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Em@iletten werden wichtiger

In Deutschland erhalten wir pro Tag im Durchschnitt über zwanzig geschäftliche Emails – fast doppelt so viele wie drei Jahre zuvor. Unterstellen wir eine ernsthafte Bearbeitung, dann braucht das Lesen und Beantworten im Schnitt fünf Minuten, was ohne die Abarbeitung der eigentlichen Aufgabe, zu über eineinhalb Stunden Email-Zeit führt. Je mehr Emails jemand erhält, desto weniger Zeit bleibt für die Arbeit, wodurch die Qualität schlechter wird und zu Email-Pingpong führt, wodurch die Belastung durch Emails immer mehr steigt. Dabei könnte man durch einen bewussten Umgang mit Emails und eine gewisse Selbstdisziplin den Aufwand für alle Beteiligten senken – z. B. durch eine gemeinsame Em@ilette.

Die folgenden Ansätze könnten die Güte einer Email erhöhen und damit die Bearbeitungszeit für alle senken.

  • Empfängerorientiert
    Langatmige Selbstbeweihräucherung unterhöhlt die Aufmerksamkeit der Empfänger. Mehr Wert entsteht für sie, indem man die Nachricht aus ihrer Sicht formuliert. Dieses sogenannte PERSIE berücksichtigt die Interessen der Adressaten und beschränkt sich auf das, was von ihnen erwartet wird.
    So weckt das Auflisten von Angeboten, die sich am Ende nicht von denen der Mitbewerber unterscheiden, keine Neugier – „Wir liefern den neuesten …“
    Schreibt man aus der Sicht der Empfänger, dann berücksichtigt man deren Sprache, Denken, Befindlichkeit und Situation – „Sie umgehen hiermit …“
  • Lösungsorientiert
    Häufig meinen die Sender, dass sie den Empfängern erklären müssen, welche Probleme sie haben. Ein Grund dafür könnten die Rechtfertigung oder Entschuldigung für eine späte oder unvollständige Lieferung sein. Oder um die eigene Leistung aufzuwerten, indem man erklärt, wie schwierig die Aufgabe ist. Oder man weiß nicht, was man mitteilen soll, weil man noch keine Lösung hat. Oder man kann sich nicht in die Zielgruppe hineindenken und deshalb PERSIE nicht anwenden.
    Die ausführliche Beschreibung des Problems und dessen Ursachen verlängern die Abstimmung und liefern trotzdem keine Lösung – „Die Umsetzung ist schwierig, da wir überall auf Widerstand stoßen, was dazu führt …“
    Der Blick auf die Lösung hingegen beschreibt das zukünftige Ergebnis – „Sie erhalten …“
  • KISS
    Das englische Kürzel KISS (d.h. Keep It Simple, Smart) bedeutet in Deutsch ‚In der Kürze liegt die Würze‘. Je kürzer eine Email, desto leichter lässt sie sich verarbeiten. Die richtige Länge hat man gefunden, wenn man nichts mehr weglassen kann. Einfache und kurze Sätze haben maximal 12 Wörter. Sie vermeiden alle Arten von Füllwörtern (siehe unten). Die Klarheit wird verstärkt durch einen Gedanken pro Satz, einem Thema pro Absatz und nicht mehr als fünfplusminuszwei Themen pro Email.
    In den meisten Fällen führen Aktiv- statt Passivsätze und Verben statt Substantivierungen zu einem besseren Verständnis – „Der Administrator schaltet Sie heute frei. Ab morgen können Sie die neue Funktion nutzen.“
    Die i-Tüpfelchen in wirksamen Emails sind positive Formulierungen, die die Inhalte klar benennen – „Sie bekommen …“ anstelle des undefinierten Negativsatzes „Sie können nicht alles bekommen.“

Darüber hinaus können formale Aspekte in eine Em@ilette eingebaut werden: einen aussagekräftigen Betreff; klare Regeln für die Nutzung von CC; Vorschläge für die persönliche Anrede; Beispiele für angemessene Grußformeln; eine Basisstruktur der Inhalte, wie Einleitung, Hauptteil, verbindlicher Abschluss, und so weiter.

Fazit: In unserm Alltag spielt wechselseitiger Informationsaustausch eine wichtige Rolle. Neben den persönlichen Treffen hat sich der schriftliche Austausch von Informationen von physischen Briefen auf Emails verlagert. Die Möglichkeiten und die fortschreitende Beschleunigung erzeugen für die Beteiligten „Faster Disaster“. Aus diesem Grund ist es sinnvoll sich über die richtige Emailnutzung Gedanken zu machen. Mit diesem Artikel haben Sie einen Eindruck der inhaltlichen Möglichkeiten: Empfänger- und Lösungsorientierung und die Kürze einer Email. Die Tatsache, dass die Anzahl an Emails zunimmt, spricht dafür, dass Em@iletten auch für Sie immer wichtiger werden.

P.S.: Ein paar Füllworte

aber, abermalig, abermals, absolut, allein, allem Anschein nach, allemal, allenfalls, allenthalben, allerdings, allesamt, allzu oft, also, an sich, an und für sich, andauernd, andererseits, andernfalls, anscheinend, auffallend, aufs Neue, augenscheinlich, ausdrücklich, ausnahmslos, außerdem, äußerst, bei weitem, beinahe, bekanntlich, bereits, besonders, bestenfalls, bestimmt, bloß, dann und wann, demgegenüber, demgemäß, demnach, denkbar, dennoch, des Öfteren, deshalb, dessen ungeachtet, deswegen, doch, durchaus, durchweg, eben, echt, eigentlich, ein bisschen, ein weiteres Mal, einerseits, einfach, einigermaßen, einmal, einmal, endlich, endlich, erheblich, erneut, etwa, etwas, existierend, fast, folgendermaßen, folglich, förmlich, fortwährend, fraglos, freilich, ganz, ganz gewiss, ganz und gar, gänzlich, gelegentlich, gemeinhin, genau, gerade, geradezu, gewiss, gewissermaßen, gewöhnlich, gezielt, gleichsam, gleichwohl, glücklicherweise, Gott sei Dank, größtenteils, grundsätzlich, halt, häufig, hervorragend, hie und da, hier und da, hingegen, hinlänglich, höchst, höchstens, ich glaube, ich sage mal, ich unterstelle, im Allgemeinen, im Prinzip, immer, in aller Deutlichkeit, in der Regel, in diesem Zusammenhang, in etwa, in gewisser Weise, in Wahrheit, indessen, infolgedessen, insbesondere, insgesamt, inzwischen, irgendjemand, irgendwann, irgendwie, irgendwo, ja, je, jede, jedenfalls, jedoch, jemals, kaum, keinesfalls, keineswegs, längst, lediglich, leider, letzten Endes, letztendlich, letztlich, mal, man könnte sagen, man weiß, manchmal, maßgeblich, mehr oder weniger, mehrere, mehrfach, meines Erachtens, meinetwegen, meist, meistens, meistenteils, mindestens, mithin, mitunter, möglicherweise, möglichst, mutmaßlich, nämlich, naturgemäß, natürlich, neuerdings, neuerlich, neulich, nicht wahr, nichtsdestotrotz, nichtsdestoweniger, nie, niemals, noch einmal, noch mal, nochmals, normalerweise, nur, offenbar, offenkundig, offensichtlich, oft, ohne Umschweife, ohne Weiteres, ohne Zweifel, ohnedies, partout, plötzlich, praktisch, prinzipiell, quasi, recht, regelrecht, reichlich, reiflich, relativ, restlos, richtiggehend, ruhig, rundheraus, rundum, sattsam, schlechterdings, schlicht, schlichtweg, schließlich, schlussendlich, schon, sehr, selbst, selbstredend, selbstverständlich, selten, seltsamerweise, sicher, sicherlich, so, sogar, sogleich, sonst, sowieso, sowohl als auch, sozusagen, stellenweise, stets, streng, tatsächlich, theoretisch, trotzallem, trotzdem, überaus, überdies, überhaupt, übrigens, unbedingt, unerhört, ungefähr, unglaublich, unlängst, unmaßgeblich, unsagbar, unsinnige, unstreitig, unvorstellbar, unzweifelhaft, ursprünglich, vergleichsweise, vermutlich, vielfach, vielleicht, voll, voll und ganz, vollends, völlig, vollkommen, vollständig, von Neuem/neuem, wahrscheinlich, weidlich, weitgehend, wenige, wenigstens, wieder, wieder einmal, wiederholt, wiederum, wirklich, wohl, wohlgemerkt, ziemlich, zudem, zugegeben, zum x-ten Mal, zum zweiten Mal; zusehends, zuweilen, zweifellos, zweifelsfrei, zweifelsohne

Em@ilettes become more important

In Germany, we receive on average more than twenty business-related e-mails per day – almost twice as much as three years before. If we assume a serious processing, then reading and answering takes on average five minutes, which leads to more than one and a half hours of email time without working on the actual task. The more emails someone receives, the less time remains for the work resulting in poor quality and email ping pong whereby the burden of emails increases continuously. Although one could reduce the effort for all participants by a conscious email handling and a certain self-discipline – e.g. by a common Em@ilette.

The following approaches could increase the quality of an email and thus reduce the processing time for everyone.

  • Recipient-oriented
    Lengthy self-adulation undermines the recipients’ attention. More value is created for them by formulating the message from their point of view. This so-called PERYOU takes the interests of the addressees into account and is limited to what is expected of them.
    Thus, listing offers, which do not differ eventually from those of the competitors, does not
    create any curiosity – “We deliver the newest …”
    Writing from the viewpoint of the recipients, than one considers their language, thinking, inner state and situation – “You avoid with this … “
  • Solution-oriented
    The senders often think that they have to explain their problems to the receivers. One reason could be the justification or excuse for a late or incomplete delivery. Or to valorize the own achievement by explaining the difficulty of the task. Or one doesn’t know what to say, because there is currently no solution. Or one cannot anticipate the target group and therefore cannot apply PERYOU.
    The detailed description of the problem and its causes extend the discussion and still does not provide a solution – “Implementation is difficult, because we encounter everywhere resistance, which leads to …”
    Whereas looking at the solution describes the future result – “You get …”
  • KISS
    The English abbreviation KISS (i.e. Keep It Simple, Smart) means in German ‘Brevity is the soul of the spice’. The shorter an email, the easier it can be processed. You’ve found the right length, when you can’t delete anything. Simple and short sentences have a maximum of 12 words. You avoid all kinds of filler words (see below). Clarity is enhanced by one thought per sentence, one topic per paragraph and no more than fiveplusminustwo topics per email.
    In most cases, active instead of passive sentences and verbs instead of substantiations lead to a better understanding – “The administrator activates your account today. Tomorrow you can use the new feature.”
    The icing on the cake in effective emails is positive formulations that clearly name the content – “You get …” instead of the undefined negative sentence “You cannot get everything.“

In addition, formal aspects can be built into an Em@ilette: a meaningful subject line; clear rules for the use of CC; suggestions for personal salutations; examples of appropriate greetings; a basic structure of the content, such as introduction, main body, binding closure, and so on.

Bottom line: The mutual exchange of information plays an important role in our everyday lives. In addition to personal meetings, the written exchange of information has shifted from physical letters to e-mails. The possibilities and the continuous acceleration create “faster disasters” for those involved. Therefore it makes sense to consider the right use of email. With this article you have an impression of the possibilities in terms of content: Recipient and solution orientation and the shortness of an email. The fact that the number of emails is increasing demonstrates that Em@ilettes are becoming also for you increasingly important.

P.S. Some filler words

a little bit, a long time ago, absolutely, accordingly, actually, adequately, after all, after that, again, all, all around, all in all, almost, already, also, always, any, anyone, anyway, apparently, approximately, as follows, as it were, as well … as, assuredly, at all, at best, at last, at least, at long last, at the most, barely, basically, bluntly, but, by all appearances, by far, by no means, by the way, carefully, certainly, clearly, commonly, comparatively, completely, conceivably, consequently, consistently, constantly, decisively, definitely, downright, each, easy, especially, even, ever, everywhere, evidently, exactly, exceedingly, excellent, here and there, existent, expressly, extremely, fairly, few, finally, for real, for sure, for the second time, for the umpteenth time, for this, formally, fortunately, frequently, from time to time, fully, furthermore, generally known, heartily, here and there, however, I think, I would say, I believe, in a way, in all clearness, in any case, in approximately, in contrast, in general, in itself, in and of itself, in my opinion, in places, in principle, in spite of everything, in this context, in turn, incessantly, incredibly, indeed, indisputably, indubitably, irrelevant, just, just like that, largely, maybe, meanwhile, mind you, more or less, moreover, most of time, mostly, multiple, namely, naturally, nearly, never, nevertheless, nonetheless, now, now and then, obviously, occasionally, oddly enough, of course, often, on the one hand, on the other hand, once, once again, finally, one more time, only, originally, partout, per se, plentiful, possibly, practically, preferably, presumably, presumed, probably, quite, rarely, really, recently, regardless, relatively, repeatedly, senseless, several, simply, smoothly, so, so to say, so to speak, somehow, something, sometime, sometimes, somewhere, straight, straightway, strictly, strikingly, substantially, suddenly, sustained, Thank God, the truth is, theoretically, there, thereby, therefore, ultimately, unconscionable, under no circumstances, undoubtedly, unequivocally, unfortunately, unquestionably, unspeakably, usually, very, visibly, well, without doubt, without exception, without this, yet, you could say