Auf den Punkt kommen

Nach einem halben Jahr intensiver Teamarbeit an Standorten in aller Welt liegen endlich die Ergebnisse vor. Die Ausbeute an neuen Daten ist weit größer als der ursprüngliche Auftrag erfordert. Viele zusätzliche Überraschungen sind mitteilungswürdig. Damit man für die Übererfüllung der Aufgabe gewürdigt wird, sollten auf jeden Fall auch die zusätzlichen Einblicke geteilt werden. Allerdings erwarten die Auftraggeber wirkungsvolle Lösungen für ihren aktuellen Ärger. Trotz der weiteren Neuigkeiten ist es jetzt wichtig auf den Punkt zu kommen, der erwartet wird.

Die wirkungsvolle Vorstellung von Schlussfolgerungen ist an sich bereits eine Herausforderung – das passende Gording, die aussagekräftigen Bilder, und die stimmigen Tabellen. Um auf dem Punkt zu kommen, helfen die folgenden Aspekte.

  • Gehaltvolle Kompaktheit
    Die Krux bei der Entwicklung einer Präsentation ist die Entscheidung, wie viel Information benötigt wird bzw. geliefert werden soll. Für die Vermittlung der Erkenntnisse müssen so viele Zusammenfassungen präsentiert werden wie nötig. Um die Aufnahmefähigkeit der Zielgruppe nicht zu überlasten, sollte allerdings nur das Nötige aufbereitet werden – nicht mehr als siebenplusminuszwei Themen.
  • Besser geht’s nicht
    jede Ausarbeitung verfolgt einen Zweck. Es sollten jedoch nur Sachverhalte dargestellt werden, die man für richtig hält und die nachweisbar sind. Die Stimmigkeit entsteht aus einer lückenlosen Ursache-Wirkungs-Kette. Jede Lücke gibt Anlass zum Zweifeln. Aufmerksame Präsentatoren wissen was zusammenpasst und an welcher Stelle die Begründungen schwächeln – wenn man seine Aussagen nicht belegen kann, sollte man erklären können, was den Nachweis so schwierig macht.
  • PerSie
    So interessant manche Ergebnisse sind, so sind sie nicht für jeden von Bedeutung. Es sollten bevorzugt die Inhalte dargestellt werden, die für die Zielgruppe von Belang sind. Andere wichtige Aspekte können erwähnt, jedoch nicht ausführlich besprochen werden, da die Zuhörer bei Themen, die sie nicht betreffen abschalten und dadurch die für sie relevanten Themen verpassen. Am besten antizipiert man die einzelnen Stakeholder, legt die Schwerpunkte auf die entsprechenden Themen und vermeidet die Stellen, die vorhersehbar keinen Beitrag leisten – belastete Schlüsselworte (z. B. Kosten, Führungsverantwortung, Produktivität), Stigmaworte (z. B. Kampf, Verlust, Compliance) oder Abkürzungen und abstrakte Begriffe, die Unverständnis wecken.
  • Im richtigen Ton
    In jedem Fall sollten die Inhalte so klar wie möglich in der Sprache der Zielgruppe dargestellt werden. Die einzelnen Bereiche im Unternehmen sprechen ihre eigene Sprache, zumindest einen fachlichen Jargon. Mehrdeutigkeiten sind schwer verständlich und man verliert die Kontrolle über die Aussage – die Präsentatoren, die wissen, was sie vermitteln wollen, sollten in einfacher und eindeutiger Sprache die Inhalte vorstellen. Erklärungen sollten nur so ausführlich sein, dass die Ergebnisse verstanden werden – auch wenn man mehr zu sagen hat und es günstige Stellen für langatmige Anekdoten gibt. Vorgestellte Abläufe und Ursache-Wirkungsbeziehungen sollten ohne Brüche und Leerstellen stimmig beschrieben sein.

Um die Gelegenheit zu nutzen und auf etwaige, zusätzliche Erkenntnisse hinweisen zu können, empfiehlt es sich am Ende der Präsentation die zusätzlichen Entdeckungen zu erwähnen und ein Folgetreffen anzubieten.

Fazit: Präsentationen leiden an zu viel von zu wenig oder von viel zu viel. Es ist schwer, sich auf das Wesentliche zu beschränken, vor allem wenn man so viel mehr erarbeitet hat. Eine Orientierung schafft der ursprüngliche Auftrag. Die Ergebnisse sollten die Erkenntnisse in einer verdaulichen Kompaktheit liefern. Auch wenn es weitere Themen gibt, die man dem jeweiligen Personenkreis vorstellen möchte, sollten nur erwartete und nachweisbare Ergebnisse berichtet werden. Entscheidend ist die Interessenslage der Zielgruppe. Die angemessene Menge und eine verständliche Sprache helfen bei der Klärung der Inhalte. Es empfiehlt sich, dem Impuls zu Weitschweifigkeit und Mehrdeutigkeit zu widerstehen. Eine Präsentation ist dann erfolgreich, wenn sie den richtigen Ton trifft und in die jeweilige Situation passt. All das hilft dabei, auf den Punkt zu kommen.

Getting to the point

After six months of intensive teamwork at locations around the world, the results are eventually available. The yield of new data is far greater than the original order requires. Many additional surprises are also worth communicating. In any case, in order to get appreciated for the over-fulfilment of the task, the additional insights should also be shared. However, clients expect effective solutions for their current troubles. Despite the additional news, it is important to get to the point that is expected.

The effective presentation of conclusions is a challenge in itself – the right wording, the expressive pictures, and the coherent spreadsheets. For getting to the point, the following aspects help.

  • Substantial compactness
    The crux of developing a presentation is deciding on how much information is needed or should be supplied. As many overviews as necessary should be presented to convey the findings. For not overloading the target group’s receptivity, however, only the necessary should be prepared – no more than seven plus minus two topics.
  • As good as it gets
    Each elaboration pursues a purpose. But only those facts should be presented, which are considered correct and which can be proven. The coherence arises from a complete chain of cause and effect. Every gap gives cause for doubt. Attentive presenters know what fits together and where the reasons weaken slightly – if you cannot prove your proposition, you should be able to explain what makes it so difficult to provide evidence.
  • PerYou
    As interesting as some results are, they are not relevant for everyone. Preference should be given to content that matters for the target group. Other important aspects can be mentioned, but not discussed in detail, because listeners switch off on issues that they do not care and thus miss out on the topics that are relevant to them. It is best to anticipate the individual stakeholders, focus on the related issues and avoid the aspects that are not likely to make a contribution – loaded keywords (e.g. costs, leadership responsibility, productivity), stigma words (e.g. fight, loss, compliance) or abbreviations and abstract terms that create a lack of understanding.
  • In the right tone
    In any case, the content should be presented as clearly as possible in the language of the target group. The individual corporate areas speak their own language, at least, a technical jargon. Ambiguities are difficult to understand, and you lose control over your message – those presenters, who know what they want to convey, should introduce the content in simple and unambiguous language. Explanations should only be as detailed as they ensure that the results are understood – even if you have more to say and there are good places for lengthy anecdotes. Presented processes and causal relationships should be described coherently without breaks and voids.

To take the opportunity to point out any additional insights, it is suggested to mention the additional findings at the end of the presentation and to offer a follow-up meeting.

Bottom line: Presentations suffer too much from too little or from much too much. It is difficult to limit yourself to the essentials, especially when you have developed so much more. The original order creates orientation. The results should provide the findings in a digestible compactness. Even if there are other topics that one would like to present to the respective group of people, only expected and proven results should be reported. The decisive factor is the interest of the target group. The appropriate amount and an understandable language help to make the contents clear. It is advisable to resist the impulse to verbosity and ambiguity. A presentation is successful, if it strikes the right note and fits the respective situation. All this helps to get to the point.