiligen Personenkreis vorstellen möchte, sollten nur erwartete und nachweisbare Ergebnisse berichtet werden. Entscheidend ist die Interessenslage der Zielgruppe. Die angemessene Menge und eine verständliche Sprache helfen bei der Klärung der Inhalte. Es empfiehlt sich, dem Impuls zu Weitschweifigkeit und Mehrdeutigkeit zu widerstehen. Eine Präsentation ist dann erfolgreich, wenn sie den richtigen Ton trifft und in die jeweilige Situation passt. All das hilft dabei, auf den Punkt zu kommen.