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Wenn richtige Ergebnisse falsch sind

Auf einer Informationswelle reitend stellt sich die Frage, was eigentlich gilt. Die IT kämpft von Anfang an mit der Schwierigkeit, Daten aus mehreren Quellen in einem Bericht zusammenzufahren, die gefundenen Daten zu verrechnen und aus den Ergebnissen den finalen Bericht zu erzeugen. Solange es nur einen Bericht gibt, fallen Unstimmigkeiten nicht auf. Berichte aus unabhängig voneinander laufenden IT-Systemen zu gleichen Themen zu erstellen, fördert unvorhersehbare Inkonsistenzen zutage. Hauptursachen sind die verschieden verstandenen und unabhängig voneinander erfassten Datenquellen und -wege.

Zuverlässige Daten erhöhen die Güte eines Berichts.

  • Einen Speicherort
    Redundant gespeicherte Daten führen aufgrund von Fehleingaben unweigerlich zu Inkonsistenzen, unabgestimmten Bedeutungen und unterschiedlichen Stichtagen. Die weltweite Vernetzung ermöglicht die Speicherung von relevanten Berichtsdaten zu einem festgelegten Zeitpunkt an einem Ort. Durch Plausibilitätschecks werden Fehleingaben minimiert. Am Ende sinken die Kosten durch einen Speicherort und zusätzlich durch die vermiedenen Fehler und Nacharbeiten.
  • Einheitliches Datenformat
    Unterschiedliche Formate benötigen vor dem Berechnen, dass sie bereinigt werden (Data Cleansing). Textfelder müssen rechenbar gemacht, uneinheitliche Einheiten umgerechnet (Größenordnungen, wie Tausender oder Millionen; Maßeinheiten wie Meter und Yard; Währungen wie Dollar und Euro) und eine abgestimmte Anzahl Nachkommastellen geliefert werden. Allein die Stichtage beim Festlegen der Wechselkurse verwischen die Werte in Berichten. Vorgegebene Tabellen für das Umrechnen verringern Unstimmigkeiten.
  • Abgestimmte Bedeutung
    An einer Zahl ist nicht erkennbar, was damit ausgedrückt werden soll. Verschiedene Blickwinkel führen zu verzerrten Zahlen und Aussagen. Betrachten wir als Beispiel die Anzahl Mitarbeitenden. Werden nur Festangestellte gezählt? Als Vollzeitäquivalente oder Kopfzahlen? Auch Befristete und Teilzeitkräfte? Zählen Praktikanten? Werden externe Freelancer, Berater und per Arbeitnehmerüberlassene eingerechnet? Der Zweck bestimmt die Zählweise. Möchte sich ein Bereich produktiver rechnen oder sollen die Kopfzahl groß gerechnet werden? Vor dem Erzeugen von internen Reports sollte die Bedeutung des Begriffs Mitarbeiter abgestimmt sein, da ansonsten falsche Schlüsse gezogen werden.
  • Synchronisierte Stichtage
    Berichtszahlen folgen einer lokalen Logik, dienen der örtlichen Führung zur Steuerung und sind bestimmt durch die Bedingungen vor Ort. Dies bedeutet, dass die Erstellung durch die lokalen IT-Systeme und die dazugehörigen Abläufe zu einer Vor-Ort-Aktualität der Daten führen. Werden sie an einem zentral bestimmten Stichtag abgerufen, können sie aufgrund von unterschiedlichen Zeiträumen nicht zusammenpassen. Beispielsweise, wenn die lokalen Monatswerte am letzten Arbeitstag aufgrund unterschiedlicher Zeitzonen variieren – Wellington, Neuseeland versus San Francisco, USA.
  • Vorbereitete Querchecks
    Verfügen wir nur über einen Bericht, bleiben die Fehler unbemerkt. Zusätzliche Infos können zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Ein Hinweis bieten die Summen der Gesamt- oder Bereichsergebnisse, die sich aufgrund der erwähnten Schwierigkeiten am Ende unterscheiden oder aufgrund unterschiedlicher Sichtweisen nicht zueinander passen. Fallen die erwarteten Zahlen zu hoch aus, dann wurden möglicherweise Zahlen doppelt gezählt. Fallen sie zu gering aus, könnten Zahlen falsch ausgelegt worden sein oder einfach fehlen. Querchecks braucht es immer!
  • Fortlaufende Anpassung
    Da Fehler erst im Laufe der Zeit sichtbar werden, sollte die Güte der Daten kontinuierlich beobachtet werden. Sobald Unstimmigkeiten auftreten, sollten sie verstanden und ab dem Folgebericht richtiggestellt sein. Auf diese Weise kommen Sie irgendwann zu einem verlässlichen Berichtswesen.

Fazit: Wenn mehre Datenquellen vorliegen, führen Eingabefehler, fuzzy Erhebungszeitpunkte und unterschiedliches Auslegen von Daten zu nicht nachvollziehbaren Fehlern. Kommt es wiederholt zu Unstimmigkeiten, dann vertrauen die Leser dem Bericht und den Berichtenden nicht mehr. Die Zuverlässigkeit erhöht sich durch EINE Datenquelle, eine abgestimmte und verarbeitbare Datenstruktur, eine eindeutige Bedeutung, einen synchronisierten Stichtag, vorbereitete Querchecks und eine fortlaufende Anpassung, wenn Fehler erkannt werden. Der durchdachte Rechenweg liefert ein richtiges Ergebnis, das falsch ist, wenn die Datenqualität schlecht ist.

Der richtige Moment

Sachverhalte zu betrachten ist eine Form des Nachdenkens. Dabei machen wir uns Auslöser, Abläufe, Abhängigkeiten und Effekte bewusst. Während eine Maßnahme abgewickelt wird, kümmern wir uns aufmerksam um den aktuellen Schritt. Dadurch fehlt in diesem Moment der nötige Abstand zu unserem Tun. Dies verstellt uns den Blick auf Zusammenhänge und mittelbare oder langfristige Auswirkungen. Darüber hinaus wird viel Zeit in die Diskussion von unnötigen Sachverhalten verschwendet. Dies findet vorab statt, selten während und eher rückblickend, um beispielsweise Verantwortliche für das Scheitern zu finden. Der beste Zeitpunkt, um etwas zu lernen, ist am Ende eines Abschnitts. Dabei ist es unwichtig, ob es sich um ein Zeitalter, Paradigma, Vorhaben, eine Phase oder ein Arbeitspaket handelt.

Die Amplitude und Dauer eines Durchlaufs verläuft nicht so gleichmäßig, wie oben idealtypisch dargestellt. Jeder Abschnitt folgt einem eigenen Ausschlag und dauert bei jeder Runde verschieden lang. Dadurch endet zu jeder Zeit mindestens eine Phase. Diese Meilensteine sind entweder das Ende einer Unternehmung oder der Übergang zu einer Folgephase. In diesem Moment sind alle Aktivitäten abgeschlossen. Es fehlen nur noch die mittel- und langfristigen Auswirkungen, die sich von allein ergeben. Es gibt keinen besseren Moment, um auf eine vollendete Aktion zu blicken. Ob wir glauben, dass sich die Vergangenheit wiederholt oder nicht, ist dabei unwesentlich. In der Rückschau haben wir eine ausreichende Distanz, um die Zusammenhänge zu erkennen. In jedem Fall werden immer Aspekte sichtbar, die längerfristig gültig sind. Die Dauer eines Vorhabens und der Phasen beträgt bei einer gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Initiative schnell Monate oder Jahre. Ein agiles Projekt führt einen Sprint in vier Wochen durch und eine militärische Eingreiftruppe braucht für eine Aktion eine Nacht. Am Ende von allen Aktivitäten bietet es sich an, auf die Geschehnisse und Ergebnisse zurückzublicken. Das Erlebte ist im Gedächtnis noch leicht abrufbar. Die Teilnehmer erinnern sich kurz danach an die Durchführung, was getan werden sollte, wie es stattgefunden hat und was es dabei zu lernen gibt. Sie könnten am Ende eines jeden Arbeitstages Erkenntnisse aus den Tätigkeiten und Ergebnissen ziehen, um am nächsten Tag besser zu sein. Allerdings belasten regelmäßige kurzfristige Termine die Arbeitszeit. Deshalb sollten wir ausreichende Meilensteine festlegen, aber nicht mehr.

Wir haben durch diese After Action Reviews folgende Vorteile:

  • Frühzeitig scheitern
    Je früher wir einen Holzweg erkennen, umso eher können wir die Sackgasse wieder verlassen. Dies spart Zeit und Geld. Es vermeidet Aufwände für etwas, das nicht mehr zum Einsatz kommt. Ganz zu schweigen von den unnötig abgestimmten Verbindungen zu parallelen Aktivitäten, die ebenfalls nicht mehr benötigt werden.
  • Frühzeitig lernen
    Als Individuen lernen wir unbewusst ständig dazu. Wir verbessern unser Tun, sobald eine Hürde auftaucht, und finden eine Lösung, die das Problem umgeht. Wenn sich das Ganze wiederholt, übernehmen wir den gefundenen Umweg in unsere Routine.
  • Frühzeitig anpassen
    Seit Lean Management schauen alle nach Japan. Die Mitarbeitenden können dort die Produktionslinie anhalten, wenn sie einen Fehler feststellen. In kürzester Zeit wird die Fehlerquelle ausgemacht und behoben. Dadurch wird verhindert, dass sich Fehler vervielfältigen und in der Folge die Nacharbeitskosten explodieren.

Fazit: Meilensteine entstehen nicht von allein. Sie werden etabliert. Jede Anstrengung braucht eigene Meilensteine mit einer gewissen Häufigkeit. Idealerweise haben die Aktivitäten einen ausreichenden Fortschritt erzielt, wenn durch den Rückblick zukünftig unnötige Fehlentwicklungen vermieden werden. Gleichzeitig werden alle Beteiligten auf den aktuellen Stand gebracht. Der Abschluss einer Phase ist dabei der richtige Moment. Teilnehmer sind noch verfügbar und die Erinnerungen sind wacher als irgendwann später.