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Das Tun in Worte packen

Der Lebenszyklus von unterschiedlichen Unternehmen folgt ähnlichen Mustern: Forschung und Entwicklung, Beschaffung, Produktion, Vertrieb, After Sales und Querschnittsfunktionen. Unterschiede entstehen bei den Leistungen, Abläufen, den Beschreibungen, der Zuordnung zu internen Organisationseinheiten oder externen Partnern sowie beispielsweise den Namen der Ablaufschritte. In JEDEM Fall kommen die Firmen nicht umhin, die Aufgaben des Geschäftszwecks durchzuführen, um die angebotenen Leistungen zu liefern. Die folgenden Tätigkeiten finden in allen Bereichen statt und decken einen Großteil der Aufgaben ab: analysieren, entwerfen, erzeugen, validieren, bereitstellen, ausführen, ändern/verbessern.

Die Einzelheiten werden durch verwandte Verben ausgedrückt. Ein Arbeitsschritt wird dabei wie folgt beschrieben: Objekt + Verb (z.B. Motor einbauen; Akte ausfüllen). Anschließend werden sie einer Stelle zugeordnet. Damit Sie die Geschäftsprozesse leichter entwickeln können, lassen Sie sich durch die folgenden über 300 Vorschläge anregen (abgeleitet aus The Complete Business Process Handbook; von Rosing et al.).

  • Analysieren
    Solange wir nicht etwas instinktiv und spontan tun, beginnen wir mit der Untersuchung der Ausgangslage. Hierzu schauen wir uns das Ganze oder Teile davon an. Mit dem mechanistischen Weltbild der letzten vierhundert Jahre wurde das Ganze immer weiter in seine Teile zerlegt, die dann unabhängig voneinander untersucht wurden – auch wenn dabei die lebenswichtigen Zusammenhänge verloren gingen. Als Folge haben wir heute Nerds, die immer kleinere Ausschnitte betrachten, ohne den Kontext zu berücksichtigen und ohne über einen lebendigen Untersuchungsgegenstand zu verfügen.
    Unter dem Oberbegriff Analysieren versammeln sich Verben der Untersuchung, z.B.
    aufteilen, befragen, beobachten, betrachten, denken, diagnostizieren, einteilen, entdecken, erahnen, erfassen, erforschen, erkennen, ermitteln, eruieren, fahnden, festhalten, forschen, herausfinden, identifizieren, kategorisieren, klären, lehren, lernen, nachfragen, prognostizieren, prüfen, recherchieren, richten, sammeln, strukturieren, studieren, suchen, überlegen, untersuchen, verstehen, vorausschauen, zählen, zurückblicken, zusammentragen.
  • Entwerfen
    Die bewusste Gestaltung von Etwas beinhaltet alle Bestandteile, deren Aufbau und Zusammenspiel sowie die Beschreibung der wesentlichen Eigenschaften. Die Komplexität der Ergebnisse und die Notwendigkeit sie mit anderen zu teilen, erfordern am Ende eine Dokumentation in Form einer Liste, Zeichnung, eines Plans oder anderen multimedialen Nachweisen. Dadurch soll die Verschwendung von Ressourcen durch Doppelarbeit und unnötigen Versuchen sowie Fehler vermieden werden. Am Beispiel einer Stellenbeschreibung werden die Elemente sichtbar: z.B. Ziele, Inhalte, Aufgaben, Kompetenzen und Beziehungen zu anderen Stellen.
    Die Verben der Konzeption im weitesten Sinne finden sich unter dem Oberbegriff Entwerfen, z.B.
    abfassen, angleichen, anordnen, anzeigen, aufzählen, ausarbeiten, ausdenken, beginnen, beschreiben, charakterisieren, clustern, designen, einberufen, entwerfen, entwickeln, erdenken, erhalten, erschaffen, etablieren, finden, formatieren, formulieren, fundieren, gestalten, gliedern, gruppieren, hervorbringen, klassifizieren, komponieren, konstruieren, kreieren, listen, organisieren, planen, projektieren, quantifizieren, skizzieren, systematisieren, vereinheitlichen, verfassen, vergleichen, verhandeln, visualisieren, vorbereiten, vorschlagen, wählen, zielen, zusammenstellen.
  • Erzeugen
    Bei der Herstellung eines Gegenstands werden ein oder viele Teile angefertigt und zusammengesetzt – idealerweise auf Basis eines Entwurfs (siehe oben). Hierzu werden Rohstoffe, Teile und Komponenten eines Erzeugnisses hergestellt und zusammengefügt. Bei natürlichen Produkten (wie Getreide, Früchten, Fischen) werden die Erzeugnisse angebaut, gepflegt und schließlich geerntet. Die dafür notwendigen Aufgaben können intern oder extern zugeordnet werden.
    Die Verben der Herstellung sind unter dem Oberbegriff Erzeugen zusammengefasst z.B.
    abstimmen, anfertigen, anrichten, aufrichten, ausbauen, ausfüllen, ausrichten, bearbeiten, bemalen, , bewältigen, bewerkstelligen, bündeln, definieren, diskutieren, einbauen, einkaufen, einpacken, eintreiben, entfachen, erhöhen, erlassen, erledigen, errichten, erstellen, erwecken, expandieren, fabrizieren, fertigen, herstellen, hervorrufen, kodieren, kombinieren, kompilieren, konfigurieren, konstituieren, managen, montieren, nachbereiten, polieren, produzieren, scannen, schaffen, schleifen, treiben, triggern, tun, übersetzen.
  • Validieren
    Die Bewertung von Situationen, Sachverhalten, Ergebnissen und Personen liefert eine Einschätzung bezüglich deren Qualität – vom Bauchgefühl über Likes bis zur aufwendigen Zertifizierung. Die Bewertenden können Lieferanten, Abnehmer oder neutrale Dritte sein. Die Wertungen haben Einfluss auf die Zufriedenheit oder im Extremfall zur Ablehnung der Annahme führen. Sie finden vorwiegend in Meilensteinen statt, die einen entscheidenden Einfluss auf den Arbeitsfortschritt haben.
    Alle Arten von Bewertung finden sich unter dem Oberbegriff Validieren, z.B.
    abchecken, ablehnen, abnehmen, abschätzen, akzeptieren, analysieren, anerkennen, auditieren, befinden, begutachten, benoten, bestätigen, bemessen, beurteilen, bewerten, checken, deuten, durchsehen, einschätzen, einsehen, einstufen, empfehlen, erproben, eruieren, evaluieren, examinieren, explorieren, inspizieren, kontrollieren, kritisieren, messen, mustern, nachrechnen, nachzählen, pilotieren, priorisieren, probieren, ranken, reflektieren, schätzen, sondieren, taxieren, testen, überprüfen, überwachen, urteilen, veranschlagen, verifizieren, werten, zensieren.
  • Bereitstellen
    Das Endergebnis wird an einem bestimmten Ort ausgeliefert, aufgebaut oder zur Verfügung gestellt. Mit diesem Schritt endet die Herstellung. Manchmal müssen die Erzeugnisse an einen bestimmten Ort geliefert und zur Nutzung eingestellt werden. Dienstleistungen werden soweit vorbereitet, dass sie jederzeit ausgeführt werden können.
    Unter dem Oberbegriff Bereitstellen finden sich entsprechende Verben, z.B.
    ablegen, absetzen, abstellen, aktivieren, anbieten, anstiften, anwenden, assimilieren, aufbauen, aufbrechen, aufreihen, aufsetzen, aufstellen, auftischen, ausladen, ausliefern, befördern, beladen, bereitstellen, beschäftigen, bringen, deponieren, einschließen, erreichen, erzielen, exportieren, fortschreiten, generieren, hinlegen, hinstellen, implementieren, initiieren, integrieren, liefern, migrieren, schichten, schließen, tragen, transportieren, überbringen, überführen, übergeben, überlassen, übertragen, umsetzen, unterrichten, verketten, verursachen, vervollständigen.
  • Ausführen
    Jegliches Tun beinhaltet eine oder mehrere Tätigkeiten, dauert eine bestimmte Zeit und erzeugt am Ende ein geistiges oder materielles Ergebnis (siehe auch Erzeugen). Die Abwicklung kann auf Basis eines Auftrags, einer Vorgabe oder des Gespürs und der Fantasie des Ausführenden durchgeführt werden. Bei der Erfüllung kann es sich um handwerkliche, gedankliche oder soziale Aktivitäten handeln. Je weniger die Erfüllung beschrieben wird, desto zufälliger und vor allem unterschiedlich wird die individuelle Ausführung und das Ergebnis sein.
    Unter dem Oberbegriff Ausführen finden sich entsprechende Verben z.B.
    abwickeln, anfahren, anhalten, anweisen, aufnehmen, aufrechterhalten, ausführen, auslösen, austauschen, bedienen, beenden, behalten, berechnen, berichten, beschaffen, beschließen, besprechen, betreiben bewahren, bewirken, darlegen, dienstleisten, dokumentieren, durchführen, einrichten, einschalten, engagieren, entscheiden, erfüllen, erläutern, fixen, fördern, führen, herrichten, kommunizieren, konservieren, leisten, machen, mitteilen, monitoren, pflegen, prozessieren, reagieren, realisieren, regieren, registrieren, schützen, speichern, starten, unterstützen, verwalten, verwirklichen.
  • Ändern/ Verbessern
    Die Veränderungen ähneln der Erzeugung von Ideen und Dingen (siehe oben). Sie umfassen jedoch zusätzlich die Beschäftigung mit dem Background und den Betroffenen. Sie sind in zwei Gruppen geteilt: 1) die Veränderungen erster Ordnung sind Verbesserungen, die das Objekt bestehen lassen und Teile besser machen. 2) Die Veränderungen zweiter Ordnung sind die Umbrüche, die das Objekt ersetzen oder vollständig verschwinden lassen und damit das Ganze erneuern.
    Unter dem Oberbegriff Ändern/ Verbessern finden sich entsprechende Verben, z.B.
    abändern, abnehmen, abwandeln, aktualisieren, anpassen, befreien, berichtigen, beschränken, editieren, einbinden, einstellen, eliminieren, erneuern, ersetzen, erweitern, eskalieren, konvertieren, koordinieren, korrigieren, modernisieren, modifizieren, nacharbeiten, optimieren, reduzieren, reformieren, regulieren, renovieren, reorganisieren, revidieren, revolutionieren, sanieren, standardisieren, tauschen, transformieren, überarbeiten, überdenken, umarbeiten, umbilden, umformen, umfunktionieren, umleiten, umstellen, umstrukturieren, umwandeln, variieren, verändern, verbessern, verdichten, verklären, verringern, wandeln.

Fazit: Die Sprache lebt – googeln, klicken, updaten usw. Dies führt dazu, dass eine endgültige Liste der Verben nicht möglich sein wird, da immer neue Tätigkeiten hinzukommen. Die obigen Beispiele (aus den sieben Bereichen: analysieren, entwerfen, erzeugen, validieren, bereitstellen, ausführen, ändern/verbessern) dienen zur Inspiration für die, die Abläufe beschreiben. Die Verantwortlichen sollten stets ihren eigenen Glossar mit typischen eigenen Begriffen erzeugen, da das einerseits die Beschreibung der Abläufe erleichtert und andererseits ein gemeinsamer Wortschatz entsteht. Wenn mehrere Menschen zusammenarbeiten, kommt man nicht mehr umhin, das Tun in Worte zu packen, die alle verstehen und dadurch wissen, was zu tun ist.

Form folgt dem Lebenszyklus

Der Weg von der Idee zum fertigen Text, mit all seinen Abbildungen und Formatierungen, durchläuft in vielen Fällen einen ähnlichen Ablauf – durchdenken, thematisieren, konzipieren, formulieren, formatieren. In jedem Schritt sind besondere Formate erforderlich. Ist der Gedanke noch nicht zu Ende gedacht, dann macht eine Reinschrift noch keinen Sinn. Bereitet man die Formatierung vor, so reicht eine Skizze nicht mehr. Damit folgt die gerade benötigte Form immer dem Status im Lebenszyklus eines Textes.

Die folgenden Schritte zeigen ein paar Beispiele.

  • Reden
    Reden ist das passende Format, um eine Idee mit anderen zu teilen. Dabei werden erstmalig die Worte gefunden, die die Gedanken ausdrücken. Beim Reden entwickelt sich die Argumentation durch die Rückfragen der Zuhörer. Dies schärft den Einfall.
    Solange sich die Vorstellung noch nicht gefestigt hat, ist die ausgefeilte Erklärung noch nicht hilfreich, da die Gliederung noch nicht vorliegt.
  • Skizzieren
    Die gefundenen Worte können jetzt gesammelt und in Beziehung gesetzt werden. Dadurch entsteht langsam eine Skizze des ursprünglichen Einfalls. Jetzt ist ein guter Moment, um sich um den Wortschatz zu kümmern, der den Inhalt weiter auf das Gewünschte konzentriert.
    Eine Mindmap ist ein wirksames Werkzeug, um die Elemente zu sortieren und ein erstes Bild der Gliederung zu erhalten.
  • Entwerfen
    Auf Basis der Skizze kann jetzt die Rohfassung des Textes erstellt werden. Hier wird die Gestalt des Skripts erarbeitet. Es erscheinen die Überschriften, ein erster Rhythmus der Absätze und Ideen für die Illustrationen.
    Spätestens jetzt ist der Einsatz einer Textverarbeitung von Vorteil. Wenn hier bereits allgemeine Formate für die Überschriften, Absätze und Bilder vorliegen, erleichtert dies in der Folge die Arbeit, auch wenn es sich nicht um die finalen Formate handelt.
  • Ausarbeiten
    Irgendwann beginnt die Ausarbeitung der finalen Texte und Bilder. Dabei werden die inhaltlichen, roten Fäden, z.B. welche Metaphernfelder oder welchen durchgängigen Illustrationsstil (z.B. Photos, Grafiken, Karikaturen) man nutzen möchte, abschließend festgelegt. Ab jetzt werden die Inhalte auf die Goldwaage gelegt und in den endgültigen Zustand gebracht.
    Noch befindet man sich nicht in dem geplanten Format. Die endgültigen Inhalte sollten aber zu über 95% ausformuliert und gestaltet vorliegen.
  • Formatieren
    Um abschließend zu formatieren muss das Zielformat entschieden werden – A4-PDF, E-Book, Druckbuch (A5, Standardbuch, Textbuch A4). Daraus ergeben sich die Vorgaben des abschließenden Formats. Die Fußzeilen, Querverweise, Ränder sowie das Impressum, Klappentexte usw. brauchen jetzt den endgültigen Text.
    Man sieht zum ersten Mal, wie der Endzustand aussehen wird. Mit diesem Format führt man die abschließenden Prüfungen und letzte inhaltliche Änderungen durch.

Bei der Vervielfältigung gibt es keinen Weg zurück. Es fallen die einzelnen, nur noch mit viel Aufwand anpassbaren Exemplare aus der Druckmaschine heraus. Änderungen können nur noch durch Überkleben der falschen Stellen, durch Nachlegen von Seiten oder bei der nächsten Auflage eingebaut werden  Je nach Auflage benötigen die vorgelagerten Schritte mehr oder weniger Genauigkeit.

Der größte Fehler, der im Ablauf gemacht werden kann, ist das Überspringen eines Schrittes. Wenn beispielsweise bei der Entwicklung einer Abbildung keine Skizzen angelegt, sondern sofort Reinzeichnungen gemacht werden. Oder, wenn in Ermangelung von Ideen zu einem frühen Zeitpunkt die Formate vorbereitet werden. Niemand entwickelt ein Konzept von Grund auf mit dem finalen Inhalt und in einem Rutsch. Die Formate behindern den freien Fluss der Gedanken.

Fazit: Jeder Schritt in der Entwicklung von neuen Themen hat ein geeignetes Format. Vom Reden, über das Skizzieren, Entwerfen und Ausarbeiten, bis zum Formatieren und der abschließenden Vervielfältigung gibt es jeweils eine Form. Das Gespräch fördert das Kneten der eigenen Gedanken; die Skizze schafft die Gliederung unbelastet von verwickelten Formulierungen; die Ausarbeitung des Themas wird durch eine entsprechende Textverarbeitung erleichtert; die meisten Programme unterstützen alle Möglichkeiten der Formatierung.
Wird ein Format zu früh im Ablauf genutzt, dann bremst das die Entwicklung. Die inhaltliche Ausarbeitung ist die Pflicht, das Format ist die Kür. Darum: Die Form folgt dem Status im Lebenszyklus eines Textes – und nicht der Text dem Format.