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Auf den Punkt kommen

Nach einem halben Jahr intensiver Teamarbeit an Standorten in aller Welt liegen endlich die Ergebnisse vor. Die Ausbeute an neuen Daten ist weit größer als der ursprüngliche Auftrag erfordert. Viele zusätzliche Überraschungen sind mitteilungswürdig. Damit man für die Übererfüllung der Aufgabe gewürdigt wird, sollten auf jeden Fall auch die zusätzlichen Einblicke geteilt werden. Allerdings erwarten die Auftraggeber wirkungsvolle Lösungen für ihren aktuellen Ärger. Trotz der weiteren Neuigkeiten ist es jetzt wichtig auf den Punkt zu kommen, der erwartet wird.

Die wirkungsvolle Vorstellung von Schlussfolgerungen ist an sich bereits eine Herausforderung – das passende Gording, die aussagekräftigen Bilder, und die stimmigen Tabellen. Um auf dem Punkt zu kommen, helfen die folgenden Aspekte.

  • Gehaltvolle Kompaktheit
    Die Krux bei der Entwicklung einer Präsentation ist die Entscheidung, wie viel Information benötigt wird bzw. geliefert werden soll. Für die Vermittlung der Erkenntnisse müssen so viele Zusammenfassungen präsentiert werden wie nötig. Um die Aufnahmefähigkeit der Zielgruppe nicht zu überlasten, sollte allerdings nur das Nötige aufbereitet werden – nicht mehr als siebenplusminuszwei Themen.
  • Besser geht’s nicht
    jede Ausarbeitung verfolgt einen Zweck. Es sollten jedoch nur Sachverhalte dargestellt werden, die man für richtig hält und die nachweisbar sind. Die Stimmigkeit entsteht aus einer lückenlosen Ursache-Wirkungs-Kette. Jede Lücke gibt Anlass zum Zweifeln. Aufmerksame Präsentatoren wissen was zusammenpasst und an welcher Stelle die Begründungen schwächeln – wenn man seine Aussagen nicht belegen kann, sollte man erklären können, was den Nachweis so schwierig macht.
  • PerSie
    So interessant manche Ergebnisse sind, so sind sie nicht für jeden von Bedeutung. Es sollten bevorzugt die Inhalte dargestellt werden, die für die Zielgruppe von Belang sind. Andere wichtige Aspekte können erwähnt, jedoch nicht ausführlich besprochen werden, da die Zuhörer bei Themen, die sie nicht betreffen abschalten und dadurch die für sie relevanten Themen verpassen. Am besten antizipiert man die einzelnen Stakeholder, legt die Schwerpunkte auf die entsprechenden Themen und vermeidet die Stellen, die vorhersehbar keinen Beitrag leisten – belastete Schlüsselworte (z. B. Kosten, Führungsverantwortung, Produktivität), Stigmaworte (z. B. Kampf, Verlust, Compliance) oder Abkürzungen und abstrakte Begriffe, die Unverständnis wecken.
  • Im richtigen Ton
    In jedem Fall sollten die Inhalte so klar wie möglich in der Sprache der Zielgruppe dargestellt werden. Die einzelnen Bereiche im Unternehmen sprechen ihre eigene Sprache, zumindest einen fachlichen Jargon. Mehrdeutigkeiten sind schwer verständlich und man verliert die Kontrolle über die Aussage – die Präsentatoren, die wissen, was sie vermitteln wollen, sollten in einfacher und eindeutiger Sprache die Inhalte vorstellen. Erklärungen sollten nur so ausführlich sein, dass die Ergebnisse verstanden werden – auch wenn man mehr zu sagen hat und es günstige Stellen für langatmige Anekdoten gibt. Vorgestellte Abläufe und Ursache-Wirkungsbeziehungen sollten ohne Brüche und Leerstellen stimmig beschrieben sein.

Um die Gelegenheit zu nutzen und auf etwaige, zusätzliche Erkenntnisse hinweisen zu können, empfiehlt es sich am Ende der Präsentation die zusätzlichen Entdeckungen zu erwähnen und ein Folgetreffen anzubieten.

Fazit: Präsentationen leiden an zu viel von zu wenig oder von viel zu viel. Es ist schwer, sich auf das Wesentliche zu beschränken, vor allem wenn man so viel mehr erarbeitet hat. Eine Orientierung schafft der ursprüngliche Auftrag. Die Ergebnisse sollten die Erkenntnisse in einer verdaulichen Kompaktheit liefern. Auch wenn es weitere Themen gibt, die man dem jeweiligen Personenkreis vorstellen möchte, sollten nur erwartete und nachweisbare Ergebnisse berichtet werden. Entscheidend ist die Interessenslage der Zielgruppe. Die angemessene Menge und eine verständliche Sprache helfen bei der Klärung der Inhalte. Es empfiehlt sich, dem Impuls zu Weitschweifigkeit und Mehrdeutigkeit zu widerstehen. Eine Präsentation ist dann erfolgreich, wenn sie den richtigen Ton trifft und in die jeweilige Situation passt. All das hilft dabei, auf den Punkt zu kommen.

PERSIE – Bekommt der Kunde was ich habe oder was er will?

Das beste Angebot ist das Paket, das dem Kunden das beste Ergebnis liefert. Im Nachhinein weiß auch der Letzte, was das ist. Die Schwierigkeit ist die Unschärfe der Bedürfnisse der Auftraggeber in spe und der ersten Vorschläge der anbietenden Firma. In den frühen Phasen des Kontakts kennen sich beide Parteien noch nicht ausreichend. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Ideen in eine Form zu bringen, die dem Kunden die Auswahl erleichtert. Bekommt der Kunde, was man hat oder was er will?

persie

Für alle Anbieter ist es entscheidend zu akzeptieren, dass es keine andere Objektivität im Umgang mit den Kunden gibt, außer ihre Subjektivität. Aus diesem Grund sollten die Bestandteile des Angebots persiefiziert werden. Dabei helfen die folgenden Punkte.

  • Brille ab!
    Im ersten Schritt ist es wichtig sich von den eigenen Filtern zu lösen, die einem den neutralen Blick auf die Kunden behindern. Die farbige Brille beeinflusst nicht nur den Kontrast zwischen den Aspekten, sondern entfernt bestimmte Farben. Genauso manipulieren die eigenen Erfahrungen, Kenntnisse und Denkmodelle, was man bei einem Kunden und seinen Themen bemerkt. Leider kann man den eigenen mentalen Modellen nicht ganz entkommen, da man nur das versteht, was man bereits weiß. Beispiele sind die Begriffe, die einem zur Verfügung stehen und immer den Kontext benötigen, um die Chance zu haben, verstanden zu werden: Verwirklichung, Grundlegung, Werte, Maßnahmen, Effluvium/Affluvium, Mesmerisierung sowie jegliche anderen Begriffe. Deshalb, immer Brille ab!
  • Brille auf!
    Im zweiten Schritt geht es darum, den Kunden zu verstehen. Ohne den eigenen Bias erkennt man seinen Gegenüber leichter. Dabei beobachtet man die nonverbalen Botschaften der Körpersprache und fühlt mit. An dieser Stelle geht es nicht um Antworten, sondern darum das Gesagte nachzuerleben, inklusive der entsprechenden Gefühle (z.B. schnellerer Atem oder Herzschlag in schwierigen Situationen). Man erkennt dadurch, wo die Kunden ihren Nutzen sehen. Dies sind auf den ersten Blick eher die funktionalen Vorteile. Oft handelt es sich jedoch mehr um emotionale Vorzüge. Der Wert einer Leistung ergibt sich erst, nachdem man die erforderlichen Opfer des Kunden bedenkt. Dies ist meistens nicht der Preis der Leistung, sondern die damit einhergehenden Aufwände, wie die für die Umsetzung erforderlichen, internen Mitteln und Mitarbeitern. So entsteht innerhalb kürzester Zeit ein weitestgehend ungefiltertes Bild. Übernimmt man die so gefundene Tönung des Kunden, so sieht man ab dann das Thema mit seinen Augen. Deshalb, jetzt die Brille auf!
  • Persiefizieren
    Im dritten Schritt geht es schließlich darum, das eigene Angebot so zu übersetzen, dass der Kunde es aus seiner Perspektive beurteilen kann und hoffentlich die richtige Wahl trifft. Die entsprechende Wortwahl lässt sich aus den sonst üblichen Formulierungen ableiten. Diesen Schritt nennen wir einfach persiefizieren (abgeleitet aus per Sie = durch das Gegenüber und fizieren = machen). Zu diesem Zweck wird nicht beschrieben was man als Anbieter alles weiß, hat und kann, sondern was der Kunde alles lernt, bekommt und beherrschen wird. Schauen wir uns die folgenden zwei Beispiele eines Angebots an.
    <1) Unsere Spezialisten analysieren die Situation, entwickeln alternative Lösungen und erstellen professionelle Geschäftsmodelle. Wir beherrschen die neuesten Methoden, kennen alle rechtlichen Rahmenbedingungen und die zukünftigen Herausforderungen.>
    Persiefiziert könnte so sein.
    <2) Sie erhalten eine klare Bewertung ihrer Ausgangslage und eine Auswahl von sinnvollen Handlungsoptionen, um ihr Geschäft für die anstehenden Aufgaben fit zu machen. Sie lernen dabei wirksame Vorgehen, werden zuverlässig die rechtlichen Anforderungen erfüllen und langfristig erfolgreich sein.>
    Mit wem würden Sie lieber zusammenarbeiten?

Auch wenn auf den ersten Blick die Beispiele etwas zu plakativ und zu einfach scheinen, früher oder später erkennt man den Unterschied. Im Ernstfall kommen weitere Aspekte hinzu, wie z.B. die passende Wortwahl, das persönliche Auftreten und die Kleidung. Auf jedem Fall ist es besser den Kunden mit seiner Sicht der Dinge in den Mittelpunkt zu stellen, als sich selbst.

Fazit: Unabhängig von dem eigenen Fachgebiet ist es vorteilhaft, die Aufgaben aus Sicht des Kunden zu betrachten und zu formulieren. Dies wird es dem Kunden erleichtern ein Angebot zu verstehen, wertzuschätzen und sich dafür zu entscheiden. PERSIE bekommt der Kunde das, was er will.