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Mittel schlägt Regel

In der Heckwelle von langfristigem Wachstum und bewältigten Krisen wuchert Bürokratie in allen Ecken eines Unternehmens. Dies gilt vor allem für große Betriebe, die das wilde Wachstum zusätzlich befeuern, indem sie Stellen für Fachleute schaffen, die den Amtsschimmel mit immer neuen Regelungen erweitern, ohne alte abzuschaffen. Dies passiert vor allem durch die Schaffung von neuen Regeln, die die Verantwortung an die Anwender übertragen – anstelle Mittel bereitzustellen, denen die Umsetzung bereits einprogrammiert ist.

Die entsprechenden Tools reichen von selbsterklärenden Formularen, über bereitgestellte Methoden zur Abarbeitung, bis hin zu Apps, die den Anwendern die erforderlichen Lösungen anbieten. Formulare gibt es schon lange, allerdings sind sie häufig nicht wirklich selbsterklärend. Das Mittel schlägt die Regel bei der Wirksamkeit aufgrund der folgenden Effekte.

  • Du wählst aus, anstelle zu befolgen
    Werkzeuge lösen Aufgaben, die so vorbereitet sind, dass die beabsichtigten Ergebnisse am Ende herauskommen. Dies zwingt den Beamtenapparat, im Vorhinein zu überlegen, wie die Ergebnisse aussehen sollen, was man für das Ergebnis braucht und in welchen Schritten man es erreicht. Je nach Aufgabenstellung kann dieses der kürzeste Weg sein oder ein verzweigtes Wegenetz, das auch komplexe Anforderungen und persönliche Vorlieben bei der Abarbeitung zulässt. Der Anwender wählt aus, anstelle Vorgaben zu befolgen, die ihm bei der Umsetzung nicht helfen würden, da sie nur bestimmen, was man nicht darf – lieber aktiv als passiv.
  • Du lernst, anstelle dich zu entschuldigen
    Ungeschickterweise ziehen Regeln nur Grenzen, die nicht überschritten werden dürfen, ohne klar zu sagen, was zu tun ist bzw. wie man Ziele erreicht. Die Beschränkungen, die ein Teil der Vorgaben sind, behindern zusätzlich – ganz zu schweigen von den entmutigenden Effekten wiederholter Entschuldigungen. Ausweg bieten Werkzeuge, deren Gebrauch die Bereitschaft zu lernen und eine umfassende Einführung brauchen – lieber offen als verschlossen.
  • Du agierst, anstelle zu überlegen
    Routinemäßiges Verhalten ist zu Beginn einer neuen Lösung noch nicht möglich. Es erfordert die wiederholte Durchführung und die Entwicklung von persönlichen Erfahrungen, um eine Routine zu verinnerlichen. Durch die Bereitstellung von Tools, die so vorbereitet sind, dass sie den Anwendenden Handlungsspielräume bieten und gleichzeitig das gewünschte Ergebnis erzeugen, agieren alle in dem bereitgestellten Rahmen. Über die Zeit werden Erfahrungen ausgetauscht, man bereichert sich gegenseitig und schafft damit bestmögliche Ergebnisse. Regeln bieten im Gegensatz dazu wenige Hinweise zum Vorgehen. Sie führen zu immer neuen Ansätzen, um die fehlerfreien Resultate zu schaffen – lieber praktizieren als zu theoretisieren.
  • Du leistest, anstelle zu improvisieren
    Die Vermeidung von unnötigen Aktivitäten ist ein Grund für die Aufstellung von Regeln. Das Rad wird durch die unterschiedliche Abwicklung der Aufgaben immer wieder neu erfunden und erzeugt in der Zusammenarbeit weitere Aufwände, die die Potenziale der Teams unterminieren. Allerdings führen die Hinweise, was man nicht darf, dazu, dass die Mitarbeitenden ihre Energie in die persönliche Optimierung stecken. In der Folge werden offensichtliche Schwachstellen aus Angst vor Nachteilen nicht behoben. Mithilfe von entsprechenden Tools sind die Lösungswege gut vorbereitet und lassen sich durch entsprechender Feedbackschleifen leicht nachjustieren. Diese Leistungssteigerungen des Unternehmens werden als hilfreiche Werkzeuge ingenieursmäßig vorbereitet – lieber geradlinig, als zu mäandern.
  • Du passt das Tool an, anstelle Dich
    Regeln beinhalten meistens grob vorgeschriebene Abläufe. Die Tücke liegt im Detail, wenn die Umsetzung zu unterschiedlichen Zwischenergebnissen und damit zu unterschiedlicher Güte der Ergebnisse führt. Damit das Ganze überhaupt funktioniert, passen sich die Beteiligten an die Vorgaben an, wodurch ein großer Teil ihrer möglichen Zusatzbeiträge verloren geht. Geschickter ist die Bereitstellung eines Tools, dass die Anwender an ihre Bedürfnisse anpassen können, d.h. Werkzeuge, die alternative Wege zum Ergebnis den verschiedenen Persönlichkeiten bereitstellen, z.B. Top-Down- oder Bottom-Up-Vorgehen; Frontloading, Just-in-time, oder Backloading. Mit der Zeit laufen die Erfahrungen der Mitarbeiter in das Werkzeug ein und es wird immer passender – lieber beherrschen als beherrscht zu werden.
  • Du findest, anstelle zu entwickeln
    Ein Tool kann oft mehr als ursprünglich vorgesehen. Denken wir an einen Schraubenzieher – Schrauben festziehen oder lösen; etwas aufhebeln oder aufstemmen; Löcher stechen oder ausweiten; etwas stützen; usw. Administrative Tools, wie Mechanismen zur Beantragung und Freigabe, können in unterschiedlichen Umgebungen wiederverwendet werden. Man verfügt dann über eine standardisierte Lösung, die nach kurzer Zeit für alle zur allgemeinen Praxis wird. Ganz abgesehen von dem Aufwand immer wieder die gleiche Aufgabe mit unterschiedlichen Lösungen entwickeln zu müssen – lieber wiederverwenden als neu zu erfinden.

Fazit: Der Blick auf die eigene Bürokratie ist der erste Schritt bei der Überwindung der Altlasten an Regelungen. Um zusätzliche Regelwerke zu erstellen, die den Arbeitsablauf belasten, anstelle zu entlasten, sollten neue Regeln lieber in Form von praktischen Werkzeugen eingeführt werden. Mit den entsprechenden Freiräumen in den Tools wird der Gestaltungswille der Anwender gefördert, die Grundlage für Fehlertoleranz geschaffen, Routine möglich, Verschwendung vermieden, das Wissen um das beste Vorgehen im Tool implementiert, Wiederverwendung möglich und, vor allem, unerwünschtes Verhalten minimiert. Die erwartete Vereinheitlichung und Compliance der Mitarbeiter wird damit gestaltbar – das bereitgestellte Mittel schlägt die vorgegebene Regel.

Was ich nicht weiß, macht mich heiß

Peter Drucker hat darauf hingewiesen, dass man nur das steuern kann, was man misst. Heute überrollen uns die Zahlen, Daten und Fakten. Jährlich werden über 3,7 Millionen Patente angemeldet – viele im Bereich Digitalisierung und Medizin. Gleichzeitig erreichen uns nicht alle Informationen, entweder weil sie nicht erhoben, publiziert oder sogar zurückgehalten werden. Die unzähligen Betrachtungen liefern unterschiedliche Tatsachen, was dazu führt, dass es uns überlassen bleibt, was wir glauben. Da es stets berechtigte Zweifel an den Daten gibt, nutzt die scheinbare Freiheit der Meinungsäußerung nichts. Verschärfend werden nicht nur eigene Meinungen kundgetan, sondern bewusst andere Standpunkte aktiv verfälscht und diffamiert.  Zu viele nutzen die Medien zur gezielten Manipulation der Massen. Wir müssen lernen, mit der verunsichernden Reizüberflutung umzugehen, die eigene Filterblase zu verlassen und uns für andere Standpunkte zu interessieren. Es ist nicht geschickt, die Augen zu verschließen: Was ich nicht weiß, sollte mich heiß machen.

Unsere menschliche Datenverarbeitung ist genetisch auf jagen und sammeln eingestellt. Wir sind darauf programmiert instinktiv Gefahren zu erkennen, wie giftige Pflanzen, gefährliche Tiere und Orte. Auf die heutigen Gefahren, die einfachen Mechanismen der Beeinflussung, sind wir nicht vorbereitet: z.B. gesagt gilt als getan; Wiederholungen scheinen Aussagen zu bestätigen; Emotionen, vor allem Ängste, verankern langfristiger; unvollständige Alternativen beschränken die Wirklichkeit auf sich. Da der Umgang mit der heutigen, virtuellen Welt nicht in die Wiege gelegt ist, müssen wir auf absehbare Zeit lernen, damit umzugehen. In diesem Beitrag geht es um die erste Hürde auf dem Weg, raus aus der Opferrolle: die Bedingungen der visuellen Wahrnehmung.

  • Man sieht nur, wenn man hinschaut
    Die Augen sitzen auf der Vorderseite unseres Kopfes. Damit fällt der Blick in die Richtung, in die wir uns bewegen oder der wir unseren Kopf zuwenden. Den Großteil der 214° unseres Gesichtsfelds sehen wir unscharf. Der Bereich, indem wir scharf sehen, beträgt nur 1,5°. Alles, was außerhalb des Gesichtsfelds ist, sehen wir nicht. Damit uns trotzdem nichts entgeht, bewegen sich unsere Augen unbemerkt über die Szenerie, i.e. die Wirklichkeit oder über Bilder. Für den unsichtbaren Teil haben wir einen zusätzlichen Kanal, die Ohren, die unsere Aufmerksamkeit wecken, damit wir unseren Blick in die entsprechende Richtung lenken.
    Ohne hinzuschauen, sehen wir nichts.
  • Man sieht nur, wenn man findet
    Da die Masse der Daten, die unsere Augen erreichen unscharf sind, ist es unbedingt erforderlich, dass etwas so viel Aufmerksamkeit erregt, dass wir darauf scharf stellen. Interesse wecken Kontraste, Abweichungen, aber auch Gleichförmigkeit (z.B. wenn wir Abweichungen erwarten). Kontraste entstehen, wenn Komplementärfarben, Farbsättigungen und unterschiedliche Helligkeiten nebeneinander auftreten. Das gilt auch für Linien und Formen, die ein bestimmtes Muster durchbrechen. Diese Abweichungen können statisch oder dynamisch im Blickfeld auftauchen. Neben diesen spontanen Auslösern finden wir etwas, weil wir es bewusst suchen, z.B. ein bestimmtes Haus in der Skyline. Wir finden jedoch nicht nur bewusst, sondern auch unbewusst. Beim Überfliegen eines Textes werden beispielsweise bestimmte Schlüsselworte nicht sofort verarbeitet, sondern wir fühlen erst nach dem Weiterblättern, dass wir etwas Interessantes gesehen haben und blättern zurück, um bewusst danach zu suchen. Diese unbewusst gefundenen Eindrücke bleiben auch über längere Zeit verfügbar, sind aber nur schwer aktivierbar.
    Ohne zu finden, sehen wir nichts.
  • Man sieht nur, was man erkennt
    Ein gutes Beispiel für das Erkennen sind abstrakte Bilder, wie das berühmte Bild Viereck von Malewitsch aus dem Jahr 1915, auf dem ein schwarzes Viereck vor einem weißen Hintergrund zu sehen ist. Manche werden die Erklärung kennen und andere sehen einfach ein schwarzes Viereck. Es verbleibt in unserem Gedächtnis nur das, was wir in dem Bild erkennen, daraus ableiten und als Erinnerung mitnehmen. Das gilt für moderne Kunst, für das Geschäftsleben und das Privatleben. Wir merken uns, bewusst oder unbewusst, nur die Sachverhalte, die wir wiedererkennen oder die wir einer bestimmten Kategorie zuordnen können. Der Karnevalsumzug und die Prozession der tausend Krieger in Japan können nur unterschieden werden, wenn wir sie entsprechend einordnen können – alle anderen sehen nichts weiter als eine große Gruppe von Menschen, die in auffälliger Maskerade unterwegs sind.
    Ohne zu erkennen, sehen wir nichts.
  • Man sieht nur, wenn man die Perspektive wechselt
    Der visuelle Eindruck steht immer im Wettbewerb mit dem nächsten. Fahren wir mit einem Sightseeingbus durch Paris, dann drehen wir unentwegt unseren Kopf, da sich überall Sehenswürdigkeiten finden. Und beim verlängerten Betrachten des Eiffelturms entgeht uns schnell das Seine-Panorama oder der Trocadero. Erst wenn wir unseren Blick von einer Aussicht lösen, haben wir die Chance, etwas anderes zu sehen. Bei einer Reise verpasst man so schnell viele Besonderheiten. Entsprechend erzeugt der Verbleib in immer der gleichen Echokammer, nur die Bestätigung dessen, was wir bereits wissen. Nur wenn man die Filterblase verlässt, hat man die Chance etwas Neues zu lernen – auch wenn man Gefahr läuft, dass das eigene Weltbild dadurch zerstört wird.
    Ohne die Perspektive zu wechseln, sehen wir nichts.

Fazit: Die Probleme der Meinungsbildung beginnen bereits mit der visuellen Wahrnehmung, die unser Weltbild filtert, bevor wir in die Gefilde der gefälschten Nachrichten geraten. Das Sehen ist einerseits nicht auf die Reizüberflutung eingestellt, der wir heute ausgesetzt sind. Andererseits bietet das Gesehene keine umfassenden Eindrücke des Geschehens, da wir immer nur einen Ausschnitt wahrnehmen. Würden wir alles aufnehmen können, was unseren Augen dargeboten ist, würden wir durchdrehen und lebensunfähig. Aus diesem Grund sollten wir ein bewusstes Verhältnis zu unserer Wahrnehmung entwickeln: Wir sehen nur, wenn wir hinschauen und finden und erkennen, bis wir die Perspektive wechseln. Je mehr Leute eine Situation beobachten, desto mehr Beschreibungen erhalten wir – mit übereinstimmenden, zusätzlichen und widersprüchlichen Erkenntnissen. Trotz der Schwierigkeiten der unterschiedlichen Aussagen, sollten stets alle Eindrücke gesammelt und berücksichtigt werden, da man dadurch ein umfassenderes Gesamtbild erhält. Entsprechend sollte in Abwandelung des alten Spruchs gelten: Was ich nicht weiß, macht mich heiß.